In één oogopslag
- Taken: Zorg voor administratieve ondersteuning en coördinatie van inkoopprocessen binnen Oxfam Novib.
- Bedrijf: Oxfam Novib, een organisatie die zich inzet voor gelijkheid wereldwijd.
- Voordelen: Aantrekkelijk salaris, hybride werkmodel en focus op mentale gezondheid.
- Overige informatie: Een jaarcontract met mogelijkheden voor groei en ontwikkeling binnen de organisatie.
- Waarom deze baan: Maak impact door bij te dragen aan gelijkheid en inclusiviteit in een diverse omgeving.
- Kwalificaties: Bachelor of 1-3 jaar ervaring in inkoop, MS Office kennis vereist.
Het verwachte salaris ligt tussen 3039 - 4493 € per maand.
Wil je vechten voor gelijkheid? Ongelijkheid bij de wortels aanpakken, samen met collega's, onze partnerorganisaties en activisten in meer dan 90 landen? Oxfam Novib staat achter de mensen die opkomen voor gelijkheid. Samen strijden we voor een wereld waar iedereen gelijke kansen heeft, ongeacht religie, etniciteit, geslacht, handicap, seksuele geaardheid en genderidentiteit. Een wereld waar iedereen zich veilig voelt; waar inkomensverschillen krimpen in plaats van groeien, en waar klimaatverandering stevig wordt aangepakt.
Gelijkheid is de rode draad in ons werk, zowel intern als extern. We erkennen dat ons team van collega's nog diverser kan worden, en dat we alleen met een divers team een breed perspectief op de wereld kunnen krijgen. Daarom willen we iedereen die geïnteresseerd is aanmoedigen om te solliciteren. Ons doel is om een omgeving te creëren waarin collega's zich welkom voelen en diversiteit wordt omarmd en gevierd.
De Admin en Procurement Support Officer maakt deel uit van het Procurement team in de Project Management Support expertise (ProMt) unit. Deze unit biedt projectgerelateerde financiële en administratieve ondersteuning aan de Programma's en Engagement Afdelingen en niet-projectgerelateerde financiële en administratieve ondersteuning aan alle units en afdelingen, inclusief inkoopondersteuning. Het is de eigenaar van een aantal belangrijke beleidslijnen en processen die betrekking hebben op het operationele, financiële en administratieve beheer van projecten van de start tot de sluiting en inkoop in het algemeen binnen Oxfam Novib.
Als Admin en Procurement Support Officer is het jouw taak om kwalitatieve, klantgerichte administratieve ondersteuning te bieden aan Afdelingen en Units. Je bent verantwoordelijk voor nauwkeurige inkoopverwerking en naleving van de inkoopbeleid van Oxfam Novib. Je ondersteunt en bevordert de inkoopprocessen en -procedures van Oxfam Novib en engageert je in capaciteitsopbouw op het gebied van inkoop.
Taken en verantwoordelijkheden:
- Uitvoeren van logistieke organisatie en coördinatie van verschillende consultatiefora (workshops en conferenties) in Nederland of in het buitenland voor units en afdelingen en waar nodig ter ondersteuning van Project Officers in projecten.
- Logistieke ondersteuning voor internationale bezoekers in het algemeen, en waar nodig ter ondersteuning van Project Officers.
- Administratieve ondersteuning aan projecten en Units in Den Haag.
- Regelen van interne evenementen voor Afdelingen en Units.
- Administratieve verwerking van inkoopverzoeken (inkooporders) van Afdelingen en Units.
- Bewaken en adviseren over het inkoopproces van inkoopverzoek tot betaling en nazorg, inclusief de voorwaarden die in de contracten van Afdelingen en Units moeten worden vastgesteld.
- Bijhouden van nieuwe ontwikkelingen op het gebied van procedures, inkoop en processen en deze implementeren, waivers aanvragen indien nodig.
- Optreden als aanspreekpunt voor vragen en informatieverzoeken van interne en externe belanghebbenden met betrekking tot de unit en deze doorverwijzen naar de juiste persoon.
- Signaleren van knelpunten en voorstellen doen voor verbeteringen en deze implementeren.
- Algemene ondersteuning van Inkoop voor Den Haag.
Vereisten:
- Bachelor diploma is gewenst of gelijkwaardige ervaring van 1-3 jaar in inkoop.
