In één oogopslag
- Taken: Coördineer bestuurlijke stukken en ondersteun collega's in het besluitvormingsproces.
- Bedrijf: Gemeente Rotterdam, een dynamische stad met een rijke geschiedenis.
- Voordelen: Flexibel thuiswerkbeleid en een inspirerende werkomgeving.
- Overige informatie: Werken in een collegiaal team met volop kansen voor persoonlijke groei.
- Waarom deze baan: Maak impact op de mobiliteit van Rotterdam en werk aan duurzame oplossingen.
- Kwalificaties: HBO-opleiding en minimaal 5 jaar ervaring in bestuurlijke besluitvorming.
Het verwachte salaris ligt tussen 4061 - 4963 € per maand.
Over de functie
Je gaat als afdelings- en MT-secretaris de stroom bestuurlijke stukken coördineren, toetsen en bewaken, collega’s begeleiden in het besluitvormingsproces en trends signaleren om de kwaliteit van besluitvorming rond mobiliteit te versterken.
Als Afdelings- en MT-secretaris Mobiliteit zorg je dat bestuurlijke stukken soepel en zorgvuldig door het proces lopen. Dankzij jouw centrale rol ben je dé vraagbaak voor collega’s van de afdeling Mobiliteit én het bestuurlijke team van de wethouder. Zo maak je elke dag impact op de samenwerking en de bestuurlijke besluitvorming!
Jouw functie
In deze rol van afdelingssecretaris bestaan de werkzaamheden uit een variëteit van verschillende taken, waarvan de behandeling van de bestuurlijke stukken van de afdeling een belangrijk en vast onderdeel is van je werkweek. Met de stroom van bestuurlijke stukken ben je het grootste deel van de tijd bezig. Samen met 2 naaste collega’s ben je verantwoordelijk voor het coördineren van de bestuurlijke stukken voor de afdeling.
De bestuurlijke stukken worden inhoudelijk op de afdeling geschreven, maar worden door de secretarissen getoetst op vormvereisten en taal. Het proces van de bestuurlijke stukken loopt via het systeem DIVA BB. Door je centrale rol bij de bestuurlijke stukken ben je een vraagbaak voor collega’s van de afdeling mobiliteit en het bestuurlijke team van de wethouder.
Tot jouw werkzaamheden behoort:
- Het verdelen en beleggen van de werkzaamheden in de afdeling;
- Het bewaken van de voortgang, termijn en de kwaliteit van de geschreven stukken;
- Afstemmen in de keten;
- Het begeleiden van collega’s, met inachtneming van hun eigen verantwoordelijkheid, bij het doorlopen van het proces door te adviseren, te controleren en te rappelleren;
- Het signaleren van kwantitatieve en kwalitatieve trends en rapporteren hierover aan de collega’s en/of het management.
Jouw profiel
Als Afdelingssecretaris Mobiliteit ben je verantwoordelijk voor bestuurlijke stukken. Het is daarom van belang dat je nauwkeurig werkt, goed bent in plannen en beschikt over uitstekende schriftelijke vaardigheden. Jij krijgt energie van het structureren, organiseren, ondersteunen en zaken efficiënter maken. Hierin weet je goed te prioriteren en coördineren. Ook ben je digitaal vaardig en je maakt nieuwe systemen snel eigen. Daarnaast handel je integer. Met inachtneming van je verantwoordelijkheden oefen jij je functie adequaat en zorgvuldig uit. Als spin in het web zorg je ervoor dat alle collega’s input leveren en stem je deze af met vele spelers in het proces. Van belang is dat de bestuurlijke stukken op de juiste momenten volledig gereed zijn. Om dit voor elkaar te krijgen werk je resultaatgericht en beschik jij over vaardigheden in het aansturen van processen en het coördineren van werkzaamheden. Het onderhouden van contacten met verschillende belanghebbenden is voor jou geen probleem, omdat je beschikt over uitstekende communicatievaardigheden. Tot slot breng je zowel gevoel voor je omgeving mee (voor bestuurlijke verhoudingen en omgangsvormen), als vermogen om samen te werken.
De afdeling
De afdeling Mobiliteit staat voor een duurzaam bereikbare stad en regio Rotterdam en is daarmee randvoorwaardelijk voor een aantrekkelijke stad en sterke economie. De afdeling Mobiliteit zorgt ervoor dat Rotterdam beschikt over een optimaal verkeersnetwerk gezien vanuit de invalshoeken economie, gezondheid en bereikbaarheid. De komende jaren maken we een transitie naar verduurzaming van de mobiliteit en focussen we op onze bijdrage aan een evenwichtige groei van de stad.
