Secretaresse (m/v/x) in Nijmegen

Ben jij een ervaren secretarieel talent, hou je ervan om orde en overzicht te hebben en houden, en word je blij van een faciliterende rol? Dan zijn wij op zoek naar jou. Als secretaresse bij HFML-FELIX ben je een sleutelfiguur in onze organisatie. Je hebt met veel verschillende mensen en organisaties contact ten behoeve van planning, organisatie, agendabeheer en ondersteuning. In de waan van de dag hou jij het overzicht én het hoofd koel. Je hebt een proactieve houding: je denkt mee en vooruit, gevraagd en ongevraagd. Dit brengt met zich mee dat je de balans weet te vinden tussen service-verlenend werken en tegengas geven wanneer dit nodig is.

Deze vacature is voor 24 tot 32 uur per week. De vrijdag is een standaard werkdag die bij deze vacature hoort. De overige verdeling van werkuren over de week vindt in afstemming plaats.

Samen met je directe collega’s ben je verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van HFML-FELIX. De werkzaamheden, die je samen met de rest van het team uitvoert, bestaan hoofdzakelijk uit:

• Ondersteuning bij het agendabeheer voor medewerkers van het HFML-FELIX
• Coördineren van de staffbijeenkomsten: het samenstellen van de agenda, het verzamelen en verspreiden van de benodigde stukken, het archiveren van documentatie en het notuleren van de bijeenkomsten.
• Logistieke, regelende en organisatorische werkzaamheden verrichten voor bijeenkomsten en events, zoals feestjes, teamuitjes en workshops en het boeken van dienstreizen voor medewerkers (treinen, vluchten en hotels).
• Ondersteunende administratieve werkzaamheden, zoals het doen van bestellingen en het administratief verwerken van wetenschappelijke publicaties.
• Achtervang voor onze receptioniste, waarbij je bezoekers ontvangt, registreert en doorverwijst naar de plek waar of persoon met wie zij een afspraak hebben.

Waar kom je te werken? Als secretaresse ben je werkzaam op de afdeling general support binnen het team secretariaat. De teamleider secretariaat is jouw leidinggevende. Je werkplek is bij HFML-FELIX in Nijmegen.

Wat wij vragen:

• Aantoonbaar MBO4 werk- en denkniveau.
• Ruime werkervaring in een soortgelijke functie.
• Je kan goed communiceren, je bent in staat om een mondelinge en geschreven boodschap, idee of mening, helder over te brengen en te ontvangen, zowel in het Nederlands als in het Engels.
• Je werkt zorgvuldig, ordelijk en systematisch.
• Je kan omgaan met veel ad hoc werkzaamheden en neemt initiatief, waarmee je actief inspeelt op impliciete vragen en ontwikkelingen.
• Je kan samenwerken, je stemt af, overlegt en verbindt met collega’s.

Wat wij bieden:

• Een uitdagende en betekenisvolle functie voor 24 tot 32 uur per week.
• Een collegiaal team waarin we elkaar helpen en bijstaan.
• Een arbeidsovereenkomst voor een jaar met uitzicht op een vast dienstverband.
• Er is ruimte voor persoonlijke ontwikkeling, bijvoorbeeld via trainingen en opleidingen.
• Een bruto fulltime maandsalaris van minimaal € 3.024 en maximaal € 4.098 (afhankelijk van kennis en ervaring), conform schaal 7 cao-onderzoekinstellingen, te vermeerderen met een vakantie-uitkering en eindejaarsuitkering.

HFML-FELIX streeft naar een divers personeelsbestand: we willen talent en creativiteit ontwikkelen door mensen met verschillende achtergronden en culturen samen te brengen. We werven en selecteren op basis van competenties en talenten. Daarom moedigen we iedereen, die zich herkent in de vacature, aan te reageren.