In één oogopslag
- Taken: Ondersteun de Pilot & Implementatieboard met administratieve en procesmatige taken.
- Bedrijf: Stichting ICTU, een innovatieve organisatie voor digitale overheidsondersteuning.
- Voordelen: Flexibele werkuren, waardevolle ervaring in de zorgsector en een dynamische werkomgeving.
- Overige informatie: Kans om te werken in een complexe omgeving met diverse stakeholders.
- Waarom deze baan: Maak impact op de zorg door bij te dragen aan veilige gegevensuitwisseling.
- Kwalificaties: HBO-niveau en ervaring in projectondersteuning zijn vereist.
Het verwachte salaris ligt tussen 4050 - 4950 € per maand.
Over de functie
Je gaat als secretaris de Pilot & Implementatieboard procesmatig en administratief ondersteunen, besluitvorming en informatievoorziening organiseren, documentatie bijhouden en zorgen voor volledige, actuele portfolio- en planningsinformatie over de pilots.
Beschrijving Project/programma
Veilige en betrouwbare landelijke gegevensuitwisseling in de zorg vereist dat infrastructuren, afspraken en voorzieningen goed op elkaar aansluiten. Het Landelijk Dekkend Netwerk (LDN) moet dit mogelijk maken zodat zorgaanbieders veilig en betrouwbaar gegevens kunnen uitwisselen. Onderdelen van het LDN, zoals generieke functies, moeten daarvoor niet alleen technisch werken maar ook bruikbaar zijn in de dagelijkse zorgpraktijk. Om te onderzoeken hoe deze onderdelen in de praktijk functioneren en kunnen worden toegepast, worden pilots uitgevoerd met zorgaanbieders, ICT-leveranciers en andere betrokken partijen. Daarbij wordt niet alleen gekeken naar de technische werking maar ook naar de toepasbaarheid binnen gegevensuitwisselingen, de gebruikerservaring, schaalbaarheid en de gevolgen voor bestaande zorg- en werkprocessen. De pilots moeten daarnaast inzicht geven in wat zorgaanbieders en leveranciers nodig hebben om deze onderdelen daadwerkelijk te kunnen gebruiken en welke aanpassingen of aanvullende randvoorwaarden daarvoor nodig zijn. De opgedane kennis en ervaring worden gebruikt om de onderdelen verder te verbeteren en om ondersteuning ten behoeve van implementatie beschikbaar te maken voor zorgorganisaties en ICT-leveranciers. Daarmee vormen de pilots een belangrijke stap naar verdere opschaling in het zorgveld.
De uitvoering van de pilots verloopt gefaseerd. VWS voert de regie op de landelijke koers. De pilots worden uitgevoerd in projectteams, bestaande uit samenwerkingsverbanden van zorgorganisaties en leveranciers. De Pilot & Implementatieboard (PIB) stuurt op tactisch niveau op het pilotportfolio, faseovergangen, voortgang, kwaliteit, randvoorwaarden en leeropbrengsten. Om deze rol te kunnen vervullen moet de PIB beschikken over actuele en samenhangende informatie vanuit de pilots. De pilotfase is afgerond wanneer de afgesproken pilots zijn uitgevoerd en geëvalueerd en voldoende betrouwbare beslisinformatie beschikbaar is voor vervolgkeuzes over optimalisatie, aanvullende beproeving, doorontwikkeling, implementatie, beheer of opschaling.
Welke Rol Heeft De Professional Binnen Het Project/programma
De professional heeft de rol van Secretaris Pilot & Implementatieboard.
Welke opdracht gaat de professional uitvoeren en welke activiteiten horen daarbij?
Opdracht
De professional is verantwoordelijk voor de procesmatige en administratieve ondersteuning en voor de kwaliteit en continuïteit van de informatievoorziening voor de PIB. De professional bewaakt dat onderwerpen volgens de afgesproken werkwijze worden voorbereid, behandeld, vastgelegd en opgevolgd en dat de hiervoor benodigde informatie volledig en tijdig beschikbaar is.
