Managementsecretaresse in Leeuwarden

Secretariële- en administratieve management ondersteuning ten behoeve van Commandant/Sectiehoofden, door:

• Het op belang en urgentie inschatten van binnengekomen correspondentie, het behandelen van post, het signaleren van urgente (post)stukken, het op eigen initiatief en naar eigen inzicht toevoegen van voor afhandeling benodigde informatie/bescheiden, het verzenden van uitgaande post;
• Het in overleg, beheren van de agenda, rekening houdend met prioriteiten, planning, bereikbaarheid, frequentie en noodzaak en attenderen op het nakomen van de gemaakte afspraken;
• Het onderhouden van (telefonische) contacten met in- en externe instanties en personen over inhoudelijke aspecten van in behandeling zijnde onderwerpen;
• Het fungeren als eerste aanspreekpunt/vraagbaak voor interne medewerkers en externe instanties en personen over administratief-organisatorische aangelegenheden binnen het Command/Staf CLSK en over algemeen inhoudelijke aspecten van in behandeling zijnde onderwerpen;
• Het vervullen van een bufferfunctie tussen Commandant/Sectiehoofden en interne medewerkers respectievelijke externe instanties;
• Het bewaken en coördineren van in- en externe inkomende en uitgaande informatiestromen;
• Het attenderen op aandachtspunten en het signaleren van knelpunten in de voortgang van de in- en externe communicatie;
• Het fungeren als aanspreekpunt/vraagbaak met betrekking tot logistieke, administratief en/of secretariële ondersteuning;
• Het (doen) voorbereiden, ontvangen en begeleiden van (officiële, ook buitenlands) bezoek en delegaties;
• Het fungeren als secretaresse/notulist bij directievergaderingen dan wel overige vergaderingen;
• Het administratief/organisatorisch voorbereiden van vergaderingen, het archiveren van de vergaderstukken en het (in voorkomend geval) verzorgen van de verslaglegging van de vergaderingen en van de voortgangsbewaking van de daarin overeengekomen acties;
• Het opzetten en bijhouden van het werkarchief (met behulp van o.a. X-Post) en het bewaken van de tijdige en volledige levering van de te archiveren stukken en het completeren van dossiers;
• Het naar eigen inzicht en op basis van globale aanwijzingen concipiëren van brieven (ook in vreemde talen) en het daartoe verzamelen en bewerken van (aanvullende) informatie;
• Het controleren van uitgaande correspondentie op taalfouten, lay-out en huisstijl en het verzorgen van uitgaande correspondentie (waaronder het omzetten van conceptteksten naar interne memoranda, nota’s, brieven, e.d.);
• Het beoordelen van uitnodigingen, het doorgeleiden van relevante verzoeken en het verzorgen van adequate informatie voor de Commandant/Sectiehoofden;
• Het regelen van lunches/diners, zakenreizen en uitnodigingen.

Algemeen organisatorische staf- en administratieve ondersteuning, door:

• Het verzamelen, bewerken en beoordelen van (bedrijfsvoering-)gegevens ter realisatie van (management)informatie met betrekking tot de voortgang van uiteenlopende administratief-organisatorische aangelegenheden;
• Het signaleren van knelpunten en aandragen van oplossingen voor het beheren en bewaken van planningen, contacten en bedrijfsvoeringsprocessen;
• Het attenderen op bijzondere aandachtspunten en het bewaken van de voortgang en afdoening van gemaakte afspraken en genomen besluiten;
• Het verzorgen van de agendaplanning en voortgangsmelding/-bewaking bij de uitwerking van de documenten.

Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling 1 jaar. Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer:

• Onze beloning voor jou: Je kunt rekenen op aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden die passen bij de waardevolle bijdrage die je levert aan onze organisatie. Jouw welzijn en professionele ontwikkeling staan centraal. Daarom bieden we een passend salaris voor jou, betaald ouderschapsverlof, een vergoeding voor woon-werkverkeer.
• Individueel keuzebudget dat bestaat uit 16.33% van het bruto jaarsalaris. Dit budget kan je laten uitbetalen of inzetten voor fiscale doeleinden. Je kan ook extra verlofuren kopen als je dat wenst;
• De mogelijkheid om gratis te sporten op iedere Defensie locatie;
• Ontwikkelingsmogelijkheden: We investeren in jouw groei en ontwikkeling door middel van trainingen, workshops en mogelijkheden om je vaardigheden te verbeteren;
• Doorgroeimogelijkheden: We bieden mogelijkheden om door te groeien binnen onze organisatie. Zo kun je jouw carrière pad vormgeven;
• Jouw inzet wordt gewaardeerd. We erkennen de bijdrage die je levert aan het succes van onze organisatie.

Dit vragen wij:

• Algemeen vaktechnische kennis van management ondersteunende methoden en werkwijzen binnen het Command/Staf CLRS;
• Administratief technische kennis van de interne administratieve en procedurele uitvoeringsvoorschriften en de toepassing daarvan;
• Kennis van budgetbewaking en voortgangsbewaking van activiteiten;
• Algemeen vaktechnische kennis van reguliere archiverings- en documentatie technieken;
• Inzicht van taakstelling, structuur en werkwijze van het Command/Staf CLRS;
• Inzicht in diverse bedrijfsvoeringsprocessen;
• Inzicht in de organisatorische en functionele verhoudingen binnen de organisatie;
• Nauwkeurige vaardigheid in het maken van verslagen van vergaderingen, in het vormen en bijhouden van dossiers en het te woord staan van derden;
• Vaardigheid in het werken met geautomatiseerde systemen (kantooromgeving);
• Vaardigheid in het vormen en bij houden van het archief en in het maken van voortgangsrapportages, overzichten, verslagen, nota’s.

Meer over Koninklijke Luchtmacht: Vliegbasis Leeuwarden is samen met Vliegbasis Volkel en het Air Operations Control Station in Nieuw Milligen onderdeel van het Air Combat Command. Vliegbasis Leeuwarden heeft 1 squadron met F-35-gevechtsvliegtuigen en 1 squadron met onbemande vliegtuigen, de MQ-9 Reaper. Daarnaast zorgen ondersteunende squadrons voor onderhoud, logistiek en platformtaken als luchtverkeersleiding, meteo, bewaking en brandweer.

Een veiligheidsonderzoek en referentiecheck (op verzoek) maken deel uit van de selectieprocedure; Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure; Je dient in het bezit te zijn van de Nederlandse nationaliteit; Aan deze vacaturetekst kunnen geen rechten worden ontleend.