In één oogopslag
- Taken: Zorg voor een soepel draaiend kantoor en ondersteun creatieve activiteiten in onze studio.
- Bedrijf: Nova Sky Stories, de wereldleider in drone-entertainment met een inspirerende cultuur.
- Voordelen: Creatieve werkomgeving, teamwork, en de kans om impact te maken.
- Overige informatie: Dynamische rol met veel variatie en mogelijkheden voor persoonlijke groei.
- Waarom deze baan: Word de spil achter ons creatieve team en maak elke dag bijzonder.
- Kwalificaties: 2+ jaar ervaring in kantoorbeheer en sterke organisatorische vaardigheden.
Het verwachte salaris ligt tussen 36000 - 44000 € per jaar.
Bij Nova Sky Stories empoweren we artiesten en producenten om verwondering te brengen aan live publiek over de hele wereld. Als wereldleider in drone-entertainment hebben we live shows opnieuw gedefinieerd door geavanceerde dronetechnologie te combineren met fantasierijke kunst. Met een ervaren team van ingenieurs en creatieven ontwerpen en bedienen we lichte, kleine, nauwkeurige en veilige drones die presteren in de meest veeleisende omgevingen—stedelijke centra, extreme temperaturen en harde wind. Het resultaat? Sky Stories die inspireren, boeien en de lucht transformeren in een canvas van verbeelding.
Over deze rol:
Achter elk ongelooflijk Sky Story staat een team van creatieve geesten, en achter elk geweldig team staat een werkplek die alles soepel laat verlopen! We zijn op zoek naar een proactieve, georganiseerde en vindingrijke Office Manager om onze studio in Utrecht een plek te maken waar creativiteit gedijt. Van het soepel laten draaien van het kantoor en het coördineren van leveranciers tot het ondersteunen van technologie-installaties, het verwelkomen van bezoekers en het tot leven brengen van teamactiviteiten, jij bent de persoon die de dagelijkse magie achter de schermen mogelijk maakt.
Als onderdeel van ons wereldwijde People & Places-team werk je nauw samen met onze studio in Utrecht en internationale collega's om een gastvrije, georganiseerde en inspirerende werkplek te creëren. Dit is een hands-on, gevarieerde rol waarin geen twee dagen hetzelfde zijn. Als je houdt van het brengen van orde in een beetje chaos, anticiperen op wat mensen nodig hebben en manieren vinden om ieders dag een beetje gemakkelijker te maken, willen we je graag ontmoeten!
Als Office Manager ben je verantwoordelijk voor:
- Dagelijkse kantoor- en facilitaire operaties, waarbij je ervoor zorgt dat de studio in Utrecht veilig, georganiseerd, goed bevoorraad en gastvrij is, inclusief toezicht op vergaderruimtes, gedeelde ruimtes, opslag en algemene werkplekbehoeften.
- Beheren van leveranciers, coördineren van schoonmaak, onderhoud, beveiliging, reparaties, kantoordiensten, inkoop en verbeteringen van de werkplek terwijl je kosten en servicekwaliteit in de gaten houdt.
- Coördineren van veiligheid en facilitaire vereisten, inclusief brandveiligheid, eerste hulp middelen, noodprocedures, ergonomische werkplekken, inspecties en toepasselijke lokale regelgeving in samenwerking met de juiste interne teams en externe specialisten.
- Ondersteunen van kantoor technologie en apparatuur logistiek door te coördineren met IT over laptops, monitors, werkstations, systeemtoegang, apparatuurinventaris en basisproblemen, inclusief praktische installatie en retour van apparatuur voor medewerkers.
- Kantooradministratie en logistiek beheren, inclusief post, leveringen, coördinatie van vergaderruimtes, kantoorrecords, leveranciersdocumentatie, contracten en procedures voor de werkplek.
- Creëren van een positieve studio-ervaring door bezoekers en klanten te verwelkomen, teamlunches, vieringen, sociale bijeenkomsten en andere activiteiten te coördineren die het team samenbrengen.
- Logistieke ondersteuning bieden voor studio-activiteiten en projecten, inclusief reisarrangementen, accommodatie, coördinatie van vergaderingen, catering, materialen, planning en algemene administratieve follow-up.
- Ondersteunen van basisfinanciën en salarisadministratie, inclusief het organiseren van facturen en bonnen, het bijhouden van kantooruitgaven, het onderhouden van nauwkeurige records en het coördineren van routinematige salarisgerelateerde informatie met de juiste Finance en People teamleden.
Je hebt nodig:
- 2+ jaar ervaring in kantoorbeheer, facilitaire coördinatie, werkplekoperaties of een vergelijkbare administratieve rol.
- Sterke organisatorische en tijdmanagementvaardigheden met het vermogen om zelfstandig meerdere prioriteiten en concurrerende verzoeken te beheren.
- Ervaring met het coördineren van leveranciers, gebouwbeheer of werkplekservices.
- Uitstekende interpersoonlijke en communicatieve vaardigheden, met een professionele, benaderbare en servicegerichte instelling.
- Bekwaamheid met gangbare werkplek technologie, inclusief Google Workspace of Microsoft Office, gedeelde agenda's, spreadsheets en samenwerkingshulpmiddelen.
- Sterke aandacht voor detail, gezond oordeel en het vermogen om bedrijfsinformatie discreet te behandelen.
- In staat om on-site te werken in onze studio in Utrecht voor 32 uur per week verspreid over vier dagen.
- Vloeiend in het Engels; Nederlandse taalvaardigheden zijn sterk aanbevolen.
