Workplace Experience Manager & Support (to the CEO) | 28-32 uur in Amsterdam

Maak onze werkplek aanvoelen als Marie. Een warm welkom. Een prachtig georganiseerde ruimte. Een teamlunch die mensen samenbrengt. Bij Marie-Stella-Maris tellen de details, inclusief de manier waarop we samenwerken.

We zijn op zoek naar een Workplace Experience Manager & Support (voor de CEO) die energie, zorg en een scherp oog voor detail meebrengt naar ons hoofdkantoor in Amsterdam. Iemand die het leuk vindt om dingen te laten gebeuren, trots is op een goed functionerend kantoor en een omgeving creëert waarin mensen hun beste werk kunnen doen. Je bent het gezicht van onze werkplek en de persoon die het dagelijks leven op het hoofdkantoor soepel laat verlopen. Van het verwelkomen van een gast tot het organiseren van een teamviering of het oplossen van praktische problemen: je ziet wat nodig is en maakt het mogelijk.

Over Marie-Stella-Maris: Marie-Stella-Maris is een gerenommeerd lifestyle- en beautymerk waar design, bewust leven en sociale impact samenkomen. Opgericht in Amsterdam, creëren we hoogwaardige thuis- en lichaamsverzorgingsproducten die dagelijkse routines verbeteren en bijdragen aan een groter doel. Via onze producten en initiatieven dragen we bij aan projecten voor schoon drinkwater wereldwijd. Gedreven door creativiteit, sociale verantwoordelijkheid en een ondernemende geest, werken we met intentie, besteden we aandacht aan elk detail en streven we ernaar een positieve impact te maken met alles wat we creëren.

De functie: Je belangrijkste focus is onze werkplek: de ruimte, de dagelijkse organisatie en de ervaring van iedereen die door de deur komt. Je brengt onze Marie-cultuur tot leven door middel van doordachte details, gedeelde momenten en betrouwbare dagelijkse ondersteuning. Daarnaast bied je praktische organisatorische ondersteuning aan onze CEO, help je met planning, reizen en de logistiek rond vergaderingen en evenementen. Je besteedt ongeveer 80% van je tijd aan Workplace Management en 20% aan ondersteuning van de CEO. Je rapporteert aan onze Director People & Culture en werkt direct samen met onze CEO aan afgesproken ondersteunende taken.

Wat je gaat doen:

• Creëer een geweldige dagelijkse werkplekervaring.
• Wees een welkom, benaderbaar eerste aanspreekpunt voor collega's, bezoekers en partners.
• Neem de verantwoordelijkheid voor de dagelijkse gang van zaken op ons kantoor, van werkruimtes en vergaderruimtes tot voorraden, post en leveringen.
• Coördineer onze kantoor lunch, houd bestellingen, voorraad en presentatie goed georganiseerd.
• Beheer relaties met leveranciers, waaronder schoonmaak-, was- en afvaldiensten, en coördineer onderhoud met onze verhuurder.
• Houd in de gaten wat aandacht nodig heeft, volg problemen op en vind praktische manieren om het kantoor beter te laten functioneren.
• Breng onze cultuur tot leven.
• Organiseer teamdrankjes, vieringen en kantoor evenementen die duidelijk Marie uitstralen: doordacht, gastvrij en prachtig uitgevoerd.
• Werk samen met People & Culture en collega's in het bedrijf om momenten te creëren die teams samenbrengen.
• Help nieuwe collega's zich welkom te voelen, met een werkruimte die klaar is en een vriendelijk gezicht om op terug te vallen.
• Breng frisse ideeën voor het aantrekkelijk maken van het hoofdkantoor, met zorg voor middelen en aandacht voor detail.
• Bied praktische ondersteuning aan onze CEO.
• Help bij het coördineren van afspraken, kalenderlogistiek en zakelijke reizen, inclusief accommodatie en duidelijke reisplannen, in lijn met afgesproken prioriteiten.
• Organiseer de praktische kant van vergaderingen en evenementen, inclusief ruimtes, materialen, gastvrijheid en technische opstelling.
• Verzamel en organiseer input voor onze maandelijkse teamvergaderingen, breng dia's samen in de bestaande sjabloon en controleer of alles op tijd klaar is.
• Coördineer de details rond de deelname van de CEO aan evenementen, van tijdstippen en reizen tot ervoor zorgen dat de juiste materialen aanwezig zijn.

Wat je meebrengt: Je geniet ervan om daar te zijn waar dingen gebeuren. Je voelt je comfortabel bij het schakelen tussen mensen, planning en praktische taken, en je krijgt voldoening van het zien van het verschil dat jouw werk maakt voor iemands dag. Mensen kunnen ook op je vertrouwen om gevoelige informatie discreet en zorgvuldig te behandelen. Je begrijpt dat een geweldige werkplekervaring werk vereist. Of je nu een kamer herschikt, een reparatie achtervolgt, ervoor zorgt dat de lunch klaar is of een memorabele teamactiviteit organiseert, je bent trots op het goed doen. We zoeken iemand met:

• Minimaal drie jaar relevante ervaring in kantoorbeheer, werkplekcoördinatie, gastvrijheid of een vergelijkbare rol.
• Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om te beslissen wat eerst aandacht nodig heeft.
• Een natuurlijk gevoel voor gastvrijheid, een oog voor presentatie en een warme, professionele communicatiestijl.
• Een proactieve houding: je merkt dingen op, neemt verantwoordelijkheid en volgt door.
• Zelfvertrouwen met dagelijkse digitale tools, agenda's en presentaties.
• Een affiniteit met ons merk en onze missie.
• Enthousiasme voor werken op locatie in ons hoofdkantoor in Amsterdam en deel uitmaken van het dagelijkse leven.
• Vloeiend in het Nederlands en Engels.
• Ervaring met het ondersteunen van een manager of directeur is welkom; een oprechte enthousiasme voor het runnen van een werkplek is essentieel!

Wat bieden wij jou? Een zichtbare rol in het hart van Marie-Stella-Maris, met ruimte om je eigen ideeën in te brengen en dagelijks verschil te maken. Je werkt samen met collega's in het bedrijf en ziet de resultaten van je werk om je heen: een soepele start van de dag, een gast die zich welkom voelt en teams met wat ze nodig hebben om hun beste werk te doen. Naast een competitief salaris bieden we:

• 25 dagen jaarlijkse vakantie op basis van een fulltime contract, plus je verjaardag vrij.
• Twee extra dagen voor gemeenschapsbetrokkenheid.
• De mogelijkheid om op een werkvakantie te gaan.
• Een pensioenbijdrage.
• 20% korting op Marie-Stella-Maris producten.
• Navulproducten beschikbaar op kantoor en in onze boetieks.
• Een reiskostenvergoeding.
• Een gezonde lunch op kantoor.
• Een laptop en telefoon.