In één oogopslag
- Taken: Beheer de agenda van de directeur en ondersteun het managementteam.
- Bedrijf: Een organisatie met 500+ professionals die werken aan een veiligere samenleving.
- Voordelen: Flexibele werkdagen, competitief uurtarief en een dynamische werkomgeving.
- Overige informatie: Een uitdagende rol in een veranderlijke omgeving waar geen dag hetzelfde is.
- Waarom deze baan: Maak impact in een professionele en ondernemende cultuur met ruimte voor initiatief.
- Kwalificaties: Minimaal 5 jaar ervaring als Executive Assistant en HBO werk- en denkniveau.
Het verwachte salaris ligt tussen 67 - 82 € per uur.
Je komt te werken binnen een organisatie van ruim 500 professionals met een achtergrond in onder andere Defensie, Politie, Inlichtingendiensten en specialistische vakgebieden. Vanuit een combinatie van menselijke expertise, innovatieve technologie en een breed netwerk wordt gewerkt aan oplossingen die bijdragen aan een veiligere en weerbaardere samenleving. De cultuur is professioneel, ondernemend en resultaatgericht. Kwaliteit, integriteit en impact staan centraal en er is ruimte voor mensen die verantwoordelijkheid nemen, initiatief tonen en graag buiten de gebaande paden denken.
Omschrijving:
- Beheren en coördineren van de agenda van de directeur en ondersteunen van het MT;
- Voorbereiden, organiseren en ondersteunen van MT-overleggen en strategische bijeenkomsten;
- Plannen en organiseren van onder andere strategiedagen en andere MT-bijeenkomsten;
- Wekelijks afstemmen met de directeur over lopende acties, prioriteiten en aandachtspunten;
- Opvolgen van acties en zelfstandig oppakken van werkzaamheden die hieruit voortkomen;
- Aansluiten bij de weekstart en operationele overleggen;
- Fungeren als aanspreekpunt voor projectondersteuning en nauw samenwerken met andere PA's en ondersteunende collega's;
- Ondersteunen bij verschillende projecten, waarbij je in overleg bepaalt waar jouw inzet het meest waardevol is;
- Organiseren en ondersteunen van teamactiviteiten, borrels en personeelsevenementen;
- Ondersteunen bij organisatiebrede bijeenkomsten en interne evenementen.
Wie ben jij?
Je bent een ervaren Executive Assistant die graag vooruitdenkt. Je ziet wat er nodig is en wacht niet af tot iemand je vertelt wat je moet doen. Je houdt overzicht, ook als prioriteiten veranderen en er veel tegelijk speelt. Je bent makkelijk benaderbaar, schakelt soepel met verschillende mensen en voelt goed aan wanneer je zelfstandig kunt handelen. Je bent dienstverlenend, maar zeker niet afwachtend. Je vindt het leuk om verschillende onderwerpen op te pakken en krijgt energie van een omgeving waarin geen dag hetzelfde is. Kortom: je bent scherp, georganiseerd en altijd een stap vooruit.
Eisen:
- Minimaal 5 jaar relevante ervaring als Executive Assistant, Personal Assistant, Management Assistant of vergelijkbaar;
- HBO werk- en denkniveau;
- Ervaring met agenda-, meeting- en organisatiebeheer;
- Sterk in plannen, organiseren en prioriteiten stellen;
- Proactief en zelfstandig in het oppakken van werkzaamheden;
- Goede communicatieve en organisatorische vaardigheden;
- Makkelijk kunnen schakelen tussen verschillende niveaus, onderwerpen en werkzaamheden;
- Dienstverlenend, toegankelijk en discreet;
- Je voelt je prettig in een dynamische en veranderlijke werkomgeving.
Arbeidsvoorwaarden:
- Start: zo spoedig mogelijk
- Looptijd: tot en met eind februari
- Uren: 40 uur per week
- Kantoordagen: maandag en dinsdag, overige dagen flexibel
- Uurtarief: max €75 per uur exclusief btw en reiskosten
Interim Executive Assistant werkgever: MATCHT
Als Executive Assistant binnen deze organisatie krijg je de kans om te werken in een professionele en resultaatgerichte cultuur, waar kwaliteit en integriteit voorop staan. Je zult deel uitmaken van een team van meer dan 500 professionals die zich inzetten voor een veiligere samenleving, met volop mogelijkheden voor persoonlijke groei en ontwikkeling. De hybride werkstructuur biedt flexibiliteit, terwijl je ook betrokken bent bij belangrijke strategische bijeenkomsten en teamactiviteiten, wat zorgt voor een dynamische en stimulerende werkomgeving.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Interim Executive Assistant kunt binnenhalen
✨Maak gebruik van lokale netwerkbijeenkomsten
Bedrijfsleiderschap en management draait om connecties! Ga naar netwerkbijeenkomsten, conferenties of seminars in jouw regio. Dit is een geweldige manier om direct met managers en beslissers in contact te komen en jezelf in de kijker te spelen.
