Senior Management Assistent

In de functie van managementassistent bied je secretariële ondersteuning aan het management van Informatievoorziening Openbaar Ministerie (IVOM). Dit doe je als onderdeel van een gezellig team, waarbij je samenwerkt met vooralsnog vier management assistenten. Je hebt jouw eigen werkzaamheden binnen je eigen werkveld (directie) die je zelfstandig uitvoert. Het is een leuk en divers team waarbij naast de focus op het werk ook zeker ruimte is voor humor en gezelligheid.

De werkzaamheden die je gaat doen bestaan o.a. uit:

• Het beheren van diverse agenda’s en het maken van afspraken.
• Verantwoordelijk voor de agenda’s van een kwartiermaker (directeur) en de afdelingsmanagers binnen één directie.
• Organiseren van vergaderingen en overleggen (binnen jouw directie), agenda’s opstellen, zorgen voor tijdige aanlevering van stukken en verzorgen van notulen.
• Organisatie van lunch meetings en borrels.
• Aanspreekpunt binnen de organisatie.
• Organiseren van teamuitjes.
• Aanvragen van autorisaties via een registratiesysteem en bestellen en organiseren van zaken rondom personele aangelegenheden.
• Snel schakelen tussen verschillende onderwerpen in een dynamische omgeving.
• Volgen van ontwikkelingen in de organisatie en omgeving en attenderen van leidinggevenden op zaken die persoonlijke aandacht nodig hebben.
• Beheren van (vertrouwelijke) informatie, documenten en dossiers.
• Bijdragen aan het soepel verlopen van het recruitmentproces.

Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (1 jaar). Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Dit bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Je beschikt over hbo werk- en denkniveau en hebt ervaring in een ondersteunende, coördinerende of vergelijkbare functie waarin je meerdere belangen tegelijkertijd hebt georganiseerd. Je bent een ervaren managementassistent die verder kijkt dan alleen het uitvoeren van taken: je denkt vooruit, brengt structuur aan en zorgt ervoor dat leidinggevenden optimaal worden ondersteund.

Je brengt structuur en overzicht in een dynamische omgeving waarin meerdere agenda’s, afspraken en belangen tegelijkertijd spelen. Je stelt zelfstandig prioriteiten, bewaakt de voortgang en zorgt ervoor dat leidinggevenden goed voorbereid en efficiënt kunnen werken.

Je kijkt verder dan de vraag die gesteld wordt en denkt vooruit met leidinggevenden. Je signaleert wat nodig is, neemt initiatief en zorgt ervoor dat zaken soepel verlopen voordat problemen ontstaan.

Je hebt oog voor verschillende belangen, verhoudingen en gevoeligheden binnen de organisatie. Je weet wanneer je zelfstandig kunt handelen en wanneer afstemming nodig is en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.

Je bent een toegankelijk aanspreekpunt en werkt actief samen met collega’s binnen en buiten het team managementondersteuning. Je draagt bij aan een professionele samenwerking en weet verschillende mensen en belangen met elkaar te verbinden.

Je communiceert helder, professioneel en passend bij de situatie en doelgroep. Je weet verwachtingen goed te managen, durft aandachtspunten bespreekbaar te maken en bouwt vertrouwen op met collega’s en leidinggevenden.

Je komt te werken bij de Informatievoorziening Openbaar Ministerie (IVOM). Als OM hebben we behoefte aan een toekomstbestendige en duurzame ICT en Informatievoorziening. Dit brengt veel uitdagingen met zich mee. De IV-uitdagingen voor het OM zijn omvangrijk en complex. Om de komende jaren concrete, zichtbare stappen te zetten met verbeteringen in de informatievoorziening zal er in de transitieaanpak scherpe keuzes gemaakt worden.

Bijzonderheden:

• Salarisschaal 8 conform CAO Rijk;
• Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd;
• Het aanleveren van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is noodzakelijk;
• Hybride werken is mogelijk, waarbij minimaal 2 dagen kantoor het uitgangspunt is.

De gesprekken vinden plaats op dinsdag 8 september a.s. in Utrecht. Er zal een 2e gespreksronde worden gepland op donderdag 17 september. Tijdens een sollicitatiegesprek zal de selectiecommissie met name inzoomen op de competenties en elke kandidaat dezelfde vragen stellen volgens de STARR-methodiek. Als je uitgenodigd wordt voor een sollicitatiegesprek, kan je je hierop voorbereiden door voor elke competentie relevante persoonlijke voorbeelden te bedenken. Tot slot verzoekt het OM sollicitanten een CV zonder foto te uploaden.