Managementondersteuner CIO (617423) in Amsterdam

Standplaats: Den Haag

Contractduur: 2 jaar

Uren per week: 38

Maandsalaris: €3.736,00 - €5.015,00

Salarisniveau: Burgerschaal IBBAD 08

Niveau: MBO 4

Vakgebied: Administratief / secretarieel

Vacaturenummer: 81453

Dienstverband: Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Dit ga je doen:

In deze functie ben je primair verantwoordelijk voor het volledige agendabeheer van de CIO en de PCIO. Je zorgt voor een strakke planning en stemt afspraken met belangrijke interne en externe relaties nauwgezet af met de relevante secretariaten. Hierbij bewaak je de gestelde prioriteiten en zorg je ervoor dat de dagelijkse agenda van de topleden optimaal is ingericht. Vanwege de politiek-bestuurlijke context van de organisatie handel je hierbij altijd met het nodige tact en discretie. Een essentieel onderdeel van je werkzaamheden is het waarborgen van een tijdige en correcte informatievoorziening. Je draagt zorg voor een gestructureerd beheer van documenten en zorgt ervoor dat alle benodigde stukken en dossiers altijd op het juiste moment op de juiste plek beschikbaar zijn voor overleggen en afspraken. Je regisseert de complexe informatiestromen en bewaakt de voortgang van de werkdossiers. Daarnaast fungeer je als het professionele aanspreekpunt voor bezoekers; je ontvangt gasten en zorgt voor een correcte logistieke en organisatorische begeleiding. Je ondersteunt de departementstop verder met de verzorging van de correspondentie, het notuleren van overleggen en de algemene secretariële en administratieve werkzaamheden die nodig zijn om de bedrijfsvoering van het kabinet vlot te laten verlopen.

Dit vragen wij:

• Opleiding: Je hebt een afgeronde secretariële opleiding.
• Ervaring: Je beschikt over aantoonbare ervaring met de secretariële ondersteuning.
• Talen: Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel in woord als in geschrift, en je kunt je ook goed uit de weg slaan in het Engels.

Jouw competenties:

• Plannen en organiseren: Je bent een regisseur die het overzicht bewaart en prioriteiten effectief stelt.
• Stressbestendig: Je weet ook in een dynamische en soms hectische omgeving de rust en kwaliteit te bewaren.
• Integriteit: Je gaat discreet en integer om met vertrouwelijke informatie.
• Analyseren en besluitvaardigheid: Je kunt informatie snel doorgronden en weet op het juiste moment de juiste afwegingen te maken.
• Klantgericht en samenwerkingsgericht: Je denkt in oplossingen en weet de juiste verbindingen te leggen met diverse stakeholders.
• Organisatiegericht: Je begrijpt hoe de organisatie werkt en draagt proactief bij aan een soepele bedrijfsvoering van het kabinet.

Dit krijg je:

Het salaris is gebaseerd op een 38-urige werkweek. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Bijzonderheden:

Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste. Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure. Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten. Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.