Recordbeheer in The Hague

Wat gebeurt er met overheidsinformatie nadat deze is gemaakt, en hoe zorgen we ervoor dat belangrijke informatie ook in de toekomst vindbaar en toegankelijk blijft? Als Recordsmanager bij het ministerie van Buitenlandse Zaken speel je daarin een belangrijke rol en draag je bij aan het behoud van belangrijke overheidsinformatie voor medewerkers, onderzoekers en andere belanghebbenden.

Je ondersteunt medewerkers van het ministerie in Den Haag en ambassades wereldwijd bij het digitaal archiveren van informatie. Je bewaakt de toepassing van de archiefordeningsstructuur en adviseert over het ordenen en beheren van informatie en het inrichten, openen en afsluiten van dossiers en samenwerkruimtes. Daarbij houd je rekening met de inhoud van de informatie, de werkprocessen en ontwikkelingen binnen de organisatie.

Je voert je beheertaken uit in de daarvoor bestemde systemen, waaronder SharePoint. Naast het ondersteunen van medewerkers bij het dagelijks archiefbeheer, zorg je ervoor dat archieven gedurende hun hele levenscyclus volgens de geldende regels worden beheerd. Je selecteert archiefdossiers aan de hand van geldende selectielijsten en hotspotanalyses en bereidt de overdracht van digitale en papieren archieven naar het Nationaal Archief voor. Ook zorg je ervoor dat archiefbescheiden volgens de geldende regels en procedures worden vernietigd.

Je controleert de kwaliteit van de informatiehuishouding, signaleert verbeterpunten en rapporteert hierover aan het management. Daarnaast ondersteun je bij Woo-verzoeken en andere informatieverzoeken door relevante informatie uit archiveringssystemen te verzamelen. Je beheert de leeszaal en zorgt ervoor dat medewerkers en externe onderzoekers papieren archieven op een zorgvuldige en toegankelijke manier kunnen raadplegen. Je stemt hiervoor af met collega's en externe ketenpartners, zoals de Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH) en het Nationaal Archief. Zo draag je bij aan het behoud, de vindbaarheid en de duurzame toegankelijkheid van informatie.

In deze functie werk je met informatie die vertrouwelijk of anderszins gevoelig kan zijn. Je gaat daarom zorgvuldig om met informatie, handelt integer en houdt je aan de geldende afspraken over vertrouwelijkheid en toegang. Je bent je bewust van de verantwoordelijkheid die hoort bij toegang tot informatie uit verschillende onderdelen van het ministerie van Buitenlandse Zaken.

Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd 24 maanden

Je salaris is afhankelijk van je kennis en ervaring.

Dit bieden we nog meer:

• Naar keuze een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,50% van je bruto jaarsalaris.
• Persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling met tal van mogelijkheden.
• Secundaire arbeidsvoorwaarden zoals studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij:

• Kennis en ervaring: HBO -werk- en denkniveau, kennis van informatie- en recordsmanagement, bij voorkeur ervaring met archiefbeheer en digitale archiveringsprocessen.
• Klantgerichtheid: Luisteren naar de vragen en behoeften van medewerkers en advies hierop afstemmen.
• Samenwerken: Werken met medewerkers, leidinggevenden en externe ketenpartners.
• Plannen, organiseren en voortgangscontrole: Werkzaamheden plannen, prioriteiten stellen en voortgang bewaken.
• Zelfstandigheid: Werkzaamheden zelfstandig uitvoeren binnen de geldende wet- en regelgeving.
• Omgevingsbewustzijn: Ontwikkelingen binnen het ministerie volgen en begrijpen hoe deze van invloed zijn op het archiefbeheer.

Hier kom je te werken:

Je maakt deel uit van het cluster Informatiemanagement van de Directie Informatievoorziening & Digitale Innovatie van het ministerie van Buitenlandse Zaken. Met ruim 100 medewerkers zorgen we ervoor dat onze BZ-collega’s waar ook ter wereld hun werk kunnen doen met de beste en veiligste ICT en informatievoorziening.

Diversiteit en inclusie: BZ voert een actief diversiteitsbeleid en zet in op een inclusieve organisatie waarin elk team is samengesteld uit collega’s met diverse visies, achtergronden en persoonlijke kenmerken.

Bijzonderheden: De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, een selectiegesprek en een selectieassessment. Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure.