Managementondersteuner; tijdelijke functie ivm zwangersschapsverlof in The Hague

Het is maandagochtend. De agenda van de directeur wijzigt nog voor de eerste vergadering begint. Er komt een extra overleg bij, een externe afspraak moet worden verplaatst en ondertussen belt een collega met een vraag over de onboarding van een nieuwe medewerker. Jij houdt het overzicht, past de planning aan en zorgt dat iedereen weet waar hij aan toe is.

Je ondersteunt de directeur en zorgt dat de dagelijkse werkzaamheden goed en soepel verlopen. De directie is volop in ontwikkeling. Dat maakt het werk afwisselend en soms druk, maar ook interessant.

• Beheren van agenda’s en plannen, verplaatsen en voorbereiden van afspraken;
• Ondersteunen van de directeur;
• Registreren van personele mutaties;
• Ondersteunen bij on- en offboarding van medewerkers en stagiaires;
• Administratieve afhandeling van werving- en selectieprocedures;
• Eerste aanspreekpunt zijn voor interne medewerkers en externe contacten;
• Verrichten van representatieve en secretariële werkzaamheden;
• Reserveren van vergaderlocaties en regelen van faciliteiten;
• Actieve rol in de voorbereiding en uitvoering van interne en externe activiteiten;
• Bijdragen aan de maandelijkse nieuwsbrief;
• Coördineren van werk en samenwerken met de andere managementondersteuners binnen Directie I en elkaar vervangen waar nodig.

Wanneer kan het druk zijn? Het werktempo kan toenemen bij:

• Wijzigingen in MT-agenda’s op korte termijn;
• Periodes met veel overleggen of besluitvorming;
• Instroom van nieuwe medewerkers (onboarding);
• Organisatie van bijeenkomsten of directie brede activiteiten;
• Afwezigheid van collega-managementondersteuners.

Juist op die momenten is het belangrijk dat je overzicht houdt, duidelijk communiceert en prioriteiten stelt.

Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen.

De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

We bieden je de mogelijkheid om de voor jou belangrijke feestdagen te vieren zonder dat je daar een vrije dag voor hoeft op te nemen. Hemelvaartsdag en/of 2e pinksterdag kun je bijvoorbeeld inruilen voor een andere feestdag. Hierover maak je afspraken met je leidinggevende.

Dit vragen wij:

• Je hebt bij voorkeur ervaring in een uitvoerende managementondersteunende of secretariële functie;
• Je kunt goed plannen en werkt gestructureerd;
• Je bent zorgvuldig in administratieve taken;
• Je communiceert duidelijk en professioneel;
• Je kunt omgaan met wisselende prioriteiten;
• Je werkt graag samen en neemt verantwoordelijkheid voor je eigen taken.

Meer over Secretariaat Directie I: Dit is een jonge directie binnen OCW. Er wordt doorlopend hard gewerkt aan het neerzetten van een goede structuur en samenwerking. Dat vraagt om flexibiliteit en meebewegen, maar zorgt ook voor een prettige dynamiek. De werksfeer is open, collegiaal en professioneel. Collega’s zijn toegankelijk en helpen elkaar. Managers zijn benaderbaar en staan open voor overleg en afstemming.

Over Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap: Bij het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) werk je aan een slim, vaardig en creatief Nederland. Waar mensen zichzelf kunnen en mogen zijn, waar iedereen mee kan doen en waar je de vrijheid hebt om jezelf te ontwikkelen en te uiten. Bij ons werk je aan gelijke kansen, zodat al het talent in Nederland kan bloeien.

De selectiegesprekken vinden plaats op werkdagen op ons kantoor in Den Haag. De donderdag is de vaste teamdag op kantoor. We streven er naar om binnen één week na sluiting van de vacature te reageren op je sollicitatie.

De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken) en een arbeidsvoorwaardengesprek. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de sollicitatieprocedure.

Wil je de vacature later nog eens teruglezen, bijvoorbeeld voor je sollicitatiegesprek? Vergeet dan niet om de tekst te downloaden en op te slaan.

Als je in dienst bent van het Rijk en solliciteert met een aanwijzing als verplichte van-werk-naar-werk kandidaat of herplaatsingskandidaat, verzoeken wij je een kopie van de aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.

Geef vooral aan waarmee we jou kunnen assisteren bij een succesvolle kennismaking.

Over de functiegroep Managementondersteuner: Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie over de sollicitatieprocedure: Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap nodigt je uit op hun site te solliciteren. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.