Managementassistent in The Hague

Heb jij veel ervaring als managementondersteuner en ben je een breed en gevarieerd takenpakket gewend? Wil jij komen werken bij een overheidsorganisatie die maatschappelijk relevant werk doet voor Nederland? Dan nodigen wij je uit om te reageren!

Als proactieve en flexibele managementassistent zorg jij ervoor dat de divisie Biologische Sporen zich kan richten op de primaire taken. Je biedt secretariële en administratieve ondersteuning aan de leden van met name het projectteam DatabankXS2.0. Dit is een project gefinancierd door de Europese Unie met 4 Europese partners. Het doel is specifieke software te ontwikkelen waarbij we willen dat onze softwareoplossingen perfect aansluiten bij de forensische praktijk en met enthousiasme gebruikt worden.

Je maakt afspraken en stemt deze in goed overleg af, waarbij je de juiste prioriteiten stelt en daardoor bijdraagt aan een efficiënte tijdsplanning. Je organiseert uiteenlopende vergaderingen (zowel intern als ook extern en met de internationale partners), stelt agenda’s op en je zorgt voor de juiste stukken voor de vergadering. Je notuleert/stelt verslagen op en bewaakt de gemaakte afspraken, de routing en de termijnen hiervan. Verder volg je de ontwikkelingen binnen de organisatie en omgeving en attendeer je projectleden op de ontwikkelingen en zaken die (extra) aandacht vragen. Het beheren van vertrouwelijke informatie, dossiers en documenten behoort tot je takenpakket. Collega’s komen met de meest uiteenlopende vragen waardoor je dagen zeer afwisselend zijn.

Meer concreet behoren de onderstaande werkzaamheden tot jouw functie:

• Je organiseert afspraken, stuurt vergaderverzoeken, reserveert vergaderzalen, catering en meldt bezoekers aan.
• Je ontvangt en begeleidt bezoekers. Je zorgt ervoor dat ze zich welkom voelen en de benodigde begeleiding ontvangen.
• Notuleren tijdens overleg.
• Bijhouden actiepuntenlijsten.
• Ondersteunen van medewerkers binnen het project.
• Je bent betrokken bij procesmatige en organisatorische taken.

Kortom, jouw functie omvat een breed scala aan taken, waarbij organisatorische vaardigheden en een proactieve houding essentieel zijn voor een succesvolle uitvoering.

Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd 24 maanden. Op deze functie is het Functiegebouw Rijk van toepassing. Inschaling vindt plaats op basis van je opleiding en ervaring. De mogelijkheid bestaat dat je in beginsel via een aanvangsschaal wordt aangesteld. Deze kan één schaal lager zijn dan de betreffende functieschaal.

Dit bieden we nog meer: Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5 % van je brutojaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij: Je hebt een afgeronde mbo-opleiding in de richting van managementassistent of secretaresseopleiding of een vergelijkbare opleiding. Je hebt recente ervaring bij het ondersteunen van een afdeling/divisie of projectteam. Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden; je stemt je communicatiestijl af op de situatie en beschikt over uitstekende beheersing van de Nederlandse en goede beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift. Je kunt goed overweg met Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint). Klantgerichtheid; reageert snel en correct op vragen en verzoeken, zoekt naar passende oplossingen, neemt verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de gemaakte afspraken. Plannen en organiseren; stelt prioriteiten, houdt rekening met de agenda van betrokkenen, stemt de planning zo nodig af op de lopende processen, zorgt ervoor dat de benodigde mensen en middelen op het juiste moment beschikbaar zijn. Flexibiliteit; makkelijk kunnen schakelen tussen management- en diverse uitvoeringsactiviteiten, zowel intern als extern. Organisatiesensitiviteit; kent de verhoudingen in de interne organisatie en met externe partners, herkent gevoeligheden, risico’s en kansen, gaat bij de juiste personen na of er draagvlak is. Samenwerken; stemt het eigen werk af op dat van anderen, deelt kennis, informatie en ideeën met anderen, draagt bij aan de goede onderlinge werkrelatie, zowel binnen de divisie als met externe contacten, geeft constructieve feedback aan anderen en staat open voor het ontvangen daarvan, stelt gemeenschappelijke belangen boven het individuele belangen en helpt anderen waar nodig.

Dit waarderen we ook aan jou: Jouw doel is om te zorgen dat je collega’s binnen de projecten zo onbezorgd mogelijk hun werk kunnen doen. Je staat bekend om je zorgvuldige en accurate manier van werken. Persoonlijke en vertrouwelijke informatie is bij jou in veilige handen. Je kunt snel schakelen en je bent in staat om je planning aan te passen als de situatie daarom vraagt. Je gaat graag de uitdaging aan om jezelf verder te ontwikkelen. Je vindt het leuk om met verschillende disciplines samen te werken en daarmee een bijdrage te leveren aan het verbeteren van forensisch onderzoek. Je vindt snel je weg in digitale registratiesystemen en je hebt affiniteit met een kwaliteitssysteem.

Hier kom je te werken: Meer over Divisie Biologische Sporen. De divisie Biologische Sporen (BiS) wordt geleid door een divisiehoofd en een managementteam die teams met specifieke inhoudelijke taken aansturen. Voor uitvoering van de kerntaken is een goede samenwerking tussen de teams noodzakelijk en moet de overdracht van, bijvoorbeeld, informatie, monsters en stukken van overtuiging snel en betrouwbaar gebeuren. Efficiënte en procesmatig werken zijn hierbij essentieel. Wij voeren biologisch sporenonderzoek, bloedspoorpatroononderzoek, forensisch DNA/RNA-onderzoek en DNA-verwantschapsonderzoek uit volgens internationale maatstaven. We lopen daarbij voorop in de ontwikkeling en toepassing van nieuwe onderzoeksmethoden. Onze belangrijkste klanten zijn het Openbaar Ministerie en de politie. De resultaten van, in het bijzonder, het forensisch DNA-onderzoek zijn vaak van groot belang in strafzaken. Ook zijn de disciplines binnen BiS betrokken bij identificatieonderzoek bij rampen. De samenleving en de media zijn zeer geïnteresseerd in ons werk en volgen het Nederlands Forensisch Instituut enthousiast en kritisch. Wij werken zeer kwaliteitsbewust en onze onderzoeken worden onder een ISO 17025-accreditatie uitgevoerd. Handhaving van kwaliteitsbewustzijn, accreditatie en innovatie zijn voor BiS essentieel.

Werken bij de Rijksoverheid betekent een bijdrage leveren aan een beter Nederland. Dus ook aan een veilige en rechtvaardige samenleving voor iedereen. Justitie en Veiligheid verdedigt en beschermt de rechtsorde. Van beleid tot uitvoering. Het Nederlands Forensisch Instituut (NFI) is een agentschap van het ministerie van Justitie en Veiligheid en levert kwalitatief hoogwaardige forensische diensten met behulp van state-of-the-art technologie en wetenschap. Gedreven NFI-professionals richten zich gezamenlijk op het tijdig leveren van begrijpelijke, objectieve en zo nodig multidisciplinaire forensische analyses, op meer dan dertig onderzoeksgebieden zoals DNA, pathologie en toxicologie, maar bijvoorbeeld ook digitale technologie en wapens. De resultaten spelen een belangrijke rol bij opsporing, vervolging en in rechtszaken. In alle gevallen houdt het NFI zich bezig met zaken die direct van invloed zijn op het dagelijks leven. Dat maakt werken voor het NFI zo bijzonder. Want recht raakt mensen.

Over de functiegroep Managementondersteuner: Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.