In één oogopslag
- Taken: Organiseer en ondersteun de faculteitsdirectie in een dynamische omgeving.
- Bedrijf: Universiteit Maastricht, een internationale en betrokken organisatie.
- Voordelen: Flexibele werktijden, competitief salaris en 29 vakantiedagen.
- Overige informatie: Ontwikkel jezelf in een inspirerende werkomgeving met veel verantwoordelijkheid.
- Waarom deze baan: Krijg unieke inzichten in bestuurlijke besluitvorming en maak impact.
- Kwalificaties: HBO werk- en denkniveau met ervaring in organiseren of coördineren.
Het verwachte salaris ligt tussen 3537 - 4673 € per maand.
Welkom bij de Universiteit Maastricht. Ben jij iemand die energie krijgt van organiseren, overzicht creëren en complexe vraagstukken in goede banen leiden? Vind je het leuk om te werken in een omgeving waar veel tegelijk gebeurt en waar jouw werk bijdraagt aan belangrijke besluiten? Dan maken we graag kennis met jou.
Als Management Assistent van de directie faculteitsbureau van de Faculty of Health, Medicine and Life Sciences (FHML) werk je in het hart van de grootste faculteit van de Universiteit Maastricht. Je werkt nauw samen met de faculteitsdirectie en bent degene die overzicht creëert, prioriteiten bewaakt en ervoor zorgt dat plannen daadwerkelijk uitgevoerd kunnen worden. Geen dag is hetzelfde en jouw invloed is groter dan je functietitel doet vermoeden.
Het Faculteitsbureau ondersteunt het bestuur van de FHML bij het realiseren van onderwijs, onderzoek en maatschappelijke impact. Vanuit verschillende expertiseteams werken we samen aan een professionele en toekomstbestendige organisatie. Als Management Assistent lever jij een belangrijke bijdrage aan het functioneren van de directie. Niet alleen door zaken goed te organiseren, maar juist door vooruit te denken, verbinding te leggen en ervoor te zorgen dat de juiste mensen op het juiste moment samenkomen.
Je werkt dagelijks nauw samen met de directie en wordt onderdeel van een team van management assistenten. Je bent een belangrijke schakel binnen het Faculteitsbureau en hebt veel contact met bestuurders, wetenschappers, collega's uit verschillende teams en externe partners. Daardoor bouw je snel een groot netwerk op én krijg je een unieke inkijk in hoe bestuurlijke besluitvorming binnen een universiteit werkt.
Wat jij doet:
- Je bent de spin in het bestuurlijke web; de organisator achter belangrijke gesprekken en besluiten.
- Je creëert rust in een complexe omgeving en houdt overzicht waar anderen dat kwijtraken.
- Regie voeren op bestuurlijke processen en ervoor zorgen dat alles op het juiste moment samenkomt.
- De directie secretarieel ondersteunen en het agendabeheer van de directeur verzorgen, waarbij je vooruitkijkt, prioriteiten bewaakt en zorgt voor een goede voorbereiding van afspraken.
- Prioriteiten bewaken en tijdig signaleren wanneer bijsturing nodig is.
- Zelfstandig organiseren, afstemmen en schakelen met uiteenlopende interne en externe stakeholders.
- Ondersteuning bieden in HR-processen waarbij personele mutaties zorgvuldig verwerkt worden en bijdragen aan een zorgvuldig vacature- en mutatieproces (VMP) in samenwerking met HR.
- Administratieve ondersteuning bieden aan de jurist, onder andere bij het voorbereiden, verwerken en opvolgen van overeenkomsten.
- Ontwikkelingen signaleren en kansen zien om processen slimmer en efficiënter in te richten.
- Overzicht houden over acties, afspraken en besluitvorming en zorgen dat deze daadwerkelijk worden opgevolgd.
- Snel verbanden leggen tussen verschillende onderwerpen en vooruitdenken over wat er nodig is.
