Office Assistant in Zoetermeer

Als Office Assistant binnen de People & Culture afdeling bij ORTEC zorg je samen met je collega's ervoor dat alle facilitaire zaken soepel en efficiënt verlopen. Het team in Zoetermeer bestaat uit zeven collega's en is verantwoordelijk voor alle facilitaire diensten binnen ORTEC in Nederland. Het team heeft een vriendelijke, informele sfeer waar iedereen een stem heeft. Collega's zijn zeer betrokken en delen graag kennis met elkaar. Wanneer mogelijk, luncht het team samen, vaak gevolgd door een wandeling, en organiseert regelmatig teamuitjes en sociale activiteiten.

Het team is verantwoordelijk voor onder andere:

• kantooraccommodatie
• werkplekbeheer
• evenementorganisatie
• vlootbeheer voor de kantoren van ORTEC in Zoetermeer, Amsterdam en Groningen

Vanwege de grote verscheidenheid aan activiteiten die we uitvoeren, zijn we op zoek naar een echte facilitaire allrounder die geniet van een diverse en dynamische rol.

Jouw verantwoordelijkheden

• Optreden als eerste on-site contactpersoon voor collega's en leveranciers.
• Organiseren en ondersteunen van interne projecten en evenementen.
• Aanmaken van inkooporders, verwerken van aanvragen en beheren van voorraadniveaus.
• Uitvoeren van administratieve taken in Microsoft Office en Exact Synergy, inclusief asset management en toegangsbeheer.
• Monitoren van processen en identificeren van verbeterpunten.
• Ondersteunen van de receptie tijdens onderbezetting of piekperiodes.
• Assisteren van de Technisch Ondersteunende Medewerker tijdens afwezigheden of interne kantoorverhuizingen.
• Organiseren van preventieve werkplekbeoordelingen en aankopen van ergonomische apparatuur.
• Beheren van thuiswerkbenodigdheden.
• Een zichtbare aanwezigheid in het kantoor behouden en actief contact maken met collega's.

Wie ben jij?

Je bent professioneel, servicegericht, vriendelijk en beschikt over sterke communicatieve vaardigheden. Je hebt een MBO-opleiding in Facility Management of een vergelijkbaar programma afgerond en bent klaar om de eerste of tweede stap in je carrière in facilitaire dienstverlening te zetten.

Bovendien:

• Ben je proactief en in staat om zelfstandig en nauwkeurig te werken.
• Heb je een goede beheersing van zowel Nederlands als Engels, gesproken en geschreven.
• Heb je een geldig BHV-certificaat of ben je bereid er een te behalen via ORTEC.
• Heb je ervaring met Microsoft Office-toepassingen, waaronder Excel, Outlook en Word.
• Ben je bij voorkeur beschikbaar voor 24 tot 32 uur per week, inclusief ten minste woensdag en vrijdag.

Wat wij bieden

Het salaris voor deze rol ligt tussen de €2.600 - €3.500 bruto per maand op fulltime basis. Het uiteindelijke aanbod wordt bepaald op basis van de interviewresultaten en de afgesproken werkuren (FTE). Deze rol begint met een contract voor bepaalde tijd van 12 maanden.

• Vakantietoeslag van 8%.
• Extra maand (13e maand).
• Jaarlijkse vakantiedagen, extra dagen vanaf de leeftijd van 35.
• NS Business Card 100%, lease mogelijkheid of reiskostenvergoeding.
• Mobiliteitsvergoeding gelijk aan 3% van het basissalaris.
• Pensioenbijdragen.
• Vergoeding voor privé-internetverbinding en een thuiswerkvergoeding.
• Een goed uitgeruste werkplek, inclusief meubels en IT-middelen voor remote werken.
• Ontwikkelingsprogramma's afgestemd op jouw behoeften en rol.
• Een open, vriendelijke en informele sfeer met een sterke nadruk op werk-privébalans.
• Een team van gemotiveerde collega's die tal van leuke activiteiten voor medewerkers organiseren.

Als je jezelf herkent in deze rol, horen we graag van je.