Activiteiten
- De PIB-secretaris organiseert de procesmatige en administratieve voorbereiding, behandeling en opvolging van PIB-bijeenkomsten;
- stelt de agenda op, organiseert de stukkenstroom en bewaakt dat stukken en beslisdossiers volledig en tijdig beschikbaar zijn;
- draagt zorg voor actueel portfolio-informatie en planningsoverzichten;
- legt besluiten, voorwaarden en acties vast en houdt de geregistreerde risico’s, issues, afhankelijkheden en escalaties actueel;
- bewakt termijnen en opvolging en signaleert wanneer portfolio informatie ontbreekt, niet tijdig beschikbaar is of onvoldoende duidelijk is;
- zorgt voor een actuele zorgvuldige vastlegging van de PIB-documentatie ten aanzien van het pilotportfolio, voortgang rondom de pilots en de benodigde informatie voor faseovergangen binnen de pilots.
Welke concrete resultaten dient de professional te behalen?
Resultaten dienen concreet en meetbaar te zijn.
Welke deelresultaten zal de professional dienen te behalen gedurende de opdracht:
- Een uitgewerkte en toepasbare werkwijze voor de voorbereiding, agendering, stukkenstroom, vastlegging van besluitvorming en opvolging van acties en besluiten.
- Een samenhangende set werkinstructies, checklists, formats en planningsoverzichten ter ondersteuning van de informatievoorziening, voortgang en besluitvorming binnen de PIB.
- Beslisdossiers en voortgangsoverzichten voor de vooraf overeengekomen pilots en faseovergangen, waarin de relevante besluiten, acties, afhankelijkheden, ontbrekende informatie, voorwaarden en risico's zijn vastgelegd.
Eindresultaten
- De portfolio-informatie, planningsoverzichten, beslisdossiers en registraties voor de overeengekomen pilots zijn actueel en volledig vastgelegd.
- Openstaande besluiten, acties, voorwaarden, risico’s, issues, afhankelijkheden, escalaties en benodigde terugkoppelingen zijn inzichtelijk en volledig overgedragen.
Wanneer Is De Opdracht Afgerond En Beëindigd
De opdracht is afgerond wanneer de afgesproken eindresultaten zijn opgeleverd en geaccepteerd.
Hoe wat en wanneer zal het werk/de resultaten worden beoordeeld?
De voortgang op de overeengekomen deelresultaten wordt tweewekelijks besproken in voortgangsoverleggen met de (gedelegeerd) opdrachtgever van ICTU. De opgeleverde resultaten worden door de Portfolio & Pilotcoördinator beoordeeld op aansluiting op het mandaat, taken en verantwoordelijkheden van de PIB.
Wat is de kans dat de verwachte duur wordt overschreden, c.q. welke onzekerheden er zijn t.a.v. de verwachte duur?
De omvang en duur van de werkzaamheden worden mede beïnvloed door:
- het aantal en doorlooptijd van de praktijkbeproevingen;
- benodigde besluiten vanuit PIB, Design Authority of de programma- en bestuurlijke lijn;
- uitkomsten van faseovergangen, waaronder de mogelijkheid dat aanvullende validatie of beproeving nodig is.
Over welke specifieke kennis beschikt de professional, waarover het eigen personeel van de Opdrachtgever niet beschikt en waar een eventuele vervanger ook over zou moeten beschikken?
- aantoonbare ervaring met de ondersteuning van project-, programma- of andere tactische gremia in een complexe omgeving met meerdere organisaties en belangen;
- ervaring met het organiseren van agenda en stukkenstroom en het werken met beslisdossiers;
- ervaring met de vastlegging en opvolging van besluiten en acties en met registraties van risico’s, issues, afhankelijkheden en escalaties;
- ervaring met portfolio-informatie en planningsoverzichten en met het bewaken van volledigheid, tijdigheid, termijnen, opvolging en vastlegging.
De Professional Beschikt Over
- aantoonbare ervaring met de ondersteuning van project-, programma- of andere tactische gremia in een complexe omgeving met meerdere organisaties en belangen;
- ervaring met het organiseren van agenda en stukkenstroom en het werken met beslisdossiers;
- ervaring met de vastlegging en opvolging van besluiten en acties en met registraties van risico’s, issues, afhankelijkheden en escalaties;
- ervaring met portfolio-informatie en planningsoverzichten en met het bewaken van volledigheid, tijdigheid, termijnen, opvolging en vastlegging.
