Over de functie In het kort: Je gaat agenda’s beheren, overleggen en bijeenkomsten organiseren, correspondentie en administratie afhandelen, telefoon en bezoekers te woord staan en zo managers en programma’s efficiënt en zorgvuldig ondersteunen.
Secretarieel medewerker 24-32 uur per week | Eindhoven
Een volle agenda, een ingewikkelde planning of een bijeenkomst met bestuurders uit de regio: jij brengt overzicht en zorgt dat het geregeld wordt. Krijg je energie van organiseren en werk je graag samen met collega’s die op je kunnen rekenen? Dan maken we bij Metropoolregio Eindhoven graag kennis met je.
Jij zorgt dat het soepel loopt Samen met twee collega’s vorm je het secretariaat binnen ons bedrijfsbureau. Jullie ondersteunen zeven managers en organiseren bijeenkomsten voor onze vijf programma’s. Daarbij heb je regelmatig contact met collega’s, samenwerkingspartners en wethouders uit de regio.
Je kijkt vooruit, denkt mee en ziet wat er nodig is. Verandert een agenda op het laatste moment? Jij stelt prioriteiten en zoekt een praktische oplossing. Zo ben jij een vertrouwd aanspreekpunt en breng je rust en structuur in een omgeving waar veel gebeurt.
Dit ga je doen
Je beheert agenda’s en zorgt dat afspraken goed op elkaar aansluiten.
Je organiseert interne en externe overleggen en bijeenkomsten, vaak met bestuurders uit de regio.
Je stemt met collega’s en externe contacten af over afspraken en bijeenkomsten.
Je regelt vergaderruimtes, faciliteiten en de praktische voorbereiding.
Je bewaakt afspraken, actiepunten en deadlines en trekt tijdig aan de bel als dat nodig is.
Je verwerkt uitgaande correspondentie en zorgt voor een correcte administratieve afhandeling.
Je beantwoordt het centrale telefoonnummer en helpt bezoekers en bellers verder.
Je publiceert berichten, stelt planningen op en zorgt dat stukken goed worden gearchiveerd.
Werken aan een regio die vooruitgaat Bij Metropoolregio Eindhoven werken we aan vraagstukken die ertoe doen voor de inwoners van Zuidoost-Brabant. Denk aan voldoende woningen, bereikbaarheid, energie, economie en het landelijk gebied. Dat doen we samen met de 21 gemeenten in onze regio.
Onze organisatie bestaat uit vier teams. Regionale Opgaven werkt aan de gezamenlijke koers en samenwerking. Het Realisatiebedrijf helpt om plannen daadwerkelijk uit te voeren. Het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe) bewaart de geschiedenis van de regio en maakt archieven toegankelijk. Het bedrijfsbureau ondersteunt de hele organisatie met onder meer financiën, P&O, facilitaire zaken, informatievoorziening en het secretariaat.
Jouw bijdrage is daarin direct merkbaar: doordat jij de ondersteuning goed organiseert, kunnen collega’s verder met hun werk voor de regio.
Dit bieden we jou
Een functie voor 32 uur per week.
Een deta-vast constructie.
Een werkplek in de binnenstad van Eindhoven, goed bereikbaar met het openbaar vervoer.
Eisen
Dienstverband: Detachering
Je vindt het fijn om anderen te ondersteunen en neemt uit jezelf werk uit handen.
Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende taken en mensen.
Ook bij wisselende prioriteiten of onverwachte situaties houd je overzicht en blijf je rustig, vriendelijk en duidelijk.
Kun je goed organiseren, prioriteiten stellen en praktische oplossingen bedenken.
Leg je gemakkelijk contact, van collega tot bestuurder.
Werk je nauwkeurig en beheers je de Nederlandse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk.
Ga je zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke informatie.
Heb je goede kennis van Microsoft 365, waaronder Outlook, Teams, Word en Excel, en maak je nieuwe systemen snel eigen.
Heb je vaak aan een half woord genoeg en vraag je door als iets onduidelijk is.
Heb je een relevante mbo-opleiding en ervaring in een vergelijkbare functie.
Wensen
Geen wensen
Overige informatie Optie tot verlenging: Ja, kans op verlenging
Gespreksdatum: Onbekend
Dienstverband: Detachering
Over de opdrachtgever De Metropoolregio Eindhoven is een samenwerkingsverband van 21 gemeenten in Zuidoost-Brabant. De regio heeft ongeveer 750.000 inwoners, waaronder de stad Eindhoven - de vijfde stad van Nederland. De regio wordt gekenmerkt door hightech bedrijven, innovatie en design. Metropoolregio Eindhoven heeft als doel om de economische groei en welvaart in de regio te stimuleren door samen te werken op het gebied van economie, mobiliteit, ruimtelijke ontwikkeling en cultuur. Ook organiseert de regio evenementen en projecten om de samenwerking tussen gemeenten, bedrijven en kennisinstellingen te bevorderen en de regio internationaal op de kaart te zetten als innovatieve topregio.
De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.
Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
#J-18808-Ljbffr
Secretaresse (24-32 uur) in Eindhoven werkgever: OverheidZZP
De HAN is een uitstekende werkgever die een stimulerende en inclusieve werkomgeving biedt, waar medewerkers de kans krijgen om hun vaardigheden te ontwikkelen en bij te dragen aan betekenisvolle projecten binnen het onderwijs en onderzoek. Met een focus op samenwerking en innovatie, biedt de organisatie volop mogelijkheden voor persoonlijke groei en professionele ontwikkeling, terwijl ze zich inzet voor een veilige en betrouwbare informatievoorziening. Werken in Arnhem of Nijmegen betekent ook profiteren van een levendige omgeving met een sterke verbinding naar de regio en diverse culturele activiteiten.
