In één oogopslag
- Taken: Plan en coördineer internationale reizen en ondersteun een drukke agenda.
- Bedrijf: OMA, een toonaangevend architectenbureau met een dynamische werkomgeving.
- Voordelen: Flexibele werktijden, professionele ontwikkeling en een inspirerende werkomgeving.
- Overige informatie: Een uitdagende rol met veel verantwoordelijkheden en ruimte voor groei.
- Waarom deze baan: Werk samen met een hooggeplaatste partner en maak impact in een internationale setting.
- Kwalificaties: Minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare rol en uitstekende communicatieve vaardigheden.
Het verwachte salaris ligt tussen 45000 - 55000 € per jaar.
OMA’s Rotterdam office is seeking een Travel & Operations Assistant om onze Founding Partner te ondersteunen, in nauwe samenwerking met zijn Executive Assistant. Deze rol is gericht op de planning en coördinatie van complexe internationale reizen, evenals het bieden van essentiële logistieke ondersteuning om de dynamische en drukke agenda van de Partner te faciliteren.
De ideale kandidaat is wendbaar, proactief en detailgericht, met uitstekende communicatieve vaardigheden en het vermogen om behoeften te anticiperen, snel te reageren op veranderende omstandigheden en naadloze coördinatie te waarborgen in een snel veranderende, internationale omgeving.
Verantwoordelijkheden
- Reiscoördinatie
- Reizen is een kerncomponent van de rol. De kandidaat moet zelfverzekerd zijn in het navigeren door complexe en onvoorspelbare reisroutes:
- Bereid reisopties en alternatieve routes voor ter bespreking met de Partner.
- Organiseer en boek alle reisarrangementen, inclusief vluchten, treinen, auto’s, hotels, visa en luchthaventransfers.
- Beheer alle reisgerelateerde documentatie en papierwerk.
- Anticipeer en handel last-minute wijzigingen, verstoringen of aanpassingen voor en tijdens de reis.
- Coördineer reislogistiek voor samenwerkers, projectteams of andere personen die de Partner vergezellen.
- Bied tijdige updates en onderhoud duidelijke communicatie met de Executive Assistant en het bredere ondersteuningsteam.
- Dagelijkse ondersteunende taken
- De aard en het ritme van de taken zullen variëren afhankelijk van de reisplanning van de Partner en vereisen prioritering en coördinatie met de Executive Assistant:
- Beheer de professionele en privé-agenda van de Partner, inclusief het plannen en inplannen van vergaderingen.
- Behandel correspondentie en houd nauwkeurige dossiers bij met discretie.
- Neem contact op met OMA’s interne teams—waaronder projectleiders, communicatie, financiën en het secretariaat—voor gestroomlijnde coördinatie.
- Organiseer interne en externe vergaderingen en afspraken.
- Coördineer dagelijkse catering in samenwerking met het faciliteitspersoneel.
- Beoordeel en reconcileer uitgaven in samenwerking met de financiële afdeling.
- Assisteer bij algemene administratieve logistiek, inclusief zaken met betrekking tot de juridische afdeling of andere kantoren van Partners.
- Ondersteun aanvullende taken zoals vereist, met behoud van een hoog niveau van professionaliteit en betrouwbaarheid.
Vereisten
- Minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare rol, bij voorkeur ter ondersteuning van een hooggeplaatste executive in een snel veranderende, internationale omgeving.
- Bewezen vermogen om complexe, multi-stop internationale reizen te beheren.
- Beschikbaarheid om reisplanning buiten reguliere kantooruren te ondersteunen, indien nodig.
- Vermogen om verschuivende prioriteiten kalm, zelfstandig en nauwkeurig te beheren.
- Servicegericht, discreet en betrouwbaar; comfortabel werken in een hooggeplaatste, hoogverantwoordelijke omgeving.
- Vloeiend in het Nederlands en Engels (gesproken en geschreven); aanvullende talen zijn een plus.
- Bekwaam in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
- Moet in staat zijn om in Nederland te werken.
Personal Travel & Operations Assistant werkgever: OMA
Bij OMA in Rotterdam krijg je de kans om je carrière in business development te ontwikkelen binnen een dynamische en internationale omgeving. We bieden een stimulerende werkcultuur waarin samenwerking en creativiteit centraal staan, evenals uitstekende mogelijkheden voor persoonlijke groei en professionele ontwikkeling. Met ons team van ervaren professionals en een focus op innovatieve projecten, ben je verzekerd van een betekenisvolle en uitdagende werkervaring.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Personal Travel & Operations Assistant kunt binnenhalen
✨Word actief in lokale reisgemeenschappen
Duik in lokale reis- en toerismegemeenschappen, zowel online als offline. Sluit je aan bij Facebook-groepen of andere sociale media platforms waar reisliefhebbers en professionals elkaar ontmoeten. Dat kan je helpen om waardevolle contacten te leggen en te horen over functies bij bedrijven zoals OMA.
✨Bezoek evenementen in de reisbranche
Ga naar beurzen, workshops en netwerkbijeenkomsten die gericht zijn op de reisindustrie. Het is dé kans om direct in contact te komen met werkgevers en nog beter, je kunt je enthousiasme voor het vak persoonlijk overbrengen. Misschien spot je wel een vacature voor Personal Travel & Operations Assistant bij OMA!
✨Leg je focus op het presenteren van je ervaring
Verzeker jezelf ervan dat je ervaring met reizen en klantinteractie goed zichtbaar is. Maak gebruik van platforms als Instagram om je reiservaring te delen, en laat zien hoe je in staat bent om de klant een geweldige ervaring te bieden. Werkgevers in de reisbranche, zoals OMA, waarderen zulke persoonlijke verhalen.
✨Direct solliciteren via onze website
Mis deze kans niet en solliciteer gerust direct op de website van OMA. Een directe aanvraag laat zien dat je echt geïnteresseerd bent en gemotiveerd om een onderdeel te worden van hun team. Vergeet niet je enthousiasme en passie voor reizen te laten blijken in je motivatie!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Personal Travel & Operations Assistant te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je passie voor reizen zien!:Bij een functie in de reizen-en-toerisme sector is het super belangrijk om je enthousiasme voor de branche te laten doorschemeren. Vertel ons in je motivatiebrief waarom je dol bent op reizen en hoe dat je inzichten en ideeën voor de rol kan versterken. We willen zien dat je een echte reisliefhebber bent die zich inzet voor het creëren van onvergetelijke ervaringen!
Portfolio met eerdere ervaringen:Als je relevante stages of werkervaring hebt in de reis- en toerismesector, zorg dan dat je deze goed benadrukt in je CV. Noem specifieke projecten, klanten of evenementen waar je aan hebt bijgedragen. Dit kan ons helpen om een beter beeld te krijgen van wat je kunt en hoe je waarde kunt toevoegen aan ons team!
Let op je communicatie:In de toerisme-industrie draait alles om communicatie. Zorg ervoor dat je schrijfstijl helder en uitnodigend is in zowel je CV als je motivatiebrief. Gebruik onderbouwde argumenten om ons te overtuigen waarom jij de perfecte kandidaat bent voor de rol. Let ook op hoe je je ervaringen presenteert; dat kan ons een goed idee geven van jouw communicatieve vaardigheden!
Scherpe vaardigheden en certificaten:Heb je relevante certificaten, zoals een diploma in toerisme of recentelijk gevolgde cursussen? Vergeet niet deze te vermelden. Dit laat zien dat je serieus bent over je ontwikkeling en up-to-date bent met de laatste trends in de reiswereld. Voor een fulltime positie bij OMA willen we kandidaten die hun vaardigheden en kennis continu uitbreiden!
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij OMA
✨Ken de bestemmingen
In de reis- en toerismebranche is het super belangrijk om goed geïnformeerd te zijn over de bestemmingen waarmee OMA zich bezighoudt. Zorg ervoor dat je specifieke kennis hebt over populaire reisbestemmingen, cultuur, en actuele trends in de sector. Dit kan je helpen om tijdens het gesprek echt te laten zien dat je passie hebt voor reizen!
✨Wees voorbereid op klantenscenario's
Tijdens het interview kunnen ze je vragen over hoe je zou omgaan met verschillende klantenscenario's, zoals een probleem met een boeking of speciale verzoeken. Denk aan voorbeelden uit eerdere ervaringen waar je klantgericht hebt gewerkt. Dit laat zien dat je niet alleen kennis hebt van de regio's, maar ook vaardigheden in klantenservice en probleemoplossing.
✨Toon je organisatietalent
In een fulltime rol in deze sector heb je waarschijnlijk te maken met meerdere projecten tegelijk. Wees voorbereid om te spreken over hoe je eerder evenementen of reizen hebt gepland en georganiseerd. Dit kan je helpen om aan te tonen dat je goed kunt multitasken en dat je oog hebt voor detail, wat essentieel is in deze industrie.
✨Passie is key!
Toon je enthousiasme voor de reisbranche! Werkgevers bij OMA willen iemand die niet alleen ervaring heeft, maar ook oprecht geïnteresseerd is in het creëren van geweldige ervaringen voor klanten. Laat zien wat jouw favoriete reiservaring is geweest of welke bestemmingen je nog wilt ontdekken – dat enthousiasme is aanstekelijk!