Het is een plus als je hebt:
- Ervaring in een creatieve studio, ontwerpbureau, entertainment, technologie of een vergelijkbare snel veranderende omgeving.
- Bekendheid met Nederlandse gezondheids- en veiligheidspraktijken op de werkplek, facilitaire vereisten of leveranciersbeheer.
- Ervaring met basisboekhouding, factuurverwerking, uitgavenbeheer of inkoopadministratie.
- Ervaring met het coördineren van werknemers evenementen, internationale bezoekers, zakenreizen of teamactiviteiten.
- Bekendheid met basis IT-probleemoplossing op de werkplek en het coördineren van apparatuur.
Office Manager in Utrecht werkgever: Nova Sky Stories
Bij Nova Sky Stories bieden we een inspirerende werkomgeving waar creativiteit en technologie samenkomen. Als wereldleider in drone-entertainment, werken we met een gepassioneerd team dat streeft naar innovatie en kwaliteit, wat zorgt voor unieke kansen voor persoonlijke en professionele groei. Onze cultuur is gericht op samenwerking en het delen van ideeën, waardoor je de kans krijgt om je vaardigheden te ontwikkelen en bij te dragen aan adembenemende live ervaringen die mensen over de hele wereld verbazen.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Office Manager in Utrecht kunt binnenhalen
✨Maak gebruik van lokale netwerkbijeenkomsten
Bedrijfsleiderschap en management draait om connecties! Ga naar netwerkbijeenkomsten, conferenties of seminars in jouw regio. Dit is een geweldige manier om direct met managers en beslissers in contact te komen en jezelf in de kijker te spelen.
✨Show je impact met een online portfolio
Zelfs als je al ervaring hebt, kan een online portfolio een enorme meerwaarde zijn. Laat projecten zien die je hebt geleid, resultaten die je hebt behaald en hoe je andere teams hebt geholpen. Dit helpt ons, maar vooral ook recruiters, te zien hoe jij waarde toevoegt!
✨Volg relevante opleidingen of trainingen
Zorg ervoor dat je je vaardigheden up-to-date houdt door deel te nemen aan webinars, workshops of opleidingen die gericht zijn op bedrijfsleiderschap. Dit laat zien dat je proactief bent in je ontwikkeling en geeft je extra voordelen tijdens sollicitaties.
✨Solliciteer direct via onze website
Zorg dat je jouw sollicitatie rechtstreeks via onze website indient. Hierdoor ben je sneller zichtbaar voor het team van Nova Sky Stories en kun je je enthousiasme voor de rol van Office Manager beter overbrengen. We kijken ernaar uit om je te zien!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Office Manager in Utrecht te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je leiderschapskwaliteiten zien:In je CV en motivatiebrief is het belangrijk om je leiderschapsvaardigheden te benadrukken. Benadruk projecten waar je leiding aan hebt gegeven of teams die je hebt gemanaged. Dit laat zien dat je de ervaring en het inzicht hebt om een effectieve bedrijfsleider te zijn bij Nova Sky Stories.
Gebruik cijfers om impact te tonen:In de wereld van bedrijfsleiderschap en management staan resultaten centraal. Zorg ervoor dat je kwantitatieve prestaties en resultaten vermeldt in je CV. Dit kan bijvoorbeeld het verhogen van de omzet met een bepaald percentage zijn of het succesvol implementeren van een nieuw beleid dat kosten heeft bespaard.
Persoonlijke motivatie enthousiast delen:In je motivatiebrief wil je ons echt laten zien waarom jij zo enthousiast bent over de rol bij Nova Sky Stories. Praat over je motivatie om in management te werken en welke specifieke aspecten van ons bedrijf jou aanspreken. Dit helpt ons te begrijpen wat jou drijft en hoe jij kunt bijdragen aan ons team.
Netwerk en referenties:Bij fulltime posities in management is het vaak waardevol om referenties op te nemen van eerdere banen of projecten. Zorg ervoor dat je mensen hebt die je leiderschapskwaliteiten kunnen bevestigen. Dit geeft ons extra vertrouwen in jouw vaardigheden en verleden als manager.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Nova Sky Stories
✨Ken je leiderschapsstijl
Voordat je naar je gesprek gaat bij Nova Sky Stories, neem de tijd om je leiderschapsstijl goed te begrijpen. Ze zullen waarschijnlijk vragen hoe je team draait en conflict opspoort en oplost. Denk na over voorbeelden uit je ervaring die je aanpak illustreren.
✨Strategisch denken is key
In een rol als Office Manager is strategisch denken cruciaal. Bereid je voor op vragen die je vermogen tot lange termijn plannen testen. Je kan bijvoorbeeld gevraagd worden om een case study te bespreken of een probleem waar je ooit mee te maken had aan te pakken. Denk na over hoe je dat op een strategische manier hebt aangepakt.
✨Begrip van bedrijfsprocessen
Zorg ervoor dat je goed op de hoogte bent van de bedrijfsprocessen die belangrijk zijn in jouw branche. Neem de tijd om te onderzoeken hoe Nova Sky Stories werkt en voorbijgaat aan de basisprincipes. Dit laat zien dat je niet alleen geïnteresseerd bent in de functie, maar dat je ook een bijdrage wilt leveren aan de groei.
✨Een overtuigende visie presenteren
Aangezien dit een fulltime rol is, willen ze waarschijnlijk zien dat je een duidelijke visie hebt voor de toekomst van je team of het bedrijf. Wees klaar om je ideeën en plannen te delen, en zorg ervoor dat ze goed onderbouwd zijn. Dit laat zien dat je niet alleen reageert op de huidige situatie, maar ook in staat bent om vooruit te denken.
