In één oogopslag
- Taken: Coördineer en volg reislogistiek voor een internationaal ontwikkelingsprogramma.
- Bedrijf: Panagora Group, een vrouw- en werknemer-eigendom bedrijf in de wereldgezondheidssector.
- Voordelen: Flexibel remote werken met een focus op professionele groei.
- Overige informatie: Inclusieve werkomgeving met kansen voor persoonlijke ontwikkeling.
- Waarom deze baan: Maak impact door het ondersteunen van belangrijke programma-activiteiten wereldwijd.
- Kwalificaties: Bachelor diploma en 5 jaar ervaring in reiscoördinatie of logistiek.
Het verwachte salaris ligt tussen 43650 - 53350 € per jaar.
Dit is een remote positie. Panagora Group, een vrouw- en werknemer-eigendom klein bedrijf dat gespecialiseerd is in wereldgezondheid, zoekt een Travel Coordinator voor een verwachte ontwikkelingsprogramma. Het programma zal de effectieve implementatie, operationele efficiëntie, verantwoordelijkheid en datagestuurde besluitvorming ondersteunen door middel van technologie-ondersteunde systemen, informatiebeheer en gecoördineerde programmaprocessen.
Panagora Group is een werkgever die gelijke kansen biedt en discriminatie en intimidatie van welke aard dan ook verbiedt zonder onderscheid naar ras, kleur, religie, leeftijd, geslacht, nationale afkomst, handicapstatus, genetica, beschermde veteranenstatus, seksuele geaardheid, genderidentiteit of -expressie, of enige andere eigenschap die wordt beschermd door federale, staats- of lokale wetten. Let op: Panagora biedt geen visumsponsoring.
Primaire verantwoordelijkheden
- De Travel Coordinator is verantwoordelijk voor het coördineren en volgen van reislogistiek die nodig is om programmacompetenties, gecontracteerde adviseurs, consultants, personeel en andere bevoegde reizigers te ondersteunen.
- In samenwerking met programmaleiderschap, functionele managers en andere teamleden:
- Coördineer binnenlandse en internationale reisarrangementen voor programmapersoneel, gecontracteerde adviseurs, consultants en andere bevoegde reizigers, inclusief vluchten, accommodatie, grondtransport en gerelateerde logistieke ondersteuning.
- Dien als Panagora’s dagelijkse contactpersoon met het aangewezen reisbedrijf, dien reisverzoeken in, bevestig reisplannen, coördineer voorkeuren en beperkingen van reizigers en volg boekingen, wijzigingen, annuleringen en urgente reisbehoeften op.
- Beoordeel reisverzoeken op volledigheid, vereiste goedkeuringen, financieringsinformatie, visa- of vrijstellingsgerelateerde overwegingen en afstemming met relevante reisvereisten.
- Coördineer met reizigers, supervisors, financiën, HR en technische teams om ervoor te zorgen dat reislogistiek goedgekeurde programmacompetenties ondersteunt.
- Onderhoud nauwkeurige reis trackers, reisplannen, goedkeuringsrecords, reizigersprofielen, boekingsdocumentatie en gerelateerde bestanden in het aangewezen beheersysteem van het programma.
- Volg reisgerelateerde tijdlijnen, communiceer wijzigingen in reisplannen en updates aan relevante teamleden en los proactief verstoringen of problemen van reizigers op in samenwerking met de reisleverancier en projectleiding.
- Ondersteun reisgerelateerde rapportage, reconciliatie, factuurcontrole en audit-klaar documentatie door samen te werken met financiën en ervoor te zorgen dat reisrecords compleet, actueel en compliant zijn met programvereisten.
- Ondersteun nood evacuaties, medische evacuaties en andere reis- en logistieke behoeften in noodsituaties.
Vereisten
- Bachelor diploma in Bedrijfskunde, Internationale Ontwikkeling, Logistiek, Reizen en Toerisme, Hospitality Management, Openbare Administratie of een gerelateerd vakgebied.
- Minimaal 5 jaar van progressief verantwoordelijke ervaring in het coördineren van reizen, logistiek, operaties, administratie of gerelateerde ondersteunende functies, bij voorkeur voor projecten gefinancierd door de Amerikaanse overheid, donoren, internationale ontwikkeling of wereldwijde operaties.
- Aangetoonde ervaring in het coördineren van binnenlandse en internationale reisarrangementen, inclusief vluchten, hotels, grondtransport, wijzigingen in reisplannen, goedkeuringen van reizigers, communicatie met reizigers en reisdocumentatie.
- Ervaring met reisbureaus, reismanagementbedrijven, hotels, transportaanbieders of andere reisleveranciers om tijdige, kostenbewuste en responsieve service te coördineren.
- Kennis van reisbeleid, onkosten documentatie, per diem concepten, kosteneffectiviteit, goedkeuringsworkflows en audit-klaar recordkeeping.
- Sterke organisatorische vaardigheden en aandacht voor detail, met het vermogen om meerdere reizigers, bestemmingen, tijdlijnen, goedkeuringen en urgente wijzigingen tegelijkertijd te beheren.
