Recordbeheer in The Hague

Wat gebeurt er met overheidsinformatie nadat deze is gemaakt, en hoe zorgen we ervoor dat belangrijke informatie ook in de toekomst vindbaar en toegankelijk blijft? Als Recordsmanager bij het ministerie van Buitenlandse Zaken speel je daarin een belangrijke rol en draag je bij aan het behoud van belangrijke overheidsinformatie voor medewerkers, onderzoekers en andere belanghebbenden.

Je ondersteunt medewerkers van het ministerie in Den Haag en ambassades wereldwijd bij het digitaal archiveren van informatie. Je bewaakt de toepassing van de archiefordeningsstructuur en adviseert over het ordenen en beheren van informatie en het inrichten, openen en afsluiten van dossiers en samenwerkruimtes. Daarbij houd je rekening met de inhoud van de informatie, de werkprocessen en ontwikkelingen binnen de organisatie.

Je voert je beheertaken uit in de daarvoor bestemde systemen, waaronder SharePoint. Naast het ondersteunen van medewerkers bij het dagelijks archiefbeheer, zorg je ervoor dat archieven gedurende hun hele levenscyclus volgens de geldende regels worden beheerd. Je selecteert archiefdossiers aan de hand van geldende selectielijsten en hotspotanalyses en bereidt de overdracht van digitale en papieren archieven naar het Nationaal Archief voor. Ook zorg je ervoor dat archiefbescheiden volgens de geldende regels en procedures worden vernietigd.

Je controleert de kwaliteit van de informatiehuishouding, signaleert verbeterpunten en rapporteert hierover aan het management. Daarnaast ondersteun je bij Woo-verzoeken en andere informatieverzoeken door relevante informatie uit archiveringssystemen te verzamelen. Je beheert de leeszaal en zorgt ervoor dat medewerkers en externe onderzoekers papieren archieven op een zorgvuldige en toegankelijke manier kunnen raadplegen. Je stemt hiervoor af met collega's en externe ketenpartners, zoals de Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH) en het Nationaal Archief. Zo draag je bij aan het behoud, de vindbaarheid en de duurzame toegankelijkheid van informatie.

In deze functie werk je met informatie die vertrouwelijk of anderszins gevoelig kan zijn. Je gaat daarom zorgvuldig om met informatie, handelt integer en houdt je aan de geldende afspraken over vertrouwelijkheid en toegang. Je bent je bewust van de verantwoordelijkheid die hoort bij toegang tot informatie uit verschillende onderdelen van het ministerie van Buitenlandse Zaken.

Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd 24 maanden

Je salaris is afhankelijk van je kennis en ervaring.

Dit bieden we nog meer:

• Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen.
• De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden.
• Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij:

• Kennis en ervaring: Je hebt HBO -werk- en denkniveau en kunt informatie ordenen, verbanden leggen en vraagstukken vertalen naar heldere inzichten. Je signaleert knelpunten en behoeften en komt op basis daarvan met onderbouwde en praktische verbetervoorstellen. Je hebt kennis van informatie- en recordsmanagement en bij voorkeur ervaring met archiefbeheer en digitale archiveringsprocessen.
• Klantgerichtheid: Je luistert naar de vragen en behoeften van medewerkers en stemt je advies hierop af. Je denkt mee over praktische oplossingen die aansluiten bij hun werkprocessen.
• Samenwerken: Je werkt samen met medewerkers, leidinggevenden en externe ketenpartners. Het bewaken van de toepassing van de archiefordeningsstructuur vraagt om een zorgvuldige uitvoering van de verschillende stappen.
• Plannen, organiseren en voortgangscontrole: Je plant en organiseert je werkzaamheden, stelt prioriteiten en bewaakt de voortgang van archiveringsprocessen.
• Zelfstandigheid: Je voert je werkzaamheden zelfstandig uit binnen de geldende wet- en regelgeving en procedures. Je neemt initiatief en signaleert wat er moet gebeuren.
• Omgevingsbewustzijn: Je volgt ontwikkelingen binnen het ministerie van Buitenlandse Zaken en begrijpt hoe deze van invloed zijn op het archiefbeheer en de informatiehuishouding.

Hier kom je te werken:

Je maakt deel uit van het cluster Informatiemanagement van de Directie Informatievoorziening & Digitale Innovatie van het ministerie van Buitenlandse Zaken. Met ruim 100 medewerkers zorgen we ervoor dat onze BZ-collega’s waar ook ter wereld hun werk kunnen doen met de beste en veiligste ICT en informatievoorziening.

Over Ministerie van Buitenlandse Zaken: De wereld verandert snel. In een tijd waarin geopolitieke spanningen groeien en de internationale omgeving turbulenter wordt, staat Buitenlandse Zaken midden in de wereld van verandering.

Diversiteit en inclusie: BZ voert een actief diversiteitsbeleid en zet in op een inclusieve organisatie waarin elk team is samengesteld uit collega’s met diverse visies, achtergronden en persoonlijke kenmerken.

Bijzonderheden: De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, een selectiegesprek en een selectieassessment. Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure.