Team Assistant - Infrastructure

Over Nebius: Nebius leidt een nieuw tijdperk in cloudinfrastructuur voor de wereldwijde AI-economie. We bouwen een full-stack AI-cloudplatform dat ontwikkelaars en bedrijven ondersteunt van data- en modeltraining tot productie-implementatie, zonder de kosten en complexiteit van het bouwen van grote interne AI/ML-infrastructuren. Gebouwd door ingenieurs, voor ingenieurs. Van grootschalige GPU-orchestratie tot inferentie-optimalisatie, we bezitten de moeilijke problemen op het gebied van compute, opslag, netwerken en toegepaste AI. Gevestigd op Nasdaq (NBIS) en met hoofdkantoor in Amsterdam, hebben we een wereldwijde aanwezigheid met R&D-hubs in Europa, het VK, Noord-Amerika en Israël. Ons team van meer dan 1.500 omvat honderden ingenieurs met diepgaande expertise op het gebied van hardware, software en AI R&D.

We zijn op zoek naar een proactieve, goed georganiseerde Team Assistant ter ondersteuning van de Hoofd Infrastructuur. In deze rol zorg je ervoor dat de dagelijkse operaties soepel verlopen door uitzonderlijke ondersteuning te bieden en een breed scala aan administratieve en operationele activiteiten te coördineren. Je werkt nauw samen met de Hoofd Infrastructuur en het Executive Support-team, waarbij je alles afhandelt van complexe planning en reizen tot team evenementen en operationele coördinatie. Succes in deze rol komt voort uit georganiseerd zijn, aandacht voor detail hebben, zich kunnen aanpassen en altijd bereid zijn om een extra stap te zetten om dingen gedaan te krijgen.

Wat je gaat doen:

• Executive Support
  • Beheer een dynamische en complexe agenda over meerdere tijdzones, waarbij je concurrerende prioriteiten en frequente wijzigingen in de planning in balans houdt.
  • Coördineer binnenlandse en internationale reizen, inclusief visa, accommodatie, vervoer en last-minute wijzigingen in de reisroute.
  • Organiseer vergaderingen van begin tot eind, waarbij je ervoor zorgt dat alle logistiek en materialen op hun plaats zijn.
  • Beheer onkostenrapporten, vergoedingen en andere administratieve processen voor executives.
  • Coördineer administratieve documentatie, waaronder NDA's en andere vereiste goedkeuringen.
  • Optreden als een vertrouwde partner voor de Hoofd Infrastructuur, anticiperen op behoeften, administratieve lasten verwijderen en ervoor zorgen dat ze zich kunnen concentreren op het werk met de grootste impact.
• Operations & Team Support
  • Ondersteun de planning en uitvoering van team evenementen, offsites, leiderschapsvergaderingen en andere organisatorische initiatieven.
  • Coördineer leveranciers en externe partners, inclusief contracten, inkoop, facturen, betalingen en gerelateerde administratieve processen.
  • Stuur operationele follow-ups door actiepunten bij te houden en ervoor te zorgen dat belangrijke taken tijdig worden voltooid.
  • Verbeter en documenteer continu administratieve en operationele processen.
  • Bied back-up ondersteuning aan andere Team / Executive Assistants en werk samen als onderdeel van het Executive Support-team.
  • Neem de verantwoordelijkheid voor ad-hoc operationele projecten en administratieve initiatieven die helpen de organisatie efficiënt te laten draaien.

Wat we zoeken:

• Ervaring met het ondersteunen van senior executives in een snel veranderende, dynamische omgeving.
• Uitzonderlijke organisatorische vaardigheden met een uitstekende aandacht voor detail en nauwkeurigheid.
• Flexibiliteit om zich aan te passen aan veranderende prioriteiten en, indien nodig, de werktijden aan te passen om de agenda van de executive te ondersteunen.
• Een bereidheid om de extra stap te zetten om de beste oplossing te vinden, niet alleen de eerste.
• Een proactieve, servicegerichte mindset - je anticipeert op behoeften, identificeert potentiële problemen vroeg en bent trots op het leveren van hoogwaardige ondersteuning.
• Sterke communicatieve vaardigheden, professionaliteit en discretie bij het omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Een samenwerkende, positieve houding - je bouwt sterke relaties op en bent gemakkelijk om mee samen te werken, zowel binnen teams als met externe partners.
• Iemand die echt geniet van executive support als een langdurige carrière en trots is op het mogelijk maken van succes voor anderen.

Wat succes eruit ziet:

• De Hoofd Infrastructuur kan zich concentreren op strategische prioriteiten, in de wetenschap dat de dagelijkse operaties soepel verlopen.
• Agenda's, reizen, vergaderingen, uitgaven en logistiek worden naadloos afgehandeld, zelfs als prioriteiten veranderen.
• Team evenementen, leiderschapsvergaderingen en operationele activiteiten worden uitgevoerd met uitzonderlijke aandacht voor detail.
• Collega's weten dat ze op jou kunnen rekenen om dingen nauwkeurig, efficiënt en met minimale follow-up gedaan te krijgen.
• Administratieve en operationele processen worden efficiënter door jouw aandacht voor detail en toewijding aan continue verbetering.
• Je wordt een vertrouwde en betrouwbare partner die geniet van het helpen van anderen om succesvol te zijn en trots is op het gemakkelijker maken van hun werk.

Voordelen & Voordelen:

• Competitieve compensatie
• Carrièregroei en leermogelijkheden
• Flexibiliteit en eigenaarschap
• Samenwerkende en innovatieve cultuur
• Kans om te werken aan impactvolle AI-projecten
• Internationale omgeving en getalenteerde teams

Wat is het zoals om bij Nebius te werken:

• Snel bewegend - Gedurfde denkwijze - Constante groei - Betekenisvolle impact - Vertrouwen en echte eigendom - Kans om de toekomst van AI vorm te geven

Gelijke Kansen Verklaring: Nebius is een werkgever die gelijke kansen biedt. We zijn toegewijd aan het bevorderen van een inclusieve en diverse werkplek en aan het bieden van gelijke kansen.