Office Manager in Utrecht

Zorg jij ervoor dat een organisatie op rolletjes loopt? Bij Omniboxx ontwikkelen we slimme software voor vastgoedprofessionals. Ons team bestaat uit enthousiaste collega’s die dagelijks werken aan innovatieve oplossingen voor beleggers en vastgoedbeheerders. We zijn een informeel softwarebedrijf met korte lijnen, waar initiatief wordt gewaardeerd en collega’s elkaar graag helpen. Bij Omniboxx krijg je veel vrijheid en verantwoordelijkheid. Heb jij een goed idee om iets slimmer of efficiënter te organiseren? Dan krijg je bij ons alle ruimte om dat ook echt te realiseren.

Wij zoeken een Office Manager die ervoor zorgt dat onze organisatie op rolletjes loopt. Je bent het centrale aanspreekpunt voor alles wat met kantoororganisatie, administratie en ondersteuning te maken heeft. Je houdt overzicht, regelt zaken voordat iemand erom vraagt en zorgt ervoor dat collega’s zich volledig kunnen richten op hun eigen werk. Geen dag is hetzelfde en juist die afwisseling geeft jou energie.

• Beheren van agenda’s en plannen van afspraken voor management, consultants, investeerders en externe relaties.
• Organiseren van lunchsessies, teamuitjes en interne evenementen.
• Verzorgen van een goed georganiseerde werkomgeving, inclusief kantoorvoorzieningen, verzekeringen, toegangspassen, parkeerkaarten, laadpassen en IT-gerelateerde faciliteiten.
• Beheren van algemene mailboxen en ondersteunen van collega’s tijdens vakantie of drukke periodes.
• Ondersteunen van interne projecten, zoals ISO-certificering en procesverbeteringen.
• Verzorgen van facturatie, creditnota’s, doorbelasting en maandelijkse prolongaties.
• Debiteurenbeheer en opvolgen van openstaande facturen.
• Contact onderhouden met klanten over betalingen en prijswijzigingen.
• Ondersteunen bij crediteurenbeheer en het verzamelen van ontbrekende facturen.
• Ondersteunen bij de financiële administratie.
• Ondersteunen bij contractverlengingen en het beheren van personeelsdossiers.
• Ondersteunen bij het werving- en selectieproces.
• Begeleiden van ziekteverzuim en onderhouden van contact met bedrijfsarts, UWV en verzekeraars.
• Verzorgen van onboarding en begeleiden van nieuwe collega’s tijdens hun eerste periode.
• Contact onderhouden met accountant, externe HR-adviseurs en recruitmentpartners.

Wie ben jij? Je bent iemand die energie krijgt van organiseren. Je ziet wat er moet gebeuren voordat iemand erom vraagt en vindt het leuk om veel verschillende werkzaamheden af te wisselen. Daarnaast herken je jezelf in het volgende:

• Je hebt minimaal mbo+/hbo werk- en denkniveau.
• Je hebt enkele jaren ervaring in Office Management, HR of Finance.
• Je werkt nauwkeurig en bent administratief sterk.
• Je communiceert gemakkelijk met collega’s én klanten.
• Je bent zelfstandig, proactief en houdt overzicht.
• Je bent discreet en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
• Je vindt het leuk om processen slimmer en efficiënter te maken.

Wat bieden wij? Een veelzijdige functie waarin geen dag hetzelfde is. Veel vrijheid en verantwoordelijkheid. Een enthousiast en informeel team met korte lijnen. Mogelijkheid om jezelf verder te ontwikkelen. Marktconform salaris passend bij jouw ervaring. Goede pensioenregeling. Een moderne werkplek in Utrecht. Gezellige lunches, borrels en teamactiviteiten.