- Een betrouwbare sparringpartner zijn voor de directie en meedenken over de beste aanpak.
- Zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie en gemakkelijk bewegen binnen een bestuurlijke omgeving.
- Flexibel inzetbaar zijn binnen het team en, afhankelijk van prioriteiten en capaciteit, ondersteuning bieden bij uiteenlopende werkzaamheden en vraagstukken.
Natuurlijk horen plannen, afstemmen en organiseren ook bij deze functie. Maar belangrijker is dat jij eigenaarschap neemt, structuur aanbrengt en ervoor zorgt dat de directie zich kan richten op de onderwerpen die er voor hen toe doen.
Wat jij meebrengt:
- Je hebt hbo werk- en denkniveau.
- Je hebt ervaring in een organiserende of coördinerende rol.
- Je denkt vooruit, neemt verantwoordelijkheid en brengt structuur aan in complexe situaties.
- Je bent nieuwsgierig, leergierig en vindt het leuk om jezelf verder te ontwikkelen.
- Je communiceert gemakkelijk met verschillende doelgroepen en voelt goed aan wat een bestuurlijke omgeving vraagt.
- Je bent digitaal vaardig en maakt nieuwe systemen snel eigen.
- Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend (C1) en kunt je goed uitdrukken in het Engels (B2).
Deze functie biedt een unieke inkijk in bestuurlijke besluitvorming binnen een grote universiteit. Je ziet van dichtbij hoe strategie wordt vertaald naar uitvoering en ontwikkelt jezelf in een omgeving met veel verantwoordelijkheid.
Wat je van ons mag verwachten:
- Een jaarcontract (0,7 - 1,0 fte) met uitzicht op een vast contract bij wederzijdse tevredenheid.
- Een bruto salaris tussen €3537,00 en €4673,00 bruto per maand (bij een fulltime dienstverband van 38 uur per week), exclusief 8% vakantiegeld en een 8,3% eindejaarsuitkering.
- 29 vakantiedagen (op basis van fulltime), vier extra vrije feestdagen en de mogelijkheid om 12 extra dagen op te bouwen via compensatie-uren.
- Flexibele werktijden, een thuiswerkvergoeding en hybride werken.
- Vrijheid en ruimte om je werk zelfstandig in te richten en je eigen ideeën te ontwikkelen.
- Een hechte community van collega’s waarmee je nauw samenwerkt.
- Een goede pensioenregeling via het ABP, bedrijfsfitness en toegang tot een uitgebreid sportaanbod.
- Een inspirerende werkomgeving in het hart van Europa.
Nieuwsgierig geworden? Wil je meer weten over deze functie of over werken bij onze universiteit? Neem contact op met Audry Califano via audry.califano@maastrichtuniversity.nl of telefonisch op 0628865058.
Management Assistent Faculteitsbureau in Maastricht werkgever: Maastricht University
Maastricht University is een uitstekende werkgever die een stimulerende en innovatieve werkomgeving biedt voor Java IAM Engineers. Met een focus op persoonlijke groei en ontwikkeling, biedt de universiteit tal van opleidingsmogelijkheden en een collegiale sfeer waarin samenwerking en kennisdeling centraal staan. De hybride werkstructuur maakt het mogelijk om flexibel te werken, terwijl je bijdraagt aan belangrijke projecten die de digitale veiligheid en toegankelijkheid binnen de onderwijssector verbeteren.
Contactgegevens:
Recruitmentteam van Maastricht University
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Management Assistent Faculteitsbureau in Maastricht kunt binnenhalen
✨Verken lokale netwerken en evenementen
In de overheid en publieke sector zijn lokale netwerken essentieel. Zoek naar evenementen zoals gemeentelijke bijeenkomsten of netwerkborrels van overheidsinstanties. Dit is een geweldige manier om in contact te komen met mensen die weten wat er speelt, en je kunt misschien zelfs een voet tussen de deur krijgen bij Maastricht University!
