In één oogopslag
- Taken: Ondersteun de directeur met agendabeheer en diverse secretariële taken in een dynamische omgeving.
- Bedrijf: Werken bij de Rijksoverheid, waar collegialiteit en werkplezier centraal staan.
- Voordelen: Salaris tot €3.984, Individueel Keuzebudget en volop ruimte voor persoonlijke ontwikkeling.
- Overige informatie: Gezellig team met focus op samenwerking en ondersteuning.
- Waarom deze baan: Maak impact in een professionele setting en bouw aan je carrière binnen de overheid.
- Kwalificaties: Mbo-niveau en ervaring met complex agendabeheer zijn vereist.
Het verwachte salaris ligt tussen 3097 - 3984 € per maand.
Dit ga je doen
Ben jij een gedreven managementondersteuner en heb jij ervaring met complex agendabeheer? Kun jij goed schakelen en prioriteren, ook wanneer belangen botsen of zich onverwachte omstandigheden voordoen? En ben je besluitvaardig? Zoek je een dynamische baan met gezellige collega’s? Lees dan snel verder!
Als managementondersteuner is er veel afwisseling in je werk. Het agenda- en mailbeheer van de directeur vormt een belangrijk onderdeel van je werkzaamheden. Je weet hoofd- en bijzaken goed van elkaar te onderscheiden en stelt de juiste prioriteiten, zodat de directeur optimaal wordt ondersteund en de focus kan houden op wat op dat moment belangrijk is. Je denkt vooruit, bewaakt afspraken en zorgt ervoor dat bijeenkomsten goed zijn voorbereid. Ook zie je erop toe dat documenten tijdig in iBabs worden gezet, ook als je daarvoor soms mensen achter de broek aan moet zitten. Je bent integer en weet vertrouwelijk met informatie om te gaan.
Ook ga je aan de slag met diverse secretariële werkzaamheden, zoals het organiseren van interne en externe vergaderingen. Indien nodig maak je opdrachtmails aan leveranciers, zorg je voor de verzending van uitnodigingen en regel je catering. Verder ben je medeverantwoordelijk voor de secretariaatsmailbox. Je schat goed in welke e-mails belangrijk of urgent zijn en handelt daar vervolgens naar. Doet zich een knelpunt voor, dan trek je tijdig aan de bel.
Daarnaast heb je een aantal administratieve en ondersteunende taken. Zo vervul je onder andere de rol van ICT-coördinator. Bij afwezigheid van je collega’s vraag je voor nieuwe medewerkers e‑mailaccounts, laptops en telefoons aan. Ook houd je distributielijsten bij en registreer je ziek- en betermeldingen in onze systemen. Samen met je collega’s zorg je ervoor dat de ondersteuning soepel verloopt en vervangen jullie elkaar waar nodig. Je bent zichtbaar en benaderbaar voor medewerkers en bouwt gemakkelijk een netwerk op binnen de directie. Kortom, jij bent samen met je collega’s hét aanspreekpunt voor alle secretariële en administratieve zaken en het ontzorgen van het managementteam, en de directeur in het bijzonder.
Wij bieden je een plek in een gezellig en professioneel secretariaat, waar collegialiteit centraal staat. Je werkt binnen een directie waar hard wordt gewerkt, maar waar werkplezier minstens zo belangrijk is. Je komt terecht in een prettige werkomgeving met volop ruimte voor persoonlijke ontwikkeling. Spreekt dit je aan?
We vragen je om in je motivatiebrief in te gaan op de volgende vragen:
- Wat zijn je ervaringen met complex agendabeheer en wat spreekt je hierin aan?
- Wat zoek je binnen je nieuwe werkplek en wat breng jij naar ons team?
- Hoe zou je jouw communicatiestijl omschrijven? Kan je een voorbeeld geven?
Dit krijg je
Schaal 7 €3.097 - €3.984 (bruto)
Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Vaste dienst voorafgegaan door een jaarcontract
28 - 32 uur
Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.
Dit bieden we nog meer
Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.
Dit vragen wij
- Je hebt mbo-werk- en -denkniveau en ruime ervaring als managementondersteuner, bij voorkeur binnen een ministerie of (semi)overheidsorganisatie.
- Je hebt ervaring met complex agenda- en mailboxbeheer.
- Je werkt stressbestendig, gestructureerd en zelfstandig.
- Je kunt goed schakelen bij weerstand of onverwachte omstandigheden en kiest een aanpak die past bij de situatie.
- Je beheerst de Nederlandse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk.
- Je hebt goede kennis van MS Office-programma’s, zoals Outlook, Excel en Word, en van standaard kantoorapplicaties.
- Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden en bent gericht op samenwerking.
- Je bent besluitvaardig en stelt beslissingen niet onnodig uit.
- Je weet hoofd- en bijzaken goed van elkaar te onderscheiden.
- Ervaring met iBabs en DigiDoc is een pré.
Hier kom je te werken
Meer over Ruimtelijk Beleid
Het directoraat-generaal Ruimtelijke Ordening van het Ministerie van Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening (VRO) werkt aan een Nederland waar mensen nu en in de toekomst prettig en gezond kunnen wonen, werken en leven. Dit vraagt om een samenhang en samenspel tussen kaderstellend nationaal beleid, de realisatie daarvan in de gebiedsgerichte uitvoering en de inzet van ruimtelijke informatie.
Het directoraat-generaal bestaat uit drie directies. De directie Ruimtelijk Beleid is verantwoordelijk voor (de regie op) het nationale en integrale kaderstellend beleid voor de fysieke leefomgeving. De directie Ruimtelijke Ontwikkeling is verantwoordelijk voor de doorwerking en gebiedsgerichte uitvoering van het ruimtelijke beleid in nauwe samenwerking met provincies, regio’s en steden. De directie Ruimtelijke Informatie creëert meerwaarde voor burgers, bedrijven en overheden door ruimtelijke informatie ten behoeve van maatschappelijke opgaven in de fysieke leefomgeving in te zetten.
Jij komt te werken in het secretariaat van de directie Ruimtelijk Beleid.
Directie & secretariaat
Het directiesecretariaat valt rechtstreeks onder de directeur en bestaat uit een directiesecretaris, een directiesecretaresse en twee managementondersteuners die de directeur en de afdelingsmanagers ondersteunen. De directiesecretaris stuurt het secretariaat functioneel aan.
Over Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
Het ministerie van BZK beschermt, bewaakt en bouwt aan de basis van onze samenleving. In Nederland en de Caribische delen van ons Koninkrijk. Uitgangspunt is ons grootste goed: de Grondwet en wat we daarin hebben afgesproken. Dat iedereen meetelt bijvoorbeeld. Dat je altijd en overal kan zijn wie je bent, kan vinden wat je vindt, gelijke kansen hebt en mee kan doen. Thuis, op school en op het werk. Offline en online. En dat iedereen prettig kan wonen in een fijne omgeving. We doen dat voor de samenleving én werken tegelijk aan de basis voor de hele rijksoverheid. Zodat andere ministeries hun werk voor Nederland ook goed kunnen doen.
Dit vraagt om collega's die samenwerken. Die gaan voor resultaat voor mensen, en daarbij niet alleen varen op vakinhoud, maar ook op hun moreel kompas. Aandacht hebben voor bijvoorbeeld rechtvaardigheid en gelijkwaardigheid. En om ons werk voor de samenleving écht goed te kunnen doen, vinden we het belangrijk dat we zelf een afspiegeling van die samenleving zijn. We zijn dus op zoek naar collega's met verschillende perspectieven, achtergronden en eigenschappen. Het maakt niet uit waar je bent geboren, waar je in gelooft, hoe oud je bent of van wie je houdt; we zijn vooral nieuwsgierig naar jou. We willen zorgen voor een prettige werkplek voor iedereen, met veel ruimte voor werkplezier en ontwikkeling.
Bijzonderheden
De ministeries van BZK en VRO worden vanuit één ambtelijke organisatie ondersteund. Je sluit een arbeidsovereenkomst met het ministerie van BZK, de functie valt inhoudelijk binnen de portefeuille van de minister van VRO.
Voor het goed kunnen vervullen van deze rol ben je minimaal vier dagen per week op kantoor aanwezig.
Wij bieden je een plek in een gezellig en professioneel secretariaat dat, met jou erbij, uit drie personen bestaat. Collegialiteit staat centraal en je werkt nauw samen met de andere managementondersteuners. We werken binnen een directie waar hard wordt gewerkt, maar waar werkplezier net zo belangrijk is. Je komt terecht in een prettige werkomgeving met volop ruimte voor persoonlijke ontwikkeling.
Het inwinnen van referenties maakt deel uit van de sollicitatieprocedure.
Over de functiegroep Managementondersteuner
Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.
De Rijksoverheid zoekt: Managementondersteuner directeur Ruimtelijk Beleid in The Hague werkgever: Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
Het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is een uitstekende werkgever die zich inzet voor de ontwikkeling van zijn medewerkers in een dynamische en politiek bestuurlijke omgeving. Met een focus op samenwerking en professionalisering biedt het ministerie unieke kansen voor groei en netwerken, vooral binnen de context van Caribisch Nederland. Werken bij ons betekent bijdragen aan betekenisvolle projecten die impact hebben op de samenleving, terwijl je profiteert van een ondersteunende werkcultuur en aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden.
