Jr. Facilitair Coordinator in Leiden

JLL empowers you to shape a brighter way. Onze mensen bij JLL vormen de toekomst van vastgoed voor een betere wereld door wereldklasse diensten, advies en technologie voor onze klanten te combineren. We zijn toegewijd aan het aannemen van de beste, meest getalenteerde mensen en hen in staat te stellen om te gedijen, betekenisvolle carrières op te bouwen en een plek te vinden waar ze zich thuis voelen.

Over de functie

Als Junior Facility Coordinator ben jij het centrale aanspreekpunt voor facilitaire zaken binnen een of meerdere locaties. Je zorgt ervoor dat de dagelijkse operatie soepel verloopt en dat medewerkers en bezoekers kunnen werken in een prettige, veilige en goed onderhouden omgeving. Je coördineert proactief tussen verschillende disciplines en zorgt voor een optimale dienstverlening aan onze klant. In deze rol ondersteun je de Facility Manager en Facility Coordinator bij de dagelijkse operationele activiteiten en krijg je de kans om jezelf verder te ontwikkelen binnen het facilitaire vakgebied.

Wat ga je doen?

• Het coördineren en analyseren van meldingen in Corrigo en zorgen voor een adequate opvolging, inclusief het controleren of facilitaire meldingen daadwerkelijk zijn opgelost.
• Het lopen van KPI-inspectierondes door de gebouwen en het zorgvuldig vastleggen van bevindingen, inclusief periodieke inspecties en het opvolgen van openstaande actiepunten.
• Het coördineren en opvolgen van kleinere werkzaamheden van leveranciers, zoals reparaties aan koffiemachines, en het controleren van opgeleverd groenonderhoud.
• Het registreren van actiepunten en deze uitwerken richting leveranciers.
• Het beheren van en toezicht houden op NON-GMP leveranciers, waarbij je toeziet op de kwaliteit en de naleving van afspraken.
• Het controleren van offertes op juistheid, volledigheid en prijsstelling, in afstemming met de Facility Coordinator.
• Het opstellen van werkvergunningen in E-Permit to Work.
• Het bijhouden van de kantoorartikelen en het voorbereiden van bestellingen na afstemming.
• Het ondersteunen van facilitaire projecten en vragen van J&J en het assisteren van de handyman/facilitair medewerker, inclusief het klaarzetten en inrichten van vergaderruimtes wanneer dat nodig is.
• Het ondersteunen van de servicedesk bij afwezigheid van de servicedeskmedewerker.
• Locatie Breda valt binnen jouw scope. In geval van nood ben je beschikbaar om ondersteuning te bieden op deze locatie, bijvoorbeeld door in te vallen voor receptietaken of floorhost-activiteiten.
• Het onderhouden van contact met eindgebruikers: je weet wat er speelt in het gebouw en begrijpt wat belangrijk is voor eindgebruikers, zodat je hier proactief op kunt inspelen.
• Het opstellen van communicatiemails richting eindgebruikers.
• Het overnemen van de taken van de Facility Coordinator tijdens diens verlof of afwezigheid.
• Het waarborgen van de naleving van veiligheids- en arbo richtlijnen, het coördineren van kleine verbouwingen en verhuizingen, en het actief aandragen van ideeën ter verbetering van de facilitaire dienstverlening.
• Het ondersteunen van de implementatie van duurzaamheidsinitiatieven binnen de gebouwen.

Wat breng je mee?

• Je hebt een minimaal afgeronde MBO+/HBO opleiding, bij voorkeur in facility management of een vergelijkbaar vakgebied.
• Je hebt minimaal 1 jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare rol binnen facility management.
• Ervaring met facility management software en MS Office is vereist.
• Je bent servicegericht, een sterke communicator en hebt een hands-on mentaliteit.
• Je kunt goed organiseren, prioriteiten stellen en nauwkeurig werken.
• Je bent proactief, oplossings- en klantgericht, en kunt zelfstandig werken terwijl je ook goed functioneert in een team.
• Je hebt een uitstekende beheersing van zowel Nederlands als Engels, mondeling en schriftelijk.

Locatie: On-site – Leiden, NLD