In één oogopslag
- Taken: Ondersteun de Inspecteur Generaal met administratieve en organisatorische taken.
- Bedrijf: Ministerie van Defensie, een belangrijke werkgever in Nederland.
- Voordelen: Flexibele werktijden, Individueel Keuzebudget en goede balans werk-privé.
- Overige informatie: Kansen voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling binnen een dynamische organisatie.
- Waarom deze baan: Draag bij aan de missie van Defensie en maak impact op de samenleving.
- Kwalificaties: MBO werk- en denkniveau en relevante ervaring in een ondersteunende rol.
Het verwachte salaris ligt tussen 3150 - 3850 € per maand.
Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT. Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.
Defensie heeft ongeveer 80.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4.500 burgers en militairen. De Inspecteur Generaal der Krijgsmacht (IGK) staat rechtstreeks onder de Minister van Defensie. Hij heeft als taak de minister - zowel op verzoek als op eigen initiatief - van advies te voorzien over alle krijgsmacht gerelateerde vraagstukken. Daarnaast moet hij, wanneer nodig, een onderzoek instellen of bemiddelen in individuele aangelegenheden met betrekking tot voormalig of toekomstig personeel van de krijgsmacht, die door de betrokkene of diens verwanten worden voorgelegd.
Als Managementondersteuner bij de IGK ben je verantwoordelijk voor secretariële, administratieve en organisatorische taken, met speciale aandacht voor de informatiehuishouding. Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s, management en externe contacten. Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Beheren van documenten en dossiers in DEFDOC en COGNOS.
- Key user zijn voor DEFDOCOndersteunen van de staf bij de organisatie en structuur van de informatiehuishouding (SWR/ SHAREPOINT).
- Beheren en onderhouden van de intranetpagina van IGK via Tridion.
- Verzorgen van agenda’s, correspondentie en rapportages.
- Beantwoorden van vragen van collega’s en externe relaties; fungeren als front-office.
- Notuleren van vergaderingen en uitwerken van verslagen.
- Ondersteunen bij bijeenkomsten, vergaderingen en evenementen.
- Aanleggen, beheren en up-to-date houden van dossiers en archieven.
- Opstellen van overzichten en managementinformatie ter ondersteuning van besluitvorming.
- Omgaan met vertrouwelijke informatie op een zorgvuldige en integere manier.
- Beheren van het HRHD-NIRS systeem; training wordt op de functie aangeboden.
Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling. Salaris onder behoud van een 38-urige werkweek.
Dit bieden we nog meer: Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.
Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.
Dit vragen wij:
- MBO werk- en denkniveau.
- Afgeronde MBO opleiding als secretariële opleiding, administratieve opleiding of managementopleiding of de bereidheid om een opleiding als deze te volgen.
- Aantoonbare relevante werkervaring in een ondersteunende functie, bij voorkeur binnen Defensie of een overheidsomgeving.
Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste. Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure. Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.
Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie.
Managementondersteuner Staf in Hilversum werkgever: Ministerie van Defensie
Bij Defensie krijg je de kans om een significante impact te maken op de transitie naar Agile werken binnen een uitdagende IT-omgeving. We bieden uitstekende mogelijkheden voor persoonlijke groei en ontwikkeling, met goede studiefaciliteiten en een stimulerende werkcultuur waarin samenwerking en vakmanschap centraal staan. Als een van de grootste werkgevers in Nederland, biedt Defensie niet alleen een competitief salaris, maar ook aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een Individueel Keuzebudget en een pensioenregeling.
Contactgegevens:
Recruitmentteam van Ministerie van Defensie
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Managementondersteuner Staf in Hilversum kunt binnenhalen
✨Verken lokale overheidsnetwerken
In de overheid en de publieke sector zijn netwerken cruciaal. Zoek lokale bijeenkomsten of evenementen waar professionals uit de publieke sector samenkomen. Dit is een kans om in contact te komen met mensen die misschien meer weten over tijdelijke rollen en je zelfs kunnen aanbevelen bij de juiste Ministerie van Defensie.
