Afdelingssecretaris Communicatie, Media en Contact in Utrecht

Als afdelingssecretaris van de nieuwe afdeling Communicatie, Media en Contact (CMC) bij de NVWA zorg jij ervoor dat de organisatie achter deze afdeling met ruim 120 professionals stevig staat en er een integrale samenwerking is tussen de teams onderling en daarbuiten. Je adviseert zelfstandig en proactief het managementteam over de sturing en vormgeving van de wijzigende afdeling, brengt structuur aan in bedrijfsprocessen en je hebt een belangrijke initiërende rol in de voortgang van plannen die gemaakt worden en de nieuwe en lopende ontwikkelingen. Daarmee draag je bij aan een professionele CMC-afdeling die de NVWA zichtbaar, transparant en betrouwbaar maakt.

Als afdelingssecretaris neem je standaard deel aan de MT-overleggen en ben je een volwaardig onderdeel van de groep. Je bent de rechterhand van het afdelingshoofd CMC en een onmisbare sparringpartner voor het voltallige managementteam (MT). Voor de managers ben je een belangrijke steun en toeverlaat; zij weten dat ze op jou kunnen bouwen. Naast je rol in de bedrijfsprocessen, heb je een scherp oog voor de onderlinge dynamiek en lever je een actieve bijdrage aan de samenwerking en teamvorming binnen het nieuwe MT en de zes teams. Je zorgt ervoor dat bedrijfsprocessen goed georganiseerd zijn en dat de afdeling grip houdt op haar doelen, planning en ontwikkeling.

Je adviseert het afdelingshoofd en MT zelfstandig over de inrichting en ontwikkeling van de afdeling. Je brengt perspectieven, werkwijzen en belangen van de teams samen, signaleert knelpunten en afhankelijkheden, ontwikkelt scenario’s en maakt de consequenties van keuzes inzichtelijk. Je vertaalt de gekozen koers naar concrete voorstellen en bewaakt de implementatie en bijstelling.

Daarnaast adviseer je het afdelingshoofd en MT zelfstandig over complexe, afdeling-overstijgende vraagstukken. Bij onderwerpen die MT-besluitvorming vragen, breng je de afdelings-overstijgende belangen en consequenties in beeld, betrek je de juiste partijen (zoals adviseurs bedrijfsvoering en inhoudelijke professionals), adviseer je het MT over de keuze en de gevolgen en bewaakt de doorwerking van besluiten.

Verder voer je zelfstandig regie op de samenhang in de planning- en control cyclus van de afdeling en ondersteun je het MT bij het realiseren van de afdelingsdoelen. Je analyseert en duidt de managementinformatie, legt verbanden tussen jaarplan, capaciteit, middelen en de voortgang van opgaven, en brengt ontwikkelingen en afwijkingen en afhankelijkheden in beeld. Je vertaalt dat naar inzichten, risico’s en concrete adviezen, signaleert waar bijsturing nodig is en bereidt besluitvorming hierover voor.

De functie biedt een mooie kans om mee te bouwen aan een afdeling in ontwikkeling. Per 1 januari 2027 worden twee afdelingen samengevoegd tot één nieuwe afdeling Communicatie, Media en Contact. De basis is gelegd, maar processen, werkwijzen en samenwerking worden de komende periode verder vormgegeven. Jij helpt mee om hierin structuur aan te brengen en de afdeling verder te professionaliseren en te blijven doorontwikkelen.

Jouw kerntaken:

• Het adviseren en regie voeren op de vormgeving en (door)ontwikkeling van de afdeling;
• Het adviseren van het MT in (organisatorische) vraagstukken op strategisch en bestuurlijk niveau;
• Regie voeren op planning, sturing en realisatie van de afdelingsdoelen;
• Het borgen van de kwaliteit en integraliteit van de MT-besluitvorming;
• Proactief signaleren van ontwikkelingen, risico’s en knelpunten en hierover adviseren;
• Verbinden van verschillende teams en onderhouden van een breed netwerk binnen de NVWA.

Dit vragen wij:

• Je beschikt over WO werk- en denkniveau;
• Je hebt bij voorkeur meerdere jaren ervaring in een adviserende, coördinerende of secretarisfunctie binnen een complexe organisatie;
• Je hebt ervaring in een bestuurlijke of politiek-bestuurlijke context en beschikt over goed ontwikkelde organisatiesensitiviteit;
• Je hebt aantoonbare ervaring met het zelfstandig adviseren van management over complexe en afdelingsoverstijgende vraagstukken;
• Je hebt bij voorkeur ervaring met het voorzien van MT van sturingsinformatie;
• Je bent sterk in plannen, organiseren en het bewaken van de voortgang.

De NVWA werkt hard aan een maatschappelijk representatief personeelsbestand en hecht veel waarde aan een inclusief aannamebeleid. Wij moedigen daarom iedereen aan om te solliciteren, ongeacht (culturele) achtergrond, leeftijd, genderidentiteit, religie, arbeidsbijzonderheid of geaardheid.