✨Show je impact met een online portfolio
Zelfs als je al ervaring hebt, kan een online portfolio een enorme meerwaarde zijn. Laat projecten zien die je hebt geleid, resultaten die je hebt behaald en hoe je andere teams hebt geholpen. Dit helpt ons, maar vooral ook recruiters, te zien hoe jij waarde toevoegt!
✨Volg relevante opleidingen of trainingen
Zorg ervoor dat je je vaardigheden up-to-date houdt door deel te nemen aan webinars, workshops of opleidingen die gericht zijn op bedrijfsleiderschap. Dit laat zien dat je proactief bent in je ontwikkeling en geeft je extra voordelen tijdens sollicitaties.
✨Solliciteer direct via onze website
Zorg dat je jouw sollicitatie rechtstreeks via onze website indient. Hierdoor ben je sneller zichtbaar voor het team van MATCHT en kun je je enthousiasme voor de rol van Interim Executive Assistant beter overbrengen. We kijken ernaar uit om je te zien!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Interim Executive Assistant te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je leiderschapskwaliteiten zien:In je CV en motivatiebrief is het belangrijk om je leiderschapsvaardigheden te benadrukken. Benadruk projecten waar je leiding aan hebt gegeven of teams die je hebt gemanaged. Dit laat zien dat je de ervaring en het inzicht hebt om een effectieve bedrijfsleider te zijn bij MATCHT.
Gebruik cijfers om impact te tonen:In de wereld van bedrijfsleiderschap en management staan resultaten centraal. Zorg ervoor dat je kwantitatieve prestaties en resultaten vermeldt in je CV. Dit kan bijvoorbeeld het verhogen van de omzet met een bepaald percentage zijn of het succesvol implementeren van een nieuw beleid dat kosten heeft bespaard.
Persoonlijke motivatie enthousiast delen:In je motivatiebrief wil je ons echt laten zien waarom jij zo enthousiast bent over de rol bij MATCHT. Praat over je motivatie om in management te werken en welke specifieke aspecten van ons bedrijf jou aanspreken. Dit helpt ons te begrijpen wat jou drijft en hoe jij kunt bijdragen aan ons team.
Netwerk en referenties:Bij fulltime posities in management is het vaak waardevol om referenties op te nemen van eerdere banen of projecten. Zorg ervoor dat je mensen hebt die je leiderschapskwaliteiten kunnen bevestigen. Dit geeft ons extra vertrouwen in jouw vaardigheden en verleden als manager.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij MATCHT
✨Ken je leiderschapsstijl
Voordat je naar je gesprek gaat bij MATCHT, neem de tijd om je leiderschapsstijl goed te begrijpen. Ze zullen waarschijnlijk vragen hoe je team draait en conflict opspoort en oplost. Denk na over voorbeelden uit je ervaring die je aanpak illustreren.
✨Strategisch denken is key
In een rol als Interim Executive Assistant is strategisch denken cruciaal. Bereid je voor op vragen die je vermogen tot lange termijn plannen testen. Je kan bijvoorbeeld gevraagd worden om een case study te bespreken of een probleem waar je ooit mee te maken had aan te pakken. Denk na over hoe je dat op een strategische manier hebt aangepakt.
✨Begrip van bedrijfsprocessen
Zorg ervoor dat je goed op de hoogte bent van de bedrijfsprocessen die belangrijk zijn in jouw branche. Neem de tijd om te onderzoeken hoe MATCHT werkt en voorbijgaat aan de basisprincipes. Dit laat zien dat je niet alleen geïnteresseerd bent in de functie, maar dat je ook een bijdrage wilt leveren aan de groei.
✨Een overtuigende visie presenteren
Aangezien dit een fulltime rol is, willen ze waarschijnlijk zien dat je een duidelijke visie hebt voor de toekomst van je team of het bedrijf. Wees klaar om je ideeën en plannen te delen, en zorg ervoor dat ze goed onderbouwd zijn. Dit laat zien dat je niet alleen reageert op de huidige situatie, maar ook in staat bent om vooruit te denken.
