Administratief Medewerker Projectadministratie (40 uur) in Amsterdam

Jij houdt van regelen, overzicht én afwisseling. Ben jij iemand die graag de touwtjes in handen heeft, snel verbanden legt en energie krijgt van projecten die dankzij jouw inzet soepel verlopen? Houd je van afwisseling, neem je graag verantwoordelijkheid en raak je niet van de wijs als plannen veranderen? Dan zou dit zomaar jouw volgende stap kunnen zijn!

Bij OT design ben je veel meer dan iemand die de administratie verwerkt. Je bent administratief verantwoordelijk voor jouw projecten en bewaakt het proces van offerte tot oplevering én daarna. Je houdt overzicht, zorgt dat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is en schakelt met klanten, leveranciers, transporteurs en collega’s. Ontbreekt er informatie of loopt iets anders dan gepland? Dan wacht je niet af, maar ga je zelf op onderzoek uit. Je werkt aan uiteenlopende interieurprojecten.

• Offertes opstellen: je verzamelt de benodigde informatie, legt verbanden en stelt complete en correcte offertes op. Dit varieert van kleinere aanvragen tot omvangrijke en complexe projecten.
• Orders en facturatie regelen: je verwerkt orders en orderbevestigingen, verzorgt de facturatie en bewaakt dat facturen tijdig worden betaald.
• Inkoop en kosten bewaken: je verzorgt de inkoop van producten bij onze partners in Azië en Europa. Je bewaakt prijzen en gemaakte afspraken, houdt grip op de kosten en signaleert afwijkingen.
• Leveringen en transport voorbereiden: je bewaakt bestellingen en levertijden en zorgt dat het magazijn tijdig over de juiste en volledige informatie beschikt om transporten te organiseren.
• Het magazijn ondersteunen: je stelt pickbonnen op, zodat de juiste producten voor de projecten kunnen worden verzameld en klaargezet voor levering.
• Projecten administratief bewaken: je houdt projectdossiers actueel, bewaakt de voortgang en zorgt dat de administratie ook na oplevering op orde blijft.
• Contact onderhouden en afstemmen: je onderhoudt contact met klanten, leveranciers, transporteurs en collega’s. Je zorgt dat informatie boven tafel komt, afspraken duidelijk zijn en iedereen verder kan.

Herken jij jezelf hierin? Je bent iemand die graag verantwoordelijkheid neemt en het prettig vindt als zaken goed geregeld zijn. Je houdt van structuur, maar begrijpt ook dat niet iedere werkdag volgens plan verloopt. Je schakelt snel, legt verbanden en overziet het geheel. Je herkent wat met elkaar samenhangt en stelt de juiste prioriteiten. Verandert er vandaag iets wat gisteren nog anders was? Dan raak je niet direct van de wijs, maar kijk je hoe het wél kan. Je bent nauwkeurig én kostenbewust. Je hebt oog voor details, bewaakt afspraken en prijzen en signaleert als iets niet klopt of anders loopt dan verwacht. Je neemt initiatief en denkt in oplossingen. Ontbreekt er informatie? Dan ga je er zelf achteraan, vraag je door en zoek je uit wat nodig is om verder te kunnen. Je werkt zelfstandig, maar zoekt waar nodig de samenwerking met collega’s. Je bent klantgericht en werkt graag samen. Je begrijpt dat de opdrachtgever centraal staat en krijgt er energie van om samen met collega’s een project tot een goed einde te brengen. Het geeft je voldoening als alles klopt en de opdrachtgever tevreden is. Je staat open voor verandering en verbetering. Werkprocessen zijn niet altijd tot in detail uitgewerkt. Je vindt het leuk om mee te denken, ideeën aan te dragen en samen te ontdekken hoe dingen slimmer of beter kunnen. Daarnaast vind je het vanzelfsprekend om samen met je collega’s bij te dragen aan een prettige werksfeer en een verzorgde werkomgeving. Je bent flexibel en vindt het geen probleem om naast je eigen verantwoordelijkheden ook andere voorkomende werkzaamheden op te pakken. Je hoeft dus niet overal direct een antwoord op te hebben. Het gaat erom dat je meedenkt, initiatief toont en samen met je collega’s vooruit wilt.

Dit breng je mee: Je hebt minimaal 3 jaar relevante administratieve werkervaring. Je hebt een afgeronde administratieve opleiding op minimaal mbo+-niveau en beschikt over hbo-werk- en denkniveau. Je communiceert gemakkelijk, beheerst de Nederlandse taal uitstekend en kunt je ook in het Engels goed uitdrukken, zowel mondeling als schriftelijk. Je staat open voor AI en nieuwe digitale mogelijkheden en vindt het interessant om te ontdekken hoe je deze kunt inzetten om je werk slimmer en efficiënter te organiseren. Je werkt vlot met Word en Excel. Ervaring met Exact en Monday is een pré. Ervaring met projectadministratie, interieur, meubelen of de bouw is een voordeel.

Waar kom je terecht? OT design ontwerpt, produceert en realiseert onderscheidende interieurconcepten voor vakantieparken, hotels, restaurants, kantoren en short-stay accommodaties. Je komt terecht in een platte organisatie met korte lijnen en een leuk, gemêleerd team. Iedereen brengt eigen kennis, ervaring en kwaliteiten mee. We helpen elkaar, overleggen makkelijk en zetten samen de schouders eronder. We zijn klantgericht en willen onze opdrachtgevers graag goed helpen. Dat vraagt soms om snel schakelen en flexibel inspelen op veranderingen. Niet alles verloopt altijd volgens plan en onze werkprocessen zijn volop in ontwikkeling. Dat maakt het soms uitdagend, maar biedt ook ruimte om mee te denken en verbeteringen aan te dragen. Je krijgt bij ons de ruimte om zelfstandig verantwoordelijkheid te nemen voor je eigen projecten, met collega’s die samen met jou voor het beste resultaat gaan.

Wat maakt werken bij OT design leuk? Een veelzijdige functie voor 40 uur per week. Een goed salaris dat past bij jouw kennis, ervaring en kwaliteiten. Twee keer per week samen genieten van een lekkere bedrijfslunch. Sporten zonder de deur uit te hoeven: maak gebruik van onze eigen sportruimte op kantoor. Veel zelfstandigheid en verantwoordelijkheid om je eigen projecten tot een goed resultaat te brengen. Meewerken aan bijzondere interieurprojecten. Fijne collega’s, korte lijnen en een informele sfeer waarin we elkaar helpen, versterken en samen de schouders eronder zetten. Ruimte om initiatief te nemen, mee te denken en bij te dragen aan verbeteringen.

Klinkt dit als jouw plek? Krijg jij energie van overzicht houden, dingen regelen en projecten administratief in goede banen leiden? Vind je het leuk om verantwoordelijkheid te dragen, snel te schakelen en samen met collega’s iets moois neer te zetten? Dan leren we je graag kennen!