Op de afdeling Mobiliteit werken ruim 150 collega’s. Zij geven deskundig en bevlogen vorm aan de Rotterdamse mobiliteit door met humor, collegialiteit en loyaliteit samen te werken. De afdeling bestaat uit 7 teams, waaronder het team Bedrijfsvoering en Organisatie. De afdelingssecretarissen vallen binnen dit team. De afdelingssecretarissen werken met 3 collega’s aan de bestuurlijke stukken en burgermeldingen van de afdeling. Ook het beheer van de algemene mailbox van de afdeling is onderdeel van de werkzaamheden, waarin ook niet-bestuurlijke vragen binnenkomen en allerlei adviesverzoeken.
Onze organisatie
Rotterdam vernieuwt zich en dat blijft niet onopgemerkt. Ook internationaal is er volop lof voor de manier waarop de stad zich ontwikkelt. Juist hier is je werk interessant en van het grootste belang. Waarom? Omdat de veelgeprezen stad ook kampt met grootstedelijke problemen die het uiterste van haar medewerkers vraagt. Kun jij dat aan? Denk je breder dan de Nieuwe Maas? En wil jij je sterk maken voor meer dan 620.000 Rotterdammers? Welkom. In Rotterdam gebeurt alles wat je loopbaan nodig heeft.
Eisen
- Dienstverband: Detachering
- De CV dient opgesteld te zijn in het Nederlands, maximaal 5 A4 enkelzijdig groot.
- Je hebt minimaal een afgeronde HBO opleiding.
- Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring met de bestuurlijke besluitvorming als bestuurlijk adviseur, secretaris of vergelijkbaar, opgedaan in de afgelopen 10 jaar.
- Je hebt werkervaring opgedaan bij een gemeente met minimaal 160.000 inwoners.
Wensen
- De kandidaat heeft minimaal 2 jaar werkervaring opgedaan op het gebied van mobiliteit.
- De kandidaat heeft minimaal 2 jaar werkervaring in een coördinerende rol in een bestuurlijk sensitieve omgeving.
- De kandidaat heeft minimaal 2 jaar werkervaring met digitale archivering.
Competenties
- Nauwkeurig
- Goed in plannen
- Uitstekende schriftelijke vaardigheden
- Energie krijgen van structureren, organiseren, ondersteunen en zaken efficiënter maken
- Goed prioriteren en coördineren
- Digitaal vaardig
- Nieuwe systemen snel eigen maken
- Integer handelen
- Adequaat en zorgvuldig functioneren
- Resultaatgericht werken
- Vaardigheden in het aansturen van processen
- Vaardigheden in het coördineren van werkzaamheden
- Uitstekende communicatievaardigheden
- Gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en omgangsvormen
- Vermogen om samen te werken
Overige informatie
- Optie tot verlenging: Ja, 2 x 3 maanden
- Gespreksdatum: Week 44/45
- Dienstverband: Detachering
Over de opdrachtgever
De gemeente Rotterdam is een grote gemeente in Zuid-Holland met ongeveer 650.000 inwoners. Het is een dynamische stad met een rijke geschiedenis en diverse culturele en recreatieve mogelijkheden. Rotterdam staat bekend om zijn moderne architectuur, zoals de Erasmusbrug en de Markthal. Daarnaast is de stad een belangrijke havenstad en een knooppunt van internationale handel. Rotterdam heeft een levendig stadscentrum met veel winkels, restaurants en uitgaansgelegenheden. De gemeente Rotterdam zet zich in voor de ontwikkeling en het welzijn van haar inwoners, en biedt een breed scala aan diensten en voorzieningen.
De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever. Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken. Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct! Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon. Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.
Afdelingssecretaris Mobiliteit - cluster SO in Rotterdam werkgever: OverheidZZP
De HAN is een uitstekende werkgever die een stimulerende en inclusieve werkomgeving biedt, waar medewerkers de kans krijgen om hun vaardigheden te ontwikkelen en bij te dragen aan betekenisvolle projecten binnen het onderwijs en onderzoek. Met een focus op samenwerking en innovatie, biedt de organisatie volop mogelijkheden voor persoonlijke groei en professionele ontwikkeling, terwijl ze zich inzet voor een veilige en betrouwbare informatievoorziening. Werken in Arnhem of Nijmegen betekent ook profiteren van een levendige omgeving met een sterke verbinding naar de regio en diverse culturele activiteiten.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Afdelingssecretaris Mobiliteit - cluster SO in Rotterdam kunt binnenhalen
✨Verken lokale overheidsnetwerken
In de overheid en de publieke sector zijn netwerken cruciaal. Zoek lokale bijeenkomsten of evenementen waar professionals uit de publieke sector samenkomen. Dit is een kans om in contact te komen met mensen die misschien meer weten over tijdelijke rollen en je zelfs kunnen aanbevelen bij de juiste OverheidZZP.
