In één oogopslag
- Taken: Zorg voor een soepel lopend kantoor en optimaliseer processen met Pipedrive.
- Bedrijf: Maarten van Vliet Makelaars, een groeiend makelaarskantoor in Heemstede.
- Voordelen: Veel eigenaarschap, marktconform salaris en opleiding in Pipedrive.
- Overige informatie: Creatieve en gestructureerde rol met directe samenwerking met het management.
- Waarom deze baan: Maak impact op de dagelijkse operatie en groei mee met ons team.
- Kwalificaties: Ervaring in commerciële omgevingen en met CRM-systemen is een must.
Het verwachte salaris ligt tussen 42750 - 52250 € per jaar.
Maarten van Vliet Makelaars groeit. Daardoor moet de operatie achter het kantoor net zo strak lopen als de verkoop en woningmarketing aan de voorkant.
Als Office & Operations Manager breng je planning, dossiers, klantcontact en systemen bij elkaar.
Ongeveer 70% van je tijd zit in de dagelijkse operatie.
De overige 30% gebruik je om Pipedrive, automatiseringen, KPI’s en processen slimmer in te richten.
Dit is een hands-on rol met veel eigenaarschap, geen stafpositie vanaf de zijlijn.
Jouw rol
Jij zorgt dat het kantoor iedere dag goed loopt.
De planning klopt, vragen worden opgepakt, dossiers hebben een duidelijke volgende stap en de belangrijkste cijfers liggen op tijd op tafel.
Je houdt je onder andere bezig met
- telefoon, inbox en dagelijkse planning;
- het plannen van bezichtigingen, fotografie, video-opnames, inmetingen, styling en energielabels;
- zorgen dat vragen binnen één werkdag worden beantwoord of bij de juiste collega terechtkomen;
- het begeleiden van standaard verkoopdossiers van opdracht tot overdracht;
- bewaken dat stukken compleet zijn en deadlines worden gehaald;
- verkopers en kopers op de hoogte houden over de voortgang;
- zorgen dat Pipedrive actueel is en ieder dossier een volgende stap heeft;
- beheren van velden, pipelines, automatiseringen en dashboards;
- nieuwe collega’s goed inrichten in Pipedrive;
- contact onderhouden met de Pipedrive-partner en de bouwer van het toekomstige klantportaal;
- wekelijks de scorecard en KPI’s voorbereiden;
- maandcijfers aanleveren en afwijkingen signaleren;
- checklists, templates en processen vastleggen en actueel houden;
- verbeteringen signaleren waarmee het kantoor slimmer en efficiënter kan werken.
Voor koopakte-concepten werk je samen met de senior transactiecoördinator.
Jouw profiel
Je hebt ruime ervaring met het organiseren of aansturen van dagelijkse werkzaamheden binnen een commerciële omgeving.
Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en spreekt collega’s op een duidelijke manier aan wanneer iets niet goed loopt.
Dit neem je mee
- hbo werk- en denkniveau;
- ervaring met dagelijkse operatie, planning, dossiers of binnendienstprocessen;
- ervaring met CRM-systemen;
- gevoel voor processen, cijfers en voortgangsbewaking;
- het vermogen om zelfstandig besluiten te nemen en overzicht te houden wanneer het druk wordt;
- fulltime beschikbaarheid en bereidheid om vijf dagen per week op kantoor in Heemstede aanwezig te zijn.
Dit is een plus
- ervaring binnen de makelaardij;
- een achtergrond in hypotheekadvies of notariaat;
- ervaring met Pipedrive;
- ervaring met automatiseringen en integraties, zoals Make, Zapier of vergelijkbare koppelingen;
- ervaring met KPI’s, scorecards of maandrapportages.
- Een makelaarsdiploma is niet nodig.
In deze baan vind je
- Creativiteit & Structuur & Zelfstandigheid
- Wat we bieden
Je krijgt een belangrijke positie binnen een kantoor dat volop in ontwikkeling is.
Je werkt direct samen met Maarten van Vliet en hebt invloed op de manier waarop de operatie, systemen en processen meegroeien met het kantoor.
Je kunt rekenen op
- veel eigenaarschap over de dagelijkse operatie;
- directe samenwerking met Maarten;
- een vast weekritme en kwartaalsessies;
- opleiding in Pipedrive en automatisering;
- betrokkenheid bij de verdere ontwikkeling van systemen en het klantportaal;
- een marktconform salaris, afhankelijk van ervaring;
- een fulltime contract;
- een vaste werkplek op kantoor in Heemstede.
Je werkt dagelijks samen met de salesmanager, senior transactiecoördinator en coördinator aankoop.
