In één oogopslag
- Taken: Beheer complexe agenda's en ondersteun het managementteam met vergaderstukken en facilitaire taken.
- Bedrijf: Werken bij de directie Erfgoed en Kunsten van het Ministerie van OCW.
- Voordelen: Flexibele arbeidsvoorwaarden, individueel keuzebudget en mogelijkheden voor persoonlijke groei.
- Overige informatie: Informele organisatiecultuur met ruimte voor creativiteit en samenwerking.
- Waarom deze baan: Maak impact in de culturele sector en werk samen met een gemotiveerd team.
- Kwalificaties: Ervaring als managementondersteuner en goede beheersing van de Nederlandse taal.
Het verwachte salaris ligt tussen 34650 - 42350 € per jaar.
Als managementondersteuner bij de directie Erfgoed en Kunsten zorg je voor een overzichtelijke en actuele agenda van een van de MT-leden.
Wat doe je op een dag?
- Je beheert en bewaakt de agenda van een MT-lid.
- Je signaleert tijdig eventuele knelpunten.
- Je verzamelt de juiste vergaderstukken, die tijdig beschikbaar en volledig zijn voor alle aanwezigen bij een overleg.
- Je hebt verantwoordelijkheden op het facilitaire vlak: reserveren van vergaderzalen, aanmelden van bezoekers, regelen van catering, afhandelen van telefoontjes, voorbereiden van drukmateriaal, e-mail en post- en stukkenstroom.
Om je werk goed te kunnen doen is het belangrijk dat je weet wat er speelt binnen de directie. Hiervoor heb je wekelijks overleg met een MT-lid, sluit je aan bij directie- en afdelingsbijeenkomsten en sociale activiteiten. Je kent de medewerkers van de directie en je weet met welke onderwerpen zij bezig zijn.
Je doet dit allemaal niet alleen. Je werkt binnen een team met 4 collega’s. Op hen kun je terugvallen en zij op jou. Jullie werken vanuit één dienstpostbus en nemen, indien nodig, de werkzaamheden van elkaar over.
Om deze functie goed te kunnen vervullen, ben je van nature een energiek persoon die gemakkelijk contact maakt, vlot en helder communiceert, en graag samenwerkt. Je bent klantgericht en flexibel, want de dag loopt vaak anders dan je van te voren had gedacht. Je handelt zelfstandig en je hebt een proactieve houding: je signaleert knelpunten tijdig. Jouw werkwijze is efficiënt, effectief en je bent accuraat. Je kunt je snel inwerken en weet precies hoe je structuur aanbrengt in een leuke dynamische werkomgeving.
Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd: 1 jaar. Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.
Dit bieden we nog meer:
- Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd.
- De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden.
- Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.
- We bieden je de mogelijkheid om de voor jou belangrijke feestdagen te vieren zonder dat je daar een vrije dag voor hoeft op te nemen.
Dit vragen wij:
- Goede beheersing van de Nederlandse taal, in woord en geschrift.
- Aantoonbaar digitaal vaardig: je kunt goed werken met de gebruikelijke kantoorapplicaties zoals Outlook en Word en MS Teams.
- Je hebt ervaring als secretaresse, management-ondersteuner.
- Ervaring bij de (rijks)overheid is een pré.
- Je bent creatief, oplossings- en resultaatgericht en vooral: als persoon een toevoeging aan ons team!
Meer over Afdeling Algemeen Beleid, team secretariaat:
Over de directie Erfgoed en Kunsten (E&K): Iedereen heeft elke dag te maken met kunst en cultuur, door de muziek die je luistert, de oude kerk waar je langs loopt of de voorstelling waar je voor repeteert. De directie E&K zorgt voor de voorwaarden voor een gezonde, interessante en toegankelijke culturele sector van hoge kwaliteit in Europees Nederland en in Caribisch Nederland.
De directie E&K heeft een informele, open organisatiecultuur met korte lijnen. We zijn een creatieve directie met sterke collegiale banden. We gaan uit van eigen verantwoordelijkheid, maar denken graag met elkaar mee. Iedereen werkt met regelmaat thuis, maar we willen vooral op kantoor samenwerken om de synergie te benutten en de collegiale band te versterken.
Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap zet zich actief in om een inclusieve werkomgeving te creëren. Samen werken wij aan een organisatie waar iedere medewerker zich betrokken en gewaardeerd voelt.
De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken) en een arbeidsvoorwaardengesprek. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de sollicitatieprocedure.
