Managementondersteuner in Utrecht

Houd je van het ondersteunen van collega’s zodat zij ontzorgd worden? Ben je in staat om vooruit te kijken en in te schatten wat er nodig is? Zorg je er graag voor dat alles op rolletjes loopt en vind je het een uitdaging om complexe afspraken te plannen? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Als managementondersteuner verricht je secretariële ondersteuning voor de afdelingshoofden van het CvTE. Een groot deel van je werkzaamheden bestaat uit het maken van afspraken. Hiervoor heb je regelmatig contact met externe partners zoals het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW), de Inspectie van het Onderwijs en DUO. Je gaat daarbij sensitief om met de verschillende belangen van de betrokken organisaties. Ook zul je regelmatig gevraagd worden om zaken te organiseren waaronder het regelen van een locatie en lunches. Wij zoeken nadrukkelijk iemand die het leuk en uitdagend vindt om initiatief te nemen. Je bent tevens in voorkomende gevallen achtervang voor de andere managementondersteuners.

Het gaat bij deze functie kortom om de volgende werkzaamheden:

• Agendabeheer management;
• Het plannen en organiseren van interne bijeenkomsten en bijeenkomsten met externe partners, en alles wat daarbij komt kijken;
• Het verzorgen van uitgaande correspondentie;
• Overzicht houden op de activiteiten binnen de afdeling;
• Diverse (ad hoc) voorkomende ondersteunende werkzaamheden.

Dit krijgt je:

• Schaal 7 €3.097 - €3.984 (bruto)
• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd 12 maanden 32 - 36 uur
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer:

• Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen.
• De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden.
• Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.
• We bieden je de mogelijkheid om de voor jou belangrijke feestdagen te vieren zonder dat je daar een vrije dag voor hoeft op te nemen.

Dit vragen wij:

• Je beschikt over een mbo-4-diploma secretarieel;
• Je beschikt over een goede beheersing van de Windows gestuurde MS-Office-programma’s, zoals Outlook, Excel, Word en PowerPoint;
• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
• Je bent proactief en werkt gestructureerd;
• Je bent in staat om overzicht te behouden en prioriteiten te stellen.

Goed om te weten: wij zoeken voor deze functie iemand die in ieder geval op dinsdag en vrijdag beschikbaar is.

Meer over Staf:

De afdeling staf bestaat uit vier teams: team communicatie, team digitalisering, team HR & financiën en team ondersteuning. De afdeling heeft een afdelingshoofd en er werken circa 30 medewerkers met elk hun eigen aandachtsgebieden, taken en verantwoordelijkheden. Het team ondersteuning bestaat uit vier managementondersteuners, twee facilitair medewerkers en een teamleider. Als medewerker van het team draag je bij aan de samenwerking en kennisdeling in een informele sfeer, waarin we altijd bereid zijn om elkaar te ondersteunen.

Bijzonderheden:

Het CvTE zet zich actief in om een inclusieve werkomgeving te creëren. Samen werken wij aan een organisatie waar iedere medewerker zich betrokken en gewaardeerd voelt. Talent als basis, diversiteit als kracht.

Wat bieden wij:

• Onze richtlijn is om 50% op kantoor te werken en 50% thuis.
• Een budget conform cao Rijk om je thuiswerkplek goed in te richten.
• Een monumentaal kantoor in het centrum van Utrecht, op loopafstand van het station.
• Gratis fruit voor onze medewerkers.

Heb je (nog) geen vast dienstverband als rijksambtenaar, dan start je met een tijdelijk dienstverband met uitzicht op vast.