HR medewerker

NewPort Tank Containers is een wereldwijd opererende logistieke organisatie gespecialiseerd in het transport van vloeibare bulkproducten. Met een internationaal netwerk, een moderne vloot van ISO-tankcontainers en een sterke focus op kwaliteit, veiligheid en klantgerichtheid verzorgt NewPort complexe logistieke oplossingen voor de chemische-, food- en gassector. Dagelijks werken honderden professionals samen om betrouwbare en efficiënte supply chain-oplossingen te realiseren voor klanten over de hele wereld.

Je maakt deel uit van het EMEA HR-team en rapporteert aan de HR Business Partner EMEA. In deze operationele rol coördineer je de HR-administratie voor huidige medewerkers, nieuwe instroom en uitstroom, ondersteun je het salarisproces, onderhoud je HR-data en bied je betrouwbare eerstelijnsondersteuning aan medewerkers en managers. Jouw nauwkeurigheid, opvolging en servicegerichtheid dragen eraan bij dat HR-processen consistent en efficiënt verlopen binnen de regio.

De functie combineert gestructureerde administratie met praktische HR-ondersteuning. Je volgt vastgestelde procedures, signaleert hiaten, doet verbetervoorstellen en meldt proactief aandachtspunten op het gebied van arbeidsvoorwaarden, verlofsaldi, salarisinput, personeelsdocumentatie of compliance. Daarnaast ondersteun je HR-projecten en fungeer je als back-up voor de coördinatie van werving en selectie.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• HR-administratie en employee lifecycle
• Onderhoud volledige en nauwkeurige digitale en fysieke personeelsdossiers.
• Stel arbeidsovereenkomsten en bijbehorende documenten op voor verlengingen, promoties, wijzigingen en beëindigingen.
• Coördineer de administratie voor nieuwe medewerkers, huidige medewerkers en uitdiensttreders, en zorg voor volledige documentatie en tijdige opvolging.
• Onderhoud de gegevens in het HR-systeem en ondersteun het beheer van wereldwijde headcount- en salarisinformatie.
• Verzamel, valideer en verwerk maandelijkse vaste en variabele salarismutaties nauwkeurig en op tijd.
• Onderhoud heldere onderbouwende documentatie en vraag bij managers, medewerkers en payroll-collega's na wanneer informatie onvolledig is.
• Signaleer en escaleer proactief afwijkingen in payroll, verlof of arbeidsvoorwaarden vóór de deadlines.

HR-compliance en beleidsondersteuning

• Beheer en volg de documentatie voor tussentijdse en jaarlijkse beoordelingen op.
• Ondersteun de registratie van secundaire arbeidsvoorwaarden en door managers aangeleverde gegevens, waaronder thuiswerken, woon-werkverkeer, verlof en ziekteverzuim.
• Ondersteun de naleving van HR- en payroll-administratieve processen conform de geldende vereisten.
• Assisteer bij het actualiseren en herschrijven van HR-beleid, procedures en medewerkersrichtlijnen.
• Ben eerste aanspreekpunt voor medewerkers over bedrijfsbeleid, regelgeving en standaard HR-processen.
• Genereer periodieke rapportages over HR-metrics zoals personeelsverloop, secundaire arbeidsvoorwaarden, verlofsaldi, headcount en nieuwe instroom.
• Stel HR-rapportages en -statistieken op voor het management en het HR-team.
• Assisteer bij het voorbereiden en indienen van verplichte informatie bij overheidsinstanties of externe partijen, waaronder payroll-gerelateerde rapportages en rapportages over zakenreizen.

Ondersteuning van medewerkers en HR-activiteiten

• Bied praktische ondersteuning bij employee relations-vraagstukken en draag bij aan positieve, effectieve werkrelaties.
• Neem deel aan HR-activiteiten, audits, procesevaluaties en verbeterprojecten.
• Werk nauw samen met de HR Adviseur, Payroll Specialist en HR Business Partner om een naadloze overdracht van cases en processen te waarborgen.

Wat breng je mee

• Minimaal drie jaar ervaring in HR-administratie, HR-operations, personeelsadministratie of een vergelijkbare HR-ondersteunende rol.
• Opleidingsniveau mbo-4 of gelijkwaardig; een relevante kwalificatie in Human Resources, payroll of bedrijfsadministratie heeft de voorkeur.
• Praktijkervaring met arbeidsovereenkomsten, personeelsmutaties, personeelsdossiers en administratie van de employee lifecycle.
• Professionele beheersing van zowel het Nederlands als het Engels, mondeling en schriftelijk.
• Praktische ervaring met het verzamelen en verwerken van payroll-input en het oplossen van onvolledige of inconsistente informatie.
• Ervaring met HR-systemen, rapportages en Microsoft Office, met name Outlook en Excel.

Competenties en werkstijl

• Medewerkersgericht, servicegericht en in staat om constructief in teamverband te werken.
• Zeer nauwkeurig, georganiseerd en gedisciplineerd in opvolging en deadlinebeheer.
• Betrouwbaar en discreet in de omgang met vertrouwelijke personeels- en payroll-informatie.
• Proactief in het signaleren van problemen, het stellen van de juiste vragen en het tijdig escaleren van risico's.
• Flexibel en stressbestendig, met het vermogen om terugkerende deadlines en ad-hocverzoeken te prioriteren.
• Duidelijke mondelinge, luister- en schriftelijke communicatievaardigheden.

Het is een pré als je ervaring hebt met:

• de ondersteuning van medewerkers of payrollprocessen in meer dan één land.
• het coördineren van wervingsadministratie en kandidaatcommunicatie.
• het opstellen van HR-metrics, managementrapportages of rapportages aan overheidsinstanties.

Standplaats: Moerdijk
Uren per week: 24 - 32 (je werkt minimaal 3 dagen op kantoor)

OpenHR ondersteunt Newport exclusief in deze procedure. Dat betekent dat reacties van andere bureaus of rechtstreekse reacties van kandidaten niet op prijs worden gesteld door hen. Je kan ons rechtstreeks benaderen voor vragen, wij staan voor je klaar om al deze te beantwoorden.