Voor een organisatie in de culturele sector zoeken we een ervaren directiesecretaresse / managementassistent voor een tijdelijke opdracht van 16 uur per week. De organisatie ondersteunt culturele deelname en maakt initiatieven in de sector mogelijk. Als rechterhand van de directeur-bestuurder en het managementteam zorg je dat afspraken, vergaderingen en dagelijkse werkzaamheden soepel verlopen, zodat zij zich op hun kerntaken kunnen richten. Je brengt structuur in een veelzijdige omgeving, schakelt gemakkelijk tussen verschillende verzoeken en houdt ook bij een volle agenda overzicht. Met jouw nauwkeurigheid en proactieve aanpak ben je een onmisbare schakel in de ondersteuning van de organisatie. Een uitstekend tarief, passend bij je rol. Toe aan wat nieuws? Bespreek je interesses en wensen met je fieldmanager. We zorgen voor passende uitdagingen. Echt persoonlijk
Je spreekt ook als freelancer regelmatig met je Outtask field manager, niet over prestaties, maar over jou. We willen dat je je goed voelt en zorgen dat je echt hoort bij Outtask. Werklocatie
Bij ons is flexibiliteit de norm. Dringende deadlines? Privézaken? Afwisseling nodig? Thuiswerken kan, incidenteel of structureel. We stemmen samen een maatwerk aanpak af. Wat houdt de functie in?
Je verzorgt de secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning van de directeur-bestuurder en managers. Zo creëer je overzicht en zorg je dat afspraken, vergaderingen en actiepunten goed worden voorbereid en opgevolgd. Je beheert de agenda van de directeur-bestuurder en plant complexe afspraken zorgvuldig in. Je ondersteunt managers bij uiteenlopende administratieve en organisatorische werkzaamheden. Je bereidt vergaderingen en bijeenkomsten voor en organiseert deze, zodat deelnemers over de benodigde informatie beschikken. Je notuleert vergaderingen en bewaakt de gemaakte afspraken en actiepunten. Je verzorgt correspondentie en houdt documenten en administratieve informatie overzichtelijk en toegankelijk. Je ondersteunt waar nodig bij facilitaire werkzaamheden en helpt zo het dagelijkse werk soepel te laten verlopen. Wie zoeken wij?
Je bent een zelfstandige en proactieve ondersteuner die graag structuur aanbrengt en makkelijk schakelt tussen werkzaamheden en gesprekspartners. Je werkt nauwkeurig, houdt overzicht en stelt de juiste prioriteiten wanneer meerdere zaken tegelijk aandacht vragen. Je hebt aantoonbare ervaring in een secretariële of managementondersteunende functie; het gevraagde aantal jaren is 5 jaren. Je hebt goede kennis van Microsoft 365 en ervaring met complex agendabeheer en afsprakenplanning. Je kunt vergaderingen voorbereiden en notuleren, en hebt ervaring met correspondentie, documentbeheer en administratieve systemen. Je hebt affiniteit met digitale workflows en procesmatig werken. Je communiceert helder, zowel mondeling als schriftelijk, en stemt je aanpak af op verschillende gesprekspartners. Je werkt zelfstandig en proactief, houdt overzicht bij wisselende werkzaamheden en stelt prioriteiten zorgvuldig. Taaleisen: een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift. Ook freelancers zijn welkom! Deze opdracht staat eveneens open voor freelancers. Houd hierbij rekening met een maximaal all-in uurtarief van € 60,- exclusief btw. Wij werken met goedgekeurde modelovereenkomsten. We duiken dieper in de inhoud. Je krijgt daarnaast alle ruimte om je vragen te stellen. Antwoord op belangrijke vragen.
Wat doet Outtask voor jou? Hoe verloopt het sollicitatieproces bij Outtask? Wat zijn de mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling? Welke contractvormen biedt Outtask? Hoeveel reistijd wordt er verwacht? Hoe ondersteunt Outtask mij tijdens een opdracht? Werken bij Outtask.
Outtask is een organisatie waar onze mensen centraal staan.
Hier vind je niet alleen uitdagingen, maar ook werkplezier. Met ons ‘Happy People’-principe ondersteunen we zowel de publieke sector als de commerciële markt. Samen met onze 175+ specialisten bieden we expertise binnen IT, Engineering en HR. We zijn trots en dankbaar voor wat onze mensen over ons te zeggen hebben.
#J-18808-Ljbffr
Interim Directiesecretaresse / Managementassistent (16 uur) in Utrecht werkgever: Outtask
Onze opdrachtgever biedt een unieke kans om te werken in een technisch uitdagende omgeving waar betrouwbaarheid en innovatie centraal staan. Met een focus op professionele groei en ontwikkeling, stimuleert de organisatie een cultuur van samenwerking en kennisdeling binnen de nieuwe afdeling Continuity. Werken aan marineschepen en luxe jachten biedt niet alleen een betekenisvolle bijdrage aan de veiligheid en technologie, maar ook de mogelijkheid om je vaardigheden verder te ontwikkelen in een dynamische en ondersteunende setting.