- Ervaring in een projectgebaseerde organisatie, INGO-ervaring of een NEVI of CIPS-certificaat zijn een extra voordeel.
- Aantoonbare kennis van basisniveau MS Word, Excel en Outlook, ERP-ervaring is gewenst. Vloeiend Engels. Kennis van het Nederlands is een voordeel.
Werken bij Oxfam Novib:
Al ons werk wordt geleid door onze kernwaarden: Empowerment, Verantwoordelijkheid, Inclusiviteit, Moed, Solidariteit en Gelijkheid. Bij Oxfam Novib werken we volgens de Feministische Principes - Oxfam Beleid & Praktijk. Oxfam Novib is toegewijd om je een motiverende werkomgeving te bieden op onze kantoren in Den Haag. We bieden een contract van één jaar vanaf de start (inclusief een proeftijd van 1 maand), met de mogelijkheid tot verlenging. Oxfam Novib biedt een aantrekkelijk en eerlijk voordelenpakket, inclusief een eindejaarsuitkering en jaarlijkse salarisverhoging volgens de Collectieve Arbeidsovereenkomst. Bovendien bieden we aanvullende opties om uit te kiezen. Het salaris voor deze functie is vastgesteld in schaal 7 met een salarisrange tussen €3.039,- en €4.493,- bruto afhankelijk van ervaring, op basis van 36 uur per week.
We werken momenteel hybride (50% op kantoor in Den Haag en 50% thuis). Bij Oxfam Novib geven we prioriteit aan het mentale welzijn van ons team. We zorgen ervoor dat we zorg tonen voor onze collega's, zowel als organisatie als op individueel niveau. We organiseren ook regelmatig trainingen en webinars met betrekking tot vele facetten van mentale en fysieke gezondheid, en bieden toegang tot gratis professionele en vertrouwelijke ondersteuning voor degenen die dat nodig hebben, zowel in hun persoonlijke als professionele leven.
Aanvullende informatie:
Als je vragen hebt over de functie, neem dan contact op met Mark Kingma, Unit Manager, via mark.kingma@oxfamnovib.nl. Alleen aanvragen die vóór de sluitingsdatum 30 oktober 2026 zijn ontvangen en via ons aanvraagportaal zijn ingediend, worden in overweging genomen. Deze vacature staat open voor zowel interne als externe kandidaten, waarbij prioriteit wordt gegeven aan interne sollicitanten die gekwalificeerd zijn of zich snel kunnen ontwikkelen. We moedigen groei en kansen binnen onze organisatie aan, terwijl we nieuw talent met frisse ideeën en expertise van harte verwelkomen!
Oxfam Novib zoekt getalenteerde individuen die onze waarden en toewijding aan het voorkomen van wangedrag delen. We hanteren een strikt beleid tegen alle vormen van misbruik, exploitatie, machtsmisbruik en financiële wangedrag, wat ook is geïntegreerd in ons wervingsproces. Als onderdeel van een jobaanbieding vragen we om geldige referenties, en kandidaten kunnen onderworpen worden aan integriteitscontroles, inclusief strafblad- en financiële achtergrondcontroles.
Oxfam Novib behoudt zich het recht voor, naar eigen goeddunken, geen overeenkomsten te sluiten met betrekking tot deze vacature, een overeenkomst te sluiten op een lager niveau, of een overeenkomst te sluiten met een gewijzigde functiebeschrijving. Gekwalificeerde kandidaten die in Nederland of de EU/EEA wonen en bereid zijn om op eigen kosten te verhuizen, worden aangemoedigd om te solliciteren. Houd er rekening mee dat Oxfam Novib geen visumsponsoring kan bieden. Gekwalificeerde kandidaten die buiten de EU/EEA wonen en bereid zijn om naar Nederland te verhuizen op eigen kosten en verantwoordelijkheid, worden aangemoedigd om te solliciteren.