Gewenste profiel
- gestructureerd en nauwkeurig werkt en overzicht houdt over meerdere onderwerpen;
- hoofd- en bijzaken onderscheidt en informatie compact en navolgbaar kan ordenen;
- tijdig signaleert wanneer informatie ontbreekt of opvolging nodig is;
- effectief samenwerkt met verschillende rolhouders en organisaties;
- helder en feitelijk communiceert;
- zorgvuldig en zelfstandig werkt.
Eisen
- Dienstverband: ZZP (of detachering)
- Een afgeronde opleiding op minimaal hbo-niveau
- Aantoonbare ervaring als project/programma secretaris of in een vergelijkbare ondersteunende rol binnen een omgeving met meerdere stakeholders
- Aantoonbare ervaring met de voorbereiding en ondersteuning van besluitvormingsprocessen, waaronder agenda- en stukkenbeheer, beslisdossiers en de vastlegging en opvolging van besluiten en acties.
Wensen
- Aantoonbare ervaring met het samenbrengen, controleren en vertalen van informatie uit meerdere projecten of trajecten naar samenhangende en bruikbare portfolio-informatie en planningsoverzichten
- Aantoonbare ervaring met het gestructureerd vastleggen van risico's, issues, afhankelijkheden en escalaties, inclusief het signaleren van ontbrekende informatie en het bewaken van termijnen en opvolging.
- Aantoonbare ervaring met het organiseren van informatie-uitwisseling en afstemming tussen verschillende stakeholders ten behoeve van voortgang en besluitvorming.
Competenties
- gestructureerd en nauwkeurig werkt en overzicht houdt over meerdere onderwerpen
- hoofd- en bijzaken onderscheidt en informatie compact en navolgbaar kan ordenen
- tijdig signaleert wanneer informatie ontbreekt of opvolging nodig is
- effectief samenwerkt met verschillende rolhouders en organisaties
- helder en feitelijk communiceert
- zorgvuldig en zelfstandig werkt.
Overige informatie
- Optie tot verlenging: Nee
- Gespreksdatum: Onbekend
- Dienstverband: ZZP (of detachering)
Over de opdrachtgever
Stichting ICTU is een onafhankelijke advies- en projectenorganisatie voor de overheid op het gebied van ICT en e-overheid. Ze ondersteunen bij de ontwikkeling en implementatie van ICT-projecten en digitale dienstverlening voor de overheid. ICTU werkt aan uiteenlopende projecten, zoals de ontwikkeling van digitale platforms en systemen voor overheidsinstanties, het bevorderen van digitale interactie tussen overheid en burgers en het verbeteren van de digitale dienstverlening.
De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever. Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken. Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon. Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.
Secretaris Pilots Generieke Functies in The Hague werkgever: OverheidZZP
De HAN is een uitstekende werkgever die een stimulerende en inclusieve werkomgeving biedt, waar medewerkers de kans krijgen om hun vaardigheden te ontwikkelen en bij te dragen aan betekenisvolle projecten binnen het onderwijs en onderzoek. Met een focus op samenwerking en innovatie, biedt de organisatie volop mogelijkheden voor persoonlijke groei en professionele ontwikkeling, terwijl ze zich inzet voor een veilige en betrouwbare informatievoorziening. Werken in Arnhem of Nijmegen betekent ook profiteren van een levendige omgeving met een sterke verbinding naar de regio en diverse culturele activiteiten.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Secretaris Pilots Generieke Functies in The Hague kunt binnenhalen
✨Ga in gesprek met lokale zorginstellingen
Als freelancer in de gezondheidswetenschappen en administratie is het super belangrijk om relaties op te bouwen met lokale zorginstellingen. Loop binnen bij ziekenhuizen, huisartsenpraktijken en verpleeghuizen en stel jezelf voor. Deze directe contacten kunnen je helpen om opdrachten te vinden, omdat ze vaak behoefte hebben aan flexibele hulp.