Contactgegevens:
Recruitmentteam van Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je De Rijksoverheid zoekt: Managementondersteuner directeur Ruimtelijk Beleid in The Hague kunt binnenhalen
✨Verken lokale netwerken en evenementen
In de overheid en publieke sector zijn lokale netwerken essentieel. Zoek naar evenementen zoals gemeentelijke bijeenkomsten of netwerkborrels van overheidsinstanties. Dit is een geweldige manier om in contact te komen met mensen die weten wat er speelt, en je kunt misschien zelfs een voet tussen de deur krijgen bij Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties!
✨Maak gebruik van stage- en traineeship programma's
Veel overheidsorganisaties bieden directe instroomprogramma's voor recent afgestudeerden of jonge professionals. Kijk of Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties zo'n programma heeft. Deze mogelijkheden zijn niet alleen een ingang in de organisatie, maar stellen je ook in staat om de cultuur en werkzaamheden goed te leren kennen.
✨Zorg voor zichtbaarheid bij publieksevenementen
Als je de kans krijgt om spreker of vrijwilliger te zijn op publieksevenementen, grijp die kans! Dit versterkt je netwerk en versterkt je zichtbaarheid binnen de publieke sector. Mensen die je daar ontmoeten kunnen later belangrijke connecties zijn voor een functie bij Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
✨Direct solliciteren via onze website
Wist je dat we veel vacatures direct op onze website hebben staan? Zorg ervoor dat je regelmatig kijkt en aarzel niet om te solliciteren op een functie die je aanspreekt. We zijn altijd op zoek naar gepassioneerde mensen voor ons team, dus wie weet ben jij straks wel de nieuwe aanwinst voor Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als De Rijksoverheid zoekt: Managementondersteuner directeur Ruimtelijk Beleid in The Hague te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Begrijp de publieke sector:Zorg ervoor dat je goed begrijpt hoe de overheid en de publieke sector werken. Dit kan je helpen om specifieke voorbeelden te geven in je sollicitatie. Denk na over hoe jouw ervaring aansluit bij de doelstellingen van Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en hoe jij een positieve impact kunt maken.
Citeer relevante ervaring en opleidingen:Bij een rol in de overheid is het belangrijk om jouw relevante ervaring en opleidingen helder te presenteren. Heb je bijvoorbeeld cursussen op het gebied van bestuurskunde of een stage bij een overheidsinstantie gehad? Vermeld dit dan duidelijk in je CV en motivatiebrief.
Schrijf een sterke motivatiebrief:In de publieke sector komt het aan op motivatie en toewijding. Leg uit waarom je jezelf in deze sector wil inzetten en hoe jouw waarden aansluiten bij de missie van Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Gebruik specifieke voorbeelden uit je verleden die jouw motivatie onderschrijven.
Gebruik officiële documenten:Voor een functie in de overheid kan het nuttig zijn om naast een CV en motivatiebrief ook officiële documenten of certificaten toe te voegen, zoals vrijwilligerswerk of deelgenomen projecten. Dit geeft extra geloofwaardigheid aan je sollicitatie en toont je betrokkenheid bij de gemeenschap.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
✨Ken de relevante wetgeving
In de overheid en publieke sector is het belangrijk om goed op de hoogte te zijn van de relevante wetgeving en beleidsvoering. Bereid je voor door te begrijpen welke wetten belangrijk zijn voor de functie die je wilt, en hoe deze van invloed hebben op de operationele processen binnen Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
✨Toon je maatschappelijke betrokkenheid
Als je solliciteert voor een fulltime functie in de overheid, is het belangrijk om je motivatie en passie voor de publieke zaak te tonen. Wees voorbereid om je visie te delen over hoe je binnen Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties kunt bijdragen aan de samenleving en de behoeften van de gemeenschap.
✨Wees klaar voor scenario- en gedragsvragen
Tijdens het interview kunnen ze je vragen stellen over hoe je in specifieke situaties hebt gehandeld, vooral in een teamomgeving. Denk na over voorbeelden uit je verleden waaruit blijkt dat je effectief kunt samenwerken en problemen kunt oplossen binnen een publieke context.
✨Maak gebruik van je netwerk
In de publieke sector draait veel om relaties en netwerken. Probeer informatie in te winnen over Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties via je netwerk, of misschien zelfs via LinkedIn. Dit kan je helpen om relevante vragen te stellen tijdens je interview en laat zien dat je proactief bent.