Office & Operations Manager Makelaardij. in Heemstede werkgever: Maarten van Vliet Makelaars
Bij Maarten van Vliet Makelaars krijg je de kans om je carrière als makelaar in Kennemerland naar een hoger niveau te tillen. Met een sterke binnendienst en uitgebreide ondersteuning op het gebied van marketing en digitale tools, kun je je volledig richten op klantrelaties en acquisitie. De cultuur is persoonlijk en ondernemend, met volop ruimte voor eigen initiatief en groei, waardoor je niet alleen je netwerk kunt uitbreiden, maar ook je expertise verder kunt ontwikkelen in een dynamische omgeving.
Contactgegevens:
Recruitmentteam van Maarten van Vliet Makelaars
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Office & Operations Manager Makelaardij. in Heemstede kunt binnenhalen
✨Doe mee aan bedrijfsnetwerken
In de wereld van bedrijfsleiderschap en management is netwerken cruciaal. Zoek lokale en regionale evenementen, zoals bedrijfskonferenties of management workshops, waar je andere leiders kunt ontmoeten en je netwerk kunt uitbreiden. Dit verhoogt je zichtbaarheid en kan leiden tot kansen bij bedrijven zoals Maarten van Vliet Makelaars.
✨Lid worden van professionele organisaties
Overweeg om lid te worden van organisaties en vakbonden die zich richten op bedrijfsleiderschap, zoals de Nederlandse Vereniging voor Management of andere relevante netwerken. Ze bieden vaak toegang tot exclusieve vacatures en netwerkevenementen die perfect zijn voor jouw zoektocht naar een fulltime positie.
✨Laat je expertise zien
Bij bedrijfsleiderschap gaat het om vertrouwen en autoriteit. Schrijf artikelen of blogs over managementstrategieën en deel je inzichten op platforms zoals LinkedIn. Dit kan je helpen om jezelf te positioneren als een thought leader en om geïnteresseerde bedrijven zoals Maarten van Vliet Makelaars naar jou toe te trekken.
✨Profiteer van onze vacaturepagina
Vergeet niet om regelmatig onze website in de gaten te houden voor nieuwe fulltime vacatures bij Maarten van Vliet Makelaars. Vaak zijn er unieke kansen die niet op andere platforms worden gepost, dus stem je zoekcriteria af en solliciteer direct via ons. Wie weet lig je straks op het juiste pad naar je droomfunctie!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Office & Operations Manager Makelaardij. in Heemstede te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Show je leiderschapsstijl:In je CV en motivatiebrief is het belangrijk om je leiderschapsstijl te laten zien. Geef voorbeelden van situaties waarin je leiding hebt gegeven, teams hebt gemotiveerd of problemen hebt opgelost. Dit laat zien dat je niet alleen ervaring hebt, maar ook in staat bent om impact te maken in de rol van Office & Operations Manager Makelaardij. bij Maarten van Vliet Makelaars.
Focus op resultaten en prestaties:In bedrijfsleiderschap-en-management is het cruciaal om je prestaties kwantitatief te onderbouwen. Vermeld specifieke resultaten die je in vorige functies hebt behaald, zoals omzetgroei, efficiëntieverbeteringen of teamuitbreidingen. Dit maakt je CV en motivatiebrief aantrekkelijker voor Maarten van Vliet Makelaars.
Waarom deze rol jou aanspreekt:Geef in je motivatiebrief duidelijk aan waarom de rol van Office & Operations Manager Makelaardij. bij Maarten van Vliet Makelaars jou aanspreekt. Dit gaat verder dan alleen je vaardigheden; laten we zien dat je echt geïnteresseerd bent in de missie van het bedrijf en dat je lange termijn impact wilt maken.
Versla de competitie met een professionele layout:Bij een fulltime rol in bedrijfsleiderschap-en-management gaat presentatie ook om de uitstraling. Zorg ervoor dat je CV een professionele layout heeft die makkelijk te volgen is. Gebruik duidelijke secties en een nette indeling om het de recruiters van Maarten van Vliet Makelaars gemakkelijk te maken je verhaal te volgen.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Maarten van Vliet Makelaars
✨Ken je leiderschapsstijl
Voor een rol in bedrijfsleiderschap en management is het cruciaal dat je je eigen leiderschapsstijl goed kent. Denk na over voorbeelden uit je verleden waar je deze stijl hebt toegepast, en wees voorbereid om vragen hierover te beantwoorden. Dit laat zien dat je niet alleen strategisch kunt denken, maar ook dat je weet hoe je teams kunt aansteken en begeleiden.
✨Analyseer relevante casestudy's
Tijdens je interview kan het zijn dat je geconfronteerd wordt met specifieke managementscenario's of casestudy's. Bereid je voor door enkele actuele voorbeelden uit de branche te analyseren. Hoe zou je bepaalde dilemma's aanpakken? Dit toont niet alleen je analytisch vermogen aan, maar ook je praktijkkennis van de sector.
✨Bereid je strategische visie voor
Als fulltime bedrijfsleider willen ze natuurlijk zien wat je visie is voor Maarten van Vliet Makelaars en hoe je verwacht bij te dragen aan hun doelstellingen. Denk na over de lange termijn strategieën die je zou kunnen aanbevelen