✨Maak gebruik van stage- en traineeship programma's
Veel overheidsorganisaties bieden directe instroomprogramma's voor recent afgestudeerden of jonge professionals. Kijk of Maastricht University zo'n programma heeft. Deze mogelijkheden zijn niet alleen een ingang in de organisatie, maar stellen je ook in staat om de cultuur en werkzaamheden goed te leren kennen.
✨Zorg voor zichtbaarheid bij publieksevenementen
Als je de kans krijgt om spreker of vrijwilliger te zijn op publieksevenementen, grijp die kans! Dit versterkt je netwerk en versterkt je zichtbaarheid binnen de publieke sector. Mensen die je daar ontmoeten kunnen later belangrijke connecties zijn voor een functie bij Maastricht University.
✨Direct solliciteren via onze website
Wist je dat we veel vacatures direct op onze website hebben staan? Zorg ervoor dat je regelmatig kijkt en aarzel niet om te solliciteren op een functie die je aanspreekt. We zijn altijd op zoek naar gepassioneerde mensen voor ons team, dus wie weet ben jij straks wel de nieuwe aanwinst voor Maastricht University!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Management Assistent Faculteitsbureau in Maastricht te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Begrijp de publieke sector:Zorg ervoor dat je goed begrijpt hoe de overheid en de publieke sector werken. Dit kan je helpen om specifieke voorbeelden te geven in je sollicitatie. Denk na over hoe jouw ervaring aansluit bij de doelstellingen van Maastricht University en hoe jij een positieve impact kunt maken.
Citeer relevante ervaring en opleidingen:Bij een rol in de overheid is het belangrijk om jouw relevante ervaring en opleidingen helder te presenteren. Heb je bijvoorbeeld cursussen op het gebied van bestuurskunde of een stage bij een overheidsinstantie gehad? Vermeld dit dan duidelijk in je CV en motivatiebrief.
Schrijf een sterke motivatiebrief:In de publieke sector komt het aan op motivatie en toewijding. Leg uit waarom je jezelf in deze sector wil inzetten en hoe jouw waarden aansluiten bij de missie van Maastricht University. Gebruik specifieke voorbeelden uit je verleden die jouw motivatie onderschrijven.
Gebruik officiële documenten:Voor een functie in de overheid kan het nuttig zijn om naast een CV en motivatiebrief ook officiële documenten of certificaten toe te voegen, zoals vrijwilligerswerk of deelgenomen projecten. Dit geeft extra geloofwaardigheid aan je sollicitatie en toont je betrokkenheid bij de gemeenschap.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Maastricht University
✨Ken de relevante wetgeving
In de overheid en publieke sector is het belangrijk om goed op de hoogte te zijn van de relevante wetgeving en beleidsvoering. Bereid je voor door te begrijpen welke wetten belangrijk zijn voor de functie die je wilt, en hoe deze van invloed hebben op de operationele processen binnen Maastricht University.
✨Toon je maatschappelijke betrokkenheid
Als je solliciteert voor een fulltime functie in de overheid, is het belangrijk om je motivatie en passie voor de publieke zaak te tonen. Wees voorbereid om je visie te delen over hoe je binnen Maastricht University kunt bijdragen aan de samenleving en de behoeften van de gemeenschap.
✨Wees klaar voor scenario- en gedragsvragen
Tijdens het interview kunnen ze je vragen stellen over hoe je in specifieke situaties hebt gehandeld, vooral in een teamomgeving. Denk na over voorbeelden uit je verleden waaruit blijkt dat je effectief kunt samenwerken en problemen kunt oplossen binnen een publieke context.
✨Maak gebruik van je netwerk
In de publieke sector draait veel om relaties en netwerken. Probeer informatie in te winnen over Maastricht University via je netwerk, of misschien zelfs via LinkedIn. Dit kan je helpen om relevante vragen te stellen tijdens je interview en laat zien dat je proactief bent.