- Bekwaamheid in Microsoft Office, SharePoint, reis tracking tools en projectmanagement- of samenwerkingsplatforms; ervaring met SMS, CRM of vergelijkbare tracking systemen is een pré.
- Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden in het Engels, met het vermogen om professioneel te coördineren met cultureel diverse medewerkers, consultants, leveranciers en klantstakeholders.
Travel Coordinator in Amsterdam werkgever: Panagora Group LLC
Panagora Group is een uitstekende werkgever die zich inzet voor een inclusieve en ondersteunende werkomgeving. Als een vrouw- en werknemersbezit kleinbedrijf biedt Panagora niet alleen competitieve voordelen, maar ook volop mogelijkheden voor professionele groei en ontwikkeling binnen de sector van wereldwijde gezondheid. Werken bij Panagora betekent deel uitmaken van een team dat waarde hecht aan samenwerking, innovatie en impact, terwijl je vanuit het comfort van je eigen huis werkt.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Travel Coordinator in Amsterdam kunt binnenhalen
✨Verken Transport- en Logistieke Carrières
Neem deel aan lokale carrièredagen en netwerkevenementen binnen de transport- en logistieksector. Hier ontmoet je professionals en krijg je de kans om direct te praten over mogelijkheden bij bedrijven zoals Panagora Group LLC.
✨Gebruik Specifieke Platforms
Maak gebruik van platforms die specifiek gericht zijn op transport en logistiek, zoals vakgerichte jobboards. Deze sites hebben vaak unieke vacatures die je niet op de traditionele vacaturesites vindt.
✨Showcase Jouw Ervaring
Denk aan het delen van concrete voorbeelden van jouw ervaring met transport en logistiek via social media of een professioneel profiel. Dit kan belanghebbenden aantrekken die op zoek zijn naar jouw expertise voor een fulltime rol bij Panagora Group LLC.
✨Loop binnen bij Bedrijven
Wees niet bang om gewoon even binnen te lopen bij lokale logistieke bedrijven en een kort gesprek aan te knopen. Dit is vaak een geweldige manier om je gezicht bekend te maken en misschien zelfs een directe aanbeveling voor een fulltime vacature te krijgen.
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Travel Coordinator in Amsterdam te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je logistieke ervaring stralen!:Bij een rol in transport en logistiek is het belangrijk om je relevante ervaring goed in je CV te benadrukken. Zorg ervoor dat je je eerdere functies en verantwoordelijkheden duidelijk en bondig beschrijft, vooral als je te maken had met supply chain management, voorraadbeheer of routeplanning. Dit laat zien dat je weet waar je het over hebt.
Cijfers en resultaten tellen!:In de transport en logistiek zijn cijfers vaak de sleutel. Probeer je prestaties te kwantificeren in je CV en motivatiebrief. Bijvoorbeeld, als je een efficiëntieslag hebt gemaakt in een vorig project, vermeld dan hoe veel tijd of kosten dat heeft bespaard. Dit maakt je applicatie sterker en toont je impact aan.
Verhalen die de motivatie aantonen:Als je solliciteert voor een full-time rol, willen werkgevers echt zien wat je drijft. Gebruik je motivatiebrief om een verhaal te vertellen over waarom je in de transport en logistiek wilt werken. Misschien heb je een ervaring die je passie voor de sector heeft aangewakkerd. Laat dat zien!
Referenties en certificaten:In deze sector zijn specifieke certificaten zoals een VCA of forkliftcertificaat vaak een groot pluspunt. Vergeet niet om deze op te sommen in je CV en, als je referenties hebt van eerdere werkgevers in de sector, voeg die dan ook toe. Dat geeft je aanvraag extra gewicht!
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Panagora Group LLC
✨Ken je logistieke processen
In de transport- en logisticssector is het belangrijk om een basiskennis te hebben van logistieke processen. Wees voorbereid op vragen over supply chain management, het optimaliseren van routes en voorraadbeheer. Dit laat zien dat je een goed begrip hebt van waar je mee bezig bent.
✨Toon je technische vaardigheden
Veel functies in transport en logistiek vereisen eventueel gebruik van specifieke software zoals WMS (Warehouse Management Systems) of TMS (Transport Management Systems). Zorg ervoor dat je bekend bent met de tools die relevant zijn voor de rol bij Panagora Group LLC. Dit kan je onderscheiden van andere kandidaten.
✨Wees klaar voor praktische scenario's
Tijdens je interview bij Panagora Group LLC kan je gevraagd worden om te reageren op scenario's die verband houden met logistieke uitdagingen, zoals een vertraging in de levering of issues met voorraadbeheer. Denk na over hoe je dergelijke situaties in het verleden hebt opgelost en bereid voorbeelden voor.
✨Communiceer je motivatie en betrokkenheid
Bij een fulltime rol is het belangrijk dat je niet alleen vaardigheden toont, maar ook je motivatie om bij Panagora Group LLC aan de slag te gaan. Praat over hoe je je toekomst ziet in de transport- en logistieksector en waarom je hier een bijdrage aan wilt leveren. Dat laat zien dat je niet alleen de functie wilt, maar ook een lange-termijnvisie hebt.
