Senior Managementassistent in Zwolle

Binnen IVOM werken we aan een moderne en toekomstbestendige informatievoorziening voor het Openbaar Ministerie.

Dat vraagt om goede samenwerking, zorgvuldige besluitvorming en professionele ondersteuning van leidinggevenden die richting geven aan deze ontwikkeling.

Als Senior Managementassistent zorg jij voor structuur, overzicht en continuïteit, zodat zij zich kunnen richten op hun managementverantwoordelijkheden.

Binnen jouw verantwoordelijkheid stel je zelfstandig prioriteiten en zorg je ervoor dat zaken daadwerkelijk in beweging komen.

Als Senior Managementassistent ondersteun je directieleden en afdelingsmanagers binnen IVOM.

Je maakt onderdeel uit van de managementondersteuning en hebt binnen het team je eigen aandachtsgebied.

Je combineert hoogwaardige managementondersteuning met procesmatige regie rond overleggen en een verbindende rol tussen management, bestuurssecretaris en betrokken collega’s.

Een belangrijk onderdeel van je werk is de procesmatige ondersteuning van het management- en besluitvormingsoverleggen.

Je zet openstaande acties uit, Je volgt deze actief op en signaleert wanneer deadlines of de administratieve voortgang van besluitvorming in gevaar komen.

Je bewaakt de administratieve opvolging van gemaakte afspraken en stemt waar nodig af met de bestuurssecretaris over de voorbereiding en van stukken naar andere overleggen.

Je onderneemt binnen je rol zelfstandig actie, zodat het management zich op de inhoud kan richten.

Bij botsende belangen, maak je binnen jouw verantwoordelijkheid zelfstandig keuzes, geef je waar nodig grenzen aan en weet je wanneer afstemming met het management nodig is. het bewaken van vragen en actiepunten en het afstemmen over de procesmatige ondersteuning met onder andere de bestuurssecretaris; het afstemmen met andere managementassistenten, collega's en interne en externe betrokkenen.

Je beschikt over hbo werk- en denkniveau en hebt aantoonbare ervaring met complexe managementondersteuning of een vergelijkbare ondersteunende en coördinerende functie.

Je hebt ervaring met het voorbereiden en ondersteunen van management overleggen en het bewaken van afspraken, acties en deadlines.

Je denkt verder dan afzonderlijke opdrachten: je brengt structuur aan, stelt prioriteiten en begrijpt wat leidinggevenden nodig hebben om effectief te functioneren.

Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk, en werkt vaardig met de gebruikelijke Microsoft Office-toepassingen.

Je organiseert niet alleen afspraken, maar houdt overzicht over werkzaamheden, processen en deadlines rondom management- en besluitvorming.

Je stelt zelfstandig prioriteiten, bewaakt de voortgang en signaleert tijdig wanneer zaken dreigen vast te lopen.

Je wacht niet op opdrachten, maar signaleert, neemt initiatief en pakt zelfstandig regie waar dat binnen jouw rol past.

Je voelt aan wanneer je zelfstandig kunt handelen, wanneer afstemming nodig is en hoe je ook in gevoelige situaties de juiste toon en positie kiest.

Je werkt nauw samen met andere managementassistenten, de bestuurssecretaris, management en andere betrokkenen en houdt daarbij het gezamenlijke resultaat voor ogen.

Bij het OM werken ruim vijfduizend medewerkers met diverse (culturele) achtergronden, opleidingen en kwaliteiten.

Samen met andere managementassistenten zorg je voor stabiele en professionele ondersteuning van directieleden en afdelingsmanagers.

Daarbij werk je nauw samen met de bestuurssecretaris en collega's uit verschillende onderdelen van IVOM.

Je kunt bijvoorbeeld een deel laten uitbetalen, extra verlof kopen of het budget inzetten voor fiscaal vriendelijke doelen.

Het betreft in eerste instantie een tijdelijke aanstelling met uitzicht op een vast dienstverband; Daarbij verwachten we dat je minimaal twee dagen per week op kantoor aanwezig bent.

Vanwege de aard van de functie en de ondersteuning van management kan het op bepaalde momenten nodig zijn om vaker op locatie aanwezig te zijn;