✨Gebruik sociale media en specifieke forums
Platforms zoals LinkedIn hebben speciale groepen voor mensen in de publieke sector. Word lid van die groepen en discussieer actief. Dit kan je niet alleen zichtbaarheid geven, maar ook directe connecties opleveren die je kunnen helpen met tijdelijke vacatures.
✨Neem contact op met wervingsbureaus voor de publieke sector
Wervingsbureaus die gespecialiseerd zijn in de overheid kunnen je helpen bij het vinden van tijdelijke functies. Maak contact, vertel ze over je vaardigheden en vraag of ze je kunnen matchen met opdrachtgevers zoals Ministerie van Defensie. Zij hebben vaak de ins & outs van de markt.
✨Solliciteer rechtstreeks via onze website!
Bij Ministerie van Defensie staan we altijd open voor enthousiaste kandidaten. Check regelmatig onze website voor tijdelijke vacatures en solliciteer direct. Laat je niet ontmoedigen door de concurrentie; jouw motivatie maakt het verschil!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Managementondersteuner Staf in Hilversum te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Verbind persoonlijk met je motivatie:In je motivatiebrief is het belangrijk om duidelijk te maken waarom je voor een rol in de overheid en publieke sector wilt kiezen. Laat zien dat je enthousiast bent over maatschappelijke impact en leg uit hoe jouw waarden aansluiten bij de missie van Ministerie van Defensie.
Accentueer jouw relevante ervaring:Voor een tijdelijke functie in de overheid is het goed om nadruk te leggen op eerdere ervaringen die aansluiten bij het werk dat je gaat doen. Vermeld bijvoorbeeld vrijwilligerswerk of stages die je hebt gedaan in de publieke sector, en hoe deze je hebben voorbereid op de rol van Managementondersteuner Staf.
Wees duidelijk over je beschikbaarheid:Bij tijdelijke posities verwachten werkgevers duidelijkheid over jouw beschikbaarheid. Geef aan vanaf wanneer je kunt starten en hoe lang je beschikbaar bent. Dit helpt Ministerie van Defensie om in te schatten of jouw schema overeenkomt met hun plannen.
Houd je CV overzichtelijk en doelgericht:Zorg ervoor dat je CV specifiek is gericht op de overheid en publieke sector. Vermeld relevante cursussen, trainingen en certificaten die je hebt behaald en gebruik heldere kopjes om je vaardigheden en ervaringen overzichtelijk te presenteren.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Ministerie van Defensie
✨Ken de beleidscontext
Bij een functie in de overheid en publieke sector is het belangrijk om de actuele beleidsvraagstukken goed te begrijpen. Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van belangrijke wet- en regelgeving en recent nieuws in jouw specifieke beleidsgebied. Dit laat zien dat je niet alleen geïnteresseerd bent in de functie, maar ook in het bredere plaatje van de publieke sector.
✨Bereid je voor op casusvragen
Bij interviews in de publieke sector kunnen casusvragen aan bod komen. Dit zijn vaak scenario’s die te maken hebben met beleid of publiek belang. Oefen met het formuleren van antwoorden op dergelijke situaties, waarbij je je analytische vaardigheden en het vermogen om oplossingen te bedenken kunt tonen.
✨Flexibiliteit en inzetbaarheid aantonen
Aangezien dit een tijdelijke functie is, willen werkgevers zien dat je snel kunt schakelen en je kunt aanpassen aan verschillende situaties. Gebruik voorbeelden uit vorige ervaringen waaruit blijkt dat je in het verleden succesvol bent geweest in tijdelijke of projectmatige rollen.
✨Jouw motivatie voor de publieke sector
Zorg ervoor dat je jouw oprechte motivatie voor het werken in de publieke sector duidelijk kunt maken. Wat trekt je aan in het publieke domein? Hoe wil je bijdragen aan de gemeenschap? Dit is essentieel om te laten zien dat je de missie van de organisatie begrijpt en steunt.