✨Gebruik sociale media en specifieke forums
Platforms zoals LinkedIn hebben speciale groepen voor mensen in de publieke sector. Word lid van die groepen en discussieer actief. Dit kan je niet alleen zichtbaarheid geven, maar ook directe connecties opleveren die je kunnen helpen met tijdelijke vacatures.
✨Neem contact op met wervingsbureaus voor de publieke sector
Wervingsbureaus die gespecialiseerd zijn in de overheid kunnen je helpen bij het vinden van tijdelijke functies. Maak contact, vertel ze over je vaardigheden en vraag of ze je kunnen matchen met opdrachtgevers zoals OverheidZZP. Zij hebben vaak de ins & outs van de markt.
✨Solliciteer rechtstreeks via onze website!
Bij OverheidZZP staan we altijd open voor enthousiaste kandidaten. Check regelmatig onze website voor tijdelijke vacatures en solliciteer direct. Laat je niet ontmoedigen door de concurrentie; jouw motivatie maakt het verschil!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Afdelingssecretaris Mobiliteit - cluster SO in Rotterdam te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Verbind persoonlijk met je motivatie:In je motivatiebrief is het belangrijk om duidelijk te maken waarom je voor een rol in de overheid en publieke sector wilt kiezen. Laat zien dat je enthousiast bent over maatschappelijke impact en leg uit hoe jouw waarden aansluiten bij de missie van OverheidZZP.
Accentueer jouw relevante ervaring:Voor een tijdelijke functie in de overheid is het goed om nadruk te leggen op eerdere ervaringen die aansluiten bij het werk dat je gaat doen. Vermeld bijvoorbeeld vrijwilligerswerk of stages die je hebt gedaan in de publieke sector, en hoe deze je hebben voorbereid op de rol van Afdelingssecretaris Mobiliteit - cluster SO.
Wees duidelijk over je beschikbaarheid:Bij tijdelijke posities verwachten werkgevers duidelijkheid over jouw beschikbaarheid. Geef aan vanaf wanneer je kunt starten en hoe lang je beschikbaar bent. Dit helpt OverheidZZP om in te schatten of jouw schema overeenkomt met hun plannen.
Houd je CV overzichtelijk en doelgericht:Zorg ervoor dat je CV specifiek is gericht op de overheid en publieke sector. Vermeld relevante cursussen, trainingen en certificaten die je hebt behaald en gebruik heldere kopjes om je vaardigheden en ervaringen overzichtelijk te presenteren.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij OverheidZZP
✨Ken de beleidscontext
Bij een functie in de overheid en publieke sector is het belangrijk om de actuele beleidsvraagstukken goed te begrijpen. Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van belangrijke wet- en regelgeving en recent nieuws in jouw specifieke beleidsgebied. Dit laat zien dat je niet alleen geïnteresseerd bent in de functie, maar ook in het bredere plaatje van de publieke sector.
✨Bereid je voor op casusvragen
Bij interviews in de publieke sector kunnen casusvragen aan bod komen. Dit zijn vaak scenario’s die te maken hebben met beleid of publiek belang. Oefen met het formuleren van antwoorden op dergelijke situaties, waarbij je je analytische vaardigheden en het vermogen om oplossingen te bedenken kunt tonen.
✨Flexibiliteit en inzetbaarheid aantonen
Aangezien dit een tijdelijke functie is, willen werkgevers zien dat je snel kunt schakelen en je kunt aanpassen aan verschillende situaties. Gebruik voorbeelden uit vorige ervaringen waaruit blijkt dat je in het verleden succesvol bent geweest in tijdelijke of projectmatige rollen.
✨Jouw motivatie voor de publieke sector
Zorg ervoor dat je jouw oprechte motivatie voor het werken in de publieke sector duidelijk kunt maken. Wat trekt je aan in het publieke domein? Hoe wil je bijdragen aan de gemeenschap? Dit is essentieel om te laten zien dat je de missie van de organisatie begrijpt en steunt.