Managementondersteuner directie Erfgoed en Kunsten in The Hague werkgever: Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) is een uitstekende werkgever die zich inzet voor de ontwikkeling van zijn medewerkers. Met een focus op een stimulerende werkcultuur en aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden, biedt het OCW volop mogelijkheden voor persoonlijke en professionele groei. Werken in deze rol betekent bijdragen aan betekenisvol onderwijsbeleid in een dynamische omgeving waar jouw financiële expertise echt het verschil kan maken.
Contactgegevens:
Recruitmentteam van Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Managementondersteuner directie Erfgoed en Kunsten in The Hague kunt binnenhalen
✨Leer de kneepjes van de overheidswereld
Neem deel aan evenementen en netwerkbijeenkomsten die gericht zijn op de overheid en de publieke sector. Dit is dé plek waar je mensen kunt ontmoeten die al werken bij organisaties zoals Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en je kunt een goed beeld krijgen van hun cultuur en wensen.
✨Gebruik je connecties
Vraag aan vrienden of familie die in de publieke sector werken om je te koppelen aan hun netwerk. Het gaat vaak om wie je kent, dus laat je niet schamen om dat aanspreekpunt te zoeken dat je verder kan helpen op de arbeidsmarkt.
✨Wees proactief op sociale media
Volg de relevante overheidsinstanties en publieke organisaties op platforms zoals LinkedIn en Twitter. Dit kan je helpen om op de hoogte te blijven van vacatures bij Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en om te zien welke vaardigheden en kennis momenteel het meest gevraagd worden.
✨Neem deel aan vrijwilligerswerk
Ervaring doen in de publieke sector kan een goede manier zijn om je cv op te bouwen en je netwerk uit te breiden. Zoek naar vrijwilligersprojecten die aansluiten bij waar je bij Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap zou willen werken en laat zien dat je betrokken bent bij de gemeenschap.
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Managementondersteuner directie Erfgoed en Kunsten in The Hague te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Ken je DEI-beleid:In de overheid en publieke sector is Diversiteit, Gelijkheid en Inclusie (DEI) superbelangrijk. Zorg ervoor dat je in je motivatiebrief aangeeft hoe jij deze waarden ondersteunt en wat jouw visie daarop is. Dit laat zien dat je de organisatie snapt en een goede fit bent voor Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.
Wees transparant over je ervaring:Bij een fulltime rol in de overheid verwachten ze vaak relevante ervaring of opleidingen. Wees specifiek over jouw eerdere functies, stages of projecten die een link hebben met de publieke sector, en hoe deze jou voorbereiden op de rol van Managementondersteuner directie Erfgoed en Kunsten. Gebruik bijvoorbeeld concrete voorbeelden of resultaten die je hebt behaald.
Opleidingen en certificaten zijn key:Vergeet niet om je relevante diploma’s en certificaten goed in je CV te vermelden. Dit kan betekenen dat je naast je HBO of WO-diploma ook aanvullende cursussen hebt gevolgd die belangrijk zijn voor deze rol. Laat zien dat je blijft leren en ontwikkelen, dat bevalt werkgevers!
Kijk naar de taal en stijl:In de overheid hechten ze veel waarde aan een duidelijke en formele schrijfstijl. Zorg ervoor dat je motivatiebrief en CV vrij zijn van jargon, maar ook niet te casual zijn. Gebruik een professionelere toon, zodat je laat zien dat je de sector serieus neemt. Dit kan het verschil maken in je sollicitatie bij Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap!
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
✨Ken je wetgeving en beleid
In de overheid en publieke sector draait alles om wetgeving en beleid. Zorg ervoor dat je goed op de hoogte bent van belangrijke wetten en actuele beleidskwesties die relevant zijn voor Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en de rol van Managementondersteuner directie Erfgoed en Kunsten.
✨Bereid je voor op scenario's
Verwacht dat je wordt uitgedaagd met scenario's waarin je moet laten zien hoe je omgaat met publieke belangen en ethische dilemma's. Dit soort vragen zijn veelvoorkomend in interviews binnen de overheid en publieke sector, dus oefen je reacties en beslissingsprocessen.
✨Toon je motivatie voor de publieke zaak
Omdat het hier gaat om een fulltime functie, willen ze zien dat je echt gemotiveerd bent om in de publieke sector te werken. Deel je redenen waarom je deze rol bij Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap wil en hoe je je kunt inzetten voor de gemeenschap.
✨Netwerk met professionals in de sector
Probeer contact te leggen met mensen die al werkzaam zijn in de overheid en publieke sector. Dit kan je inzichten geven in de bedrijfscultuur bij Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en tips over hoe je je kunt onderscheiden in het interview.
