Commercial Coordinator - Commercial Division in Amsterdam

Hotel Okura Amsterdam is een internationaal vijfsterrenhotel. Stap in onze wereld en ontdek hoe oosterse en westerse invloeden uniek zijn verweven door onze mix van Japanse en Nederlandse cultuur. Samen bieden al onze medewerkers een uitstekende, authentieke service en ervaring voor elke gast. Om dit te bereiken, zijn we op zoek naar een enthousiaste collega om ons commerciële team te versterken. Ben jij goed georganiseerd, commercieel ingesteld en geniet je ervan om een dynamisch verkoopteam te ondersteunen? Ben je proactief, nauwkeurig en vind je het leuk om een verscheidenheid aan commerciële activiteiten binnen een luxe hotelomgeving te coördineren? Dan is deze vacature zeker iets voor jou!

Wat je kunt verwachten

Als Commercial Coordinator bied je administratieve, organisatorische en operationele ondersteuning aan het verkoopteam, de Sales Director en de Commercial Director. Je zorgt ervoor dat commerciële activiteiten soepel verlopen, rapporten en gegevens nauwkeurig worden onderhouden, en verschillende afdelingen binnen het hotel effectief samenwerken.

In deze veelzijdige rol ben je een belangrijke schakel binnen het commerciële team. Je ondersteunt de Sales Managers met een breed scala aan activiteiten, van RFP's, contracten en verkoopreizen tot site-inspecties en verkoop evenementen. Daarnaast onderhoud je klantinformatie en commerciële activiteiten nauwkeurig en draag je bij aan een professionele en servicegerichte werkomgeving.

Je belangrijkste verantwoordelijkheden zijn:

• Dagelijkse administratieve en organisatorische ondersteuning bieden aan het verkoopteam, de Sales Director en de Commercial Director, inclusief het voorbereiden van rapporten, presentaties, contracten, agenda's en andere commerciële documentatie;
• Sales Managers ondersteunen met RFP's, contractering, facturering, verkoopreizen, site-inspecties en verkoop evenementen, inclusief pre-, tijdens- en post-evenement coördinatie;
• Nauwkeurige en actuele klantprofielen, accountinformatie, verkoopactiviteiten en leads in de relevante systemen onderhouden;
• Commerciële rapporten voorbereiden en onderhouden en de monitoring van verkoopprestaties en doelstellingen ondersteunen;
• Sales SOP's onderhouden en bijwerken;
• De Revenue afdeling ondersteunen met tariefinvoer;
• Kantoorbenodigdheden, verkoopmaterialen, giveaways en andere commerciële middelen beheren;
• Facturen coördineren en opvolgen met Finance en andere relevante afdelingen wanneer nodig;
• Trainingsschema's voor nieuwe commerciële medewerkers en stagiaires coördineren;
• Ondersteunen van marktonderzoek en concurrentieanalyse en relevante informatie aan het verkoopteam verstrekken;
• Nauw samenwerken met Marketing en andere hotelafdelingen om commerciële campagnes en initiatieven te ondersteunen;
• Een sterke kennis van de faciliteiten, diensten, producten en promoties van het hotel onderhouden om ervoor te zorgen dat accurate informatie intern en extern wordt gecommuniceerd;
• Sterke relaties opbouwen tussen afdelingen en bijdragen aan een professionele, samenwerkende en servicegerichte werkomgeving;
• Proactief anticiperen op de behoeften van het verkoopteam en bijdragen aan een uitzonderlijke gastenervaring.

Wat wij bieden

• Contract: 1 jaar, met de mogelijkheid tot verlenging; we willen dat je blijft!
• Salaris: Groep 5. Klik hier voor het salarisoverzicht;
• Bonus: 1 week salaris bij het behalen van de begrote GOP (Gross Operating Profit) en een succesvolle jaar-evaluatie;
• 8% vakantietoeslag (pro rata);
• 25 vakantiedagen per jaar (pro rata);
• Vergoeding voor nationale feestdagen;
• Wij investeren in jouw persoonlijke en professionele ontwikkeling met een budget van €1.000 voor training en ontwikkeling;
• De Nederlandse Horeca CAO is van toepassing;
• Algemeen pensioenreglement voor horeca en catering;
• Algemene nabestaandenpensioen;
• Leuke personeelsactiviteiten, zoals het jaarlijkse personeelsfeest, Sinterklaasviering, teamuitjes en bootcamps;
• Aantrekkelijke familie- en vrienden tarieven voor overnachtingen in Hotel Okura Amsterdam;
• 50% personeelskorting eenmaal per jaar in een van onze restaurants;
• 20% personeelskorting in onze restaurants;
• Reiskostenvergoeding vanaf 10 km enkele reis;
• Na het succesvol afronden van je proeftijd ontvang je een overnachting met ontbijt voor twee, zodat je het hotel als gast kunt ervaren!

Wat wij vragen

Natuurlijk zijn we vooral geïnteresseerd in jou en wat wij jou als werkgever kunnen bieden. Daarnaast verwachten we dat je hebt:

• Bij voorkeur relevante werkervaring als Sales Coordinator, Sales Administrator, Sales Assistant, Commercial Coordinator of in een vergelijkbare rol;
• Ervaring binnen een vier- of vijfsterrenhotel, luxe horeca, reizen of een high-end serviceomgeving is een voordeel;
• Uitstekende organisatorische en planningsvaardigheden, met een sterk oog voor detail;
• Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden;
• Het vermogen om prioriteiten te stellen en meerdere taken tegelijkertijd effectief te beheren;
• Goede kennis van Microsoft Office, met name Outlook, Word, PowerPoint en Excel;
• Ervaring met CRM, PMS of hotelsystemen is een voordeel;
• Een proactieve, flexibele, betrouwbare en oplossingsgerichte aanpak;
• Het vermogen om zelfstandig te werken terwijl je ook bijdraagt aan een sterk en succesvol team;
• Een analytische en resultaatgerichte mindset;
• Een servicegerichte houding en een sterk vermogen om samen te werken met verschillende afdelingen binnen het hotel;
• Vloeiend in het Nederlands en/of Engels, zowel schriftelijk als mondeling.