Admin and Procurement Support Officer in The Hague werkgever: Oxfam Novib
Oxfam Novib is een uitstekende werkgever die zich inzet voor sociale rechtvaardigheid en mensenrechten wereldwijd. Met een sterke focus op samenwerking en innovatie biedt de organisatie een stimulerende werkomgeving waar medewerkers de kans krijgen om hun vaardigheden te ontwikkelen en impact te maken in de wereld. Werken bij Oxfam Novib betekent deel uitmaken van een gepassioneerd team dat zich richt op betekenisvolle verandering, met flexibele werkuren en mogelijkheden voor professionele groei.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Admin and Procurement Support Officer in The Hague kunt binnenhalen
✨Word actief in inkoopspecialisten netwerken
Sluit je aan bij professionele netwerken zoals het Dutch Purchasing Association of andere brancheverenigingen. Daar vind je niet alleen vacatures, maar ook waardevolle connecties met mensen die al in de inkoopssector werken.
✨Volg inkoopgerelateerde evenementen
Bezoek beurzen, seminars of workshops die te maken hebben met inkoop. Dit is een kans om direct met werkgevers in contact te komen en meer te leren over wat ze zoeken in kandidaten.
✨Showcase je vaardigheden op ons platform
Zorg ervoor dat je op onze website je profiel up-to-date houdt. Voeg projecten toe die je hebt gedaan in inkoop of relevante cursussen die je hebt gevolgd. Werkgevers bij Oxfam Novib willen zien wat je in huis hebt!
✨Houd sollicitatiewindows in de gaten
Veel bedrijven hebben specifieke periodes waarin zij fulltime vacatures voor inkoop posten, vooral na het kwartaal of jaar. Houd het goed in de gaten zodat je snel kunt reageren op kansen!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Admin and Procurement Support Officer in The Hague te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je inkoopvaardigheden zien:Geef in je CV specifieke voorbeelden van je ervaring in inkoop. Vermeld het beheren van leveranciersrelaties, onderhandelen over prijzen en producten, en hoe je bijgedragen hebt aan kostenbesparingen. Dit laat zien dat je al kennis hebt van de branche en dat je weet wat er van je verwacht wordt in deze rol.
Focus op relevante certificaten:Als je certificaten hebt op het gebied van inkoop of supply chain management, zorg ervoor dat je deze duidelijk vermeldt in je CV. Dit kan je onderscheiden van andere kandidaten en onderstreept je toewijding aan het vakgebied. Noem ook enige trainingen die je hebt gevolgd die relevant zijn voor de functie.
Schrijf een overtuigende motivatiebrief:Leg in je motivatiebrief de nadruk op je passie voor inkoop en hoe je bij Oxfam Novib waarde kunt toevoegen. Vertel over specifieke situaties waarin je je probleemoplossend vermogen hebt laten zien en hoe dat past bij de doelen van het bedrijf. Dit zorgt ervoor dat je enthousiasme en geschiktheid overkomen.
Houd het professioneel en overzichtelijk:Zorg ervoor dat je CV en motivatiebrief een duidelijke structuur hebben. Inkoop is een gedetailleerd vak; gebruik kopjes, bullet points en zorg ervoor dat belangrijke informatie snel te vinden is. Dit toont niet alleen je organisatievaardigheden, maar maakt het ook gemakkelijker om je kwalificaties te bekijken.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Oxfam Novib
✨Ken je inkoopstrategieën!
Zorg ervoor dat je goed op de hoogte bent van verschillende inkoopstrategieën en -technieken. In de inkoopwereld vragen interviewers vaak naar je ervaringen met onderhandelen of het optimaliseren van processen, dus bereid je voor om deze situaties te bespreken.
✨Vertrouwd met leveranciersrelaties
Neem voorbeelden mee van eerdere ervaringen waarin je met leveranciers hebt samengewerkt. We willen laten zien dat je zowel de nodige onderhandelingsvaardigheden als het vermogen hebt om duurzame relaties op te bouwen, iets wat cruciaal is in de inkoop.
✨Toon je analytische vaardigheden
Inkoop draait vaak om data-analyse. We kunnen verwachten dat er vragen komen over hoe je gegevens hebt geanalyseerd om aankoopbeslissingen te onderbouwen. Geef voorbeelden van jouw aanpak en de tools die je hebt gebruikt, of dat nu Excel is of een speciaal inkoopsysteem.
✨Focus op bedrijfscultuur en teamintegratie
Tijdens een fulltime inkoopfunctie is het belangrijk om ook over de bedrijfscultuur na te denken. Toon je interesse in hoe jij in het team past en hoe je kunt bijdragen aan de gezamenlijke doelen van Oxfam Novib. Bereid je voor om te bespreken welke waarden voor jou belangrijk zijn in een teamomgeving.
