Office & People Coordinator

Ben jij een organisatorisch talent dat floreert in een dynamische omgeving? Wil je jouw skills inzetten voor een organisatie die vluchtelingenkampen wereldwijd transformeert naar menswaardige, veilige en zelfvoorzienende communities? En ben jij klaar om mee te groeien met onze organisatie? Dan zoeken wij jou!

Wie zijn wij? Bij Movement On The Ground praten we niet alleen over verandering, we creëren die werkelijkheid. Met onze Camp to Campus-filosofie geven we humanitaire hulp een nieuwe betekenis. Samen met bewoners van opvanglocaties en woongroepen creëren we omgevingen waar mensen zich weer mens kunnen voelen, zich kunnen ontwikkelen en kunnen bouwen aan hun toekomst. Onze organisatie wordt gedreven door een ondernemende cultuur. We zijn betrokken, daadkrachtig en denken in mogelijkheden. Samen zoeken we continu naar duurzame oplossingen die écht impact maken.

Jouw rol: een sterke basis én ruimte om te groeien. Jij bent een belangrijke spil in onze dagelijkse operatie. Je zorgt ervoor dat de administratieve en organisatorische basis staat als een huis en dat onze teams achter de schermen soepel hun werk kunnen doen. Je start met een veelzijdige rol waarin de ondersteuning van HR & Office Support ongeveer 50% van je tijd beslaat. Daarnaast ondersteun je collega’s binnen onder andere Finance en Fundraising. Van het regelen en organiseren van praktische zaken tot het ondersteunen van processen: jij houdt overzicht, pakt aan en zorgt dat dingen geregeld worden. Tegelijkertijd is dit meer dan een ondersteunende rol. Je krijgt volop de ruimte om MOTG van binnenuit te leren kennen, initiatief te nemen en mee te bouwen aan onze verdere groei. Zie je iets dat slimmer, beter of efficiënter kan? Dan horen we dat graag van jou.

Wat ga je doen? In deze positie is geen dag hetzelfde. Je ondersteunt verschillende teams: van HR en Finance tot Fundraising, en zorgt ervoor dat collega's hun werk optimaal kunnen doen. Dankzij jouw organisatietalent en proactieve houding loopt alles achter de schermen op rolletjes.

• Je ondersteunt bij uiteenlopende administratieve en organisatorische werkzaamheden. Van het stroomlijnen van processen tot het opmaken van documenten en presentaties: jij zorgt dat alles tot in de puntjes geregeld is.
• Je beheert de centrale mailbox, verwerkt de post, plant team-overleggen en beheert de teamagenda. Daarnaast ondersteun je collega's bij het boeken van reizen en andere praktische zaken, help je bij het verspreiden van interne communicatie en zorg je ervoor dat de dagelijkse gang van zaken op kantoor soepel verloopt.
• Je ondersteunt bij de organisatie van inspirerende teamdagen en sportieve evenementen zoals de Dam tot Damloop, kerst- en iftarvieringen, evenementen rondom World Refugee Day en bijeenkomsten voor onze partners en donateurs.
• Je houdt de CRM-database actueel, bewaakt deadlines voor subsidiecycli en rapportages en zorgt ervoor dat de juiste informatie tijdig wordt verzameld voor donor- en partnerrapportages.
• Je ondersteunt HR bij het opstellen van contracten, verzorgt de praktische kant van de onboarding, maakt accounts aan in systemen zoals Google Workspace, Rydoo, Exact, NMBRS en VerzekeringInzicht en zorgt ervoor dat alles klaarstaat voor een goede eerste werkdag.
• Onder begeleiding van het Finance-team help je bij het beheren van grootboekrekeningen, kostenplaatsen en kostendragers. Daarnaast ondersteun je bij de onboarding van leveranciers en zorg je ervoor dat de administratie zorgvuldig en actueel blijft.
• Je schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden. Loopt de dag anders dan gepland? Geen probleem. Jij houdt juist van dynamiek, springt bij waar nodig en weet snel de juiste prioriteiten te stellen.

Wie zoeken wij? Wij zoeken iemand die energie krijgt van een dynamische omgeving, verantwoordelijkheid neemt en graag bijdraagt aan een organisatie met maatschappelijke impact.

• Je bent georganiseerd en nauwkeurig. Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en krijgt energie van het regelen en verbeteren van zaken.
• Je bent proactief en flexibel. Je ziet wat nodig is, denkt in oplossingen en beweegt makkelijk mee met veranderingen.
• Je hebt een can-do mentaliteit. Je pakt aan, neemt initiatief en werkt graag samen in een ondernemende omgeving.
• Je communiceert makkelijk in Nederlands en Engels. Je voelt je thuis in een internationale organisatie.
• Je voelt je verbonden met onze missie en je hebt affiniteit met het humanitaire werk.
• Je hebt bij voorkeur een afgeronde mbo-opleiding en ervaring in een ondersteunende of administratieve rol.

Wat bieden wij jou?

• Een ondernemende community: je wordt onderdeel van een gedreven en internationaal team van doeners.
• Betekenisvolle impact: een sleutelrol waarbij je direct kunt bijdragen aan een menswaardig bestaan voor mensen op de vlucht.
• Een sterke basis: een kantoor in hartje Amsterdam, inclusief lunch en een pensioenregeling bij PFZW.
• Ruimte voor ontwikkeling: een persoonlijk ontwikkelbudget en een well-being programma.
• Perspectief: we starten met 6 maanden contract voor 32 uur, met de intentie om langdurig met elkaar samen te werken.

Ben jij klaar om in beweging te komen? Herken jij jezelf in dit profiel en kun je niet wachten om je mouwen op te stropen voor Movement On The Ground? Stuur dan je CV en een motivatie naar jolien@movementontheground.com t.a.v. Jolien den Hartog.