Standplaats Velp |32–40 uur per week Werk je het liefst op het niveau waar besluiten worden voorbereid en genomen? En weet je even veel raad met een volle bestuursagenda als met een vertrouwelijk dossier dat zorgvuldig behandeld moet worden? Dan komen we graag met je in contact.
Aan het einde van dit jaar nemen we afscheid van onze huidige Bestuurssecretaresse. We zoeken een opvolger die het bestuur, de Raad van Commissarissen en het STAK-bestuur van Oosterhoff ondersteunt: iemand die overzicht houdt in een complexe omgeving en het bestuur ontzorgt.
Als Bestuurssecretaresse/Management Assistant RvB regel jij de agenda's, de vergadercyclus en de dossiervorming rond bestuur en governance. Je zorgt dat besluiten goed worden vastgelegd en opgevolgd, en bent het eerste aanspreekpunt voor iedereen die het bestuur nodig heeft. Je werkt vanuit Velp, waar de belangrijkste bestuurlijke overleggen plaatsvinden, en waar ook het secretariaatsteam zit.
Je houdt je onder andere bezig met:
Agenda- en vergaderondersteuning
complex agenda- en capaciteitsmanagement voor één of meerdere bestuursleden, waarbij je zelf bepaalt wat voorrang krijgt en wat kan wachten
in overleg met de bestuurssecretaris plannen en organiseren van bestuurs- en MT-vergaderingen, commissies en strategiedagen
opstellen en verspreiden van agenda's, stukkenlijsten en leeswijzers, en notuleren op bestuursniveau
bewaken van actielijsten en het besluitenregister, zodat afspraken ook daadwerkelijk worden nagekomen
Communicatie en stakeholdermanagement
eerste aanspreekpunt namens het bestuur: telefoon, e-mail en correspondentie
opstellen en uitschrijven van brieven, e-mails en memo's, met oog voor taal en toon
afstemmen met interne en externe stakeholders, waaronder de Raad van Commissarissen en aandeelhouders
Reizen, events en representatie
reisplanning, nationaal en internationaal, inclusief visa, hotels en logistiek
organiseren van bestuursbezoeken, roadshows en relatie-evenementen
zorgen voor een correcte ontvangst van gasten, met oog voor protocol en etiquette
Governance, compliance en documentmanagement
structureren en archiveren van vertrouwelijke documenten conform bewaartermijnen
beheren van digitale mappen, versiebeheer en toegangsrechten
ondersteunen bij de vergadercyclus, jaarplanning en deadlines rond jaarverslag, audit, RvC en STAK
bewaken van vertrouwelijkheid, AVG/privacy en informatiebeveiliging.
Financiële ondersteuning en verbetering
verzorgen van declaraties, creditcards, inkooporders en factuurafhandeling
bewaken van kleine budgetten voor events en werkbezoeken
verbeteren van processen, sjablonen en vergaderformats, en het begeleiden van collega's binnen het secretariaat.
Over het bestuurssecretariaat Je werkt nauw samen met de bestuurssecretaris, het directiesecretariaat en de groepsdirectie, en hebt regelmatig contact met de stafafdelingen HR, Finance, Legal, Communicatie en Facilitair. Je rapporteert aan de secretaris of de voorzitter van het bestuur en begeleidt daarnaast de andere collega's binnen het secretariaat. De ene week bereid je een RvC-vergadering voor, de andere week regel je een internationale reis of bewaak je een deadline voor het jaarverslag.
Wat bieden wij?
een functie voor 32–40 uur per week
een salarisindicatie in klasse 10 (T0–T4), circa € 4.942 – € 5.491 bruto per maand op basis van 40 uur per week, afhankelijk van ervaring
een functie met veel eigen verantwoordelijkheid, dicht op het bestuur van een groep van 15 bedrijven
hybride werken voor circa 20 procent van je werktijd, met veel ruimte voor zelfstandigheid
30 vakantiedagen per jaar met de mogelijkheid om er 10 bij te kopen of te verkopen
een goede pensioenregeling en mobiliteitsregeling, waaronder een NS Business Card
ruimte en budget voor persoonlijke en vakinhoudelijke ontwikkeling
een actieve personeelsvereniging met regelmatige activiteiten
een participatieregeling: Oosterhoff is voor en van de medewerkers.
Wie ben jij? Opleiding en ervaring
hbo werk- en denkniveau, richting Secretarieel, Office Management, Communicatie of gelijkwaardig
7 jaar of meer ervaring in (directie)secretariële ondersteuning; ervaring op bestuursniveau is een pré
uitstekende beheersing van het Nederlands, zeer goed Engels; Duits is een pré.
Vaardigheden
je regelt strak, houdt overzicht en bewaakt deadlines, ook wanneer het druk wordt
je maakt snel onderscheid tussen hoofd- en bijzaken en handelt daarnaar
je communiceert helder, beknopt en foutloos, zowel schriftelijk als mondeling
je bent thuis in digitale tools: van board portals en DMS tot agenda-, mail- en reis- en onkostenapps.
Persoonlijkheid
servicegericht, maar niet dienstbaar: je denkt mee en durft tegen te spreken waar nodig
loyaal, betrouwbaar en integer, met een scherp gevoel voor vertrouwelijkheid
zelfstandig en oplossingsgericht: je signaleert een probleem en lost het meteen op
stressbestendig: je blijft kalm wanneer een agenda op het laatste moment omgegooid moet worden.
Waarom deze functie bij Oosterhoff? Omdat je jouw toegevoegde waarde kunt laten zien in de rechtstreekse samenwerking met de bestuurssecretaris, het bestuur, de Raad van Commissarissen en de groepsdirectie, en je de ruimte krijgt om het secretariaat verder te professionaliseren.
Oosterhoff is een groep van 15 bedrijven in de ontwerp-, bouw- en installatiebranche. Met meer dan 600 collega's werken we vanuit meerdere locaties in Nederland aan innovatieve en duurzame oplossingen voor de gebouwde omgeving.
Binnen Oosterhoff krijg je ruimte om verantwoordelijkheid te nemen, jezelf te ontwikkelen en jouw expertise in te zetten voor een organisatie die samenwerking en ondernemerschap stimuleert.
Heb je inhoudelijke vragen over de functie? Neem dan contact op met
Mariska van den Oosterkamp , bestuurssecretaris, via
+31 (0)6 30 99 59 99 .
Na je sollicitatie hoor je binnen vijf werkdagen van ons. Het proces bestaat uit twee gesprekken met collega’s en HR en een kennismakingsgesprek met de bestuursvoorzitter.
#J-18808-Ljbffr