✨Schrijf artikelen en deel je expertise
Gebruik platforms zoals LinkedIn om artikelen te schrijven over actuele onderwerpen binnen de gezondheidswetenschappen. Dit toont niet alleen je kennis aan, maar helpt je ook om zichtbaar te worden voor mogelijke opdrachtgevers. Vergeet niet relevante hashtags te gebruiken, zodat je bereik groter wordt!
✨Word actief in online communities
Word lid van Facebook-groepen en LinkedIn-netwerken die zich richten op gezondheidswetenschappen en administratie. Daar worden vaak freelance kansen gedeeld en kun je ook connecties maken met andere professionals in het veld. Je netwerk kan de sleutel zijn tot het vinden van je volgende opdracht!
✨Verlies onze website niet uit het oog!
Neem regelmatig een kijkje op onze website bij OverheidZZP waar we freelance mogelijkheden aanbieden binnen gezondheidswetenschappen. We hebben vaak opdrachten die perfect aansluiten bij jouw vaardigheden, en je kunt al je gegevens makkelijk via ons platform indienen.
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Secretaris Pilots Generieke Functies in The Hague te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je expertise zien met een sterk portfolio:Voor een freelance rol in de gezondheidswetenschappen en administratie is een goed portfolio essentieel. Laat zien dat je ervaring hebt met relevante projecten, zoals beleidsdocumenten of gezondheidsanalyses. Dit helpt ons om jouw vaardigheden en stijl in actie te zien.
Vermeld je relevante certificaten en opleidingen:Zorg ervoor dat je je diploma's, certificaten of aanvullende trainingen duidelijk vermeldt in je cv. In de gezondheidswetenschappen kunnen onderscheidende kwalificaties het verschil maken. Dit toont aan dat je goed geïnformeerd bent en dat je de juiste basis hebt om de freelance rol succesvol te vervullen.
Wees helder over je tarieven en beschikbaarheid:In je aanvraag is het handig om transparant te zijn over je uurtarieven en beschikbaarheid. Dit bespaart ons beiden tijd en zorgt ervoor dat we meteen weten of er een match is. Zoek naar een tarievenstructuur die recht doet aan jouw vaardigheden en de markt.
Past jouw aanpak bij onze visie?:In je motivatiebrief, reflecteer op hoe jouw waarden en methoden aansluiten bij de missie van OverheidZZP. Dit helpt ons te begrijpen hoe jij je kunt integreren binnen ons team en wat je toe kunt voegen aan ons werk in de gezondheidswetenschappen.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij OverheidZZP
✨Jouw ervaring in de gezondheidswetenschappen
Bij een freelance rol in de gezondheidswetenschappen is het cruciaal om jouw relevante ervaring te benadrukken. Zorg ervoor dat je voorbeelden hebt van projecten of werk dat je eerder hebt gedaan, en hoe dat inzicht heeft gegeven in administratieve processen binnen de sector. Dit laat zien dat je meteen kunt bijdragen aan hun doelen!
✨Portfoliopresentatie
Een van de voordelen van freelance werk is dat je een portfolio kunt opbouwen. Zorg ervoor dat je dit in je interview kunt presenteren: verzamel casestudy's, rapporten of andere relevante documenten die je expertise aantonen. Dit geeft een visueel bewijs van jouw capaciteiten en laat zien dat je serieus bent in het creëren van waarde.
✨Vragen over regelgeving en compliance
Verwacht tijdens het interview vragen over regelgeving binnen de gezondheidszorg en hoe je daarmee omgaat. Weet welke regels relevant zijn voor het werk van OverheidZZP en hoe je deze hebt toegepast in eerdere projecten. Dit toont niet alleen je kennis, maar helpt ook om vertrouwen op te bouwen in jouw vermogen om zelfstandig te werken.
✨Netwerk maken tijdens je freelance avontuur
Als freelancer is het opbouwen van een netwerk essentieel. Wees niet bang om te vragen naar contacten binnen OverheidZZP die je kunt benaderen na het gesprek. Dit laat zien dat je niet alleen geïnteresseerd bent in deze specifieke rol, maar ook in een bredere samenwerking en het versterken van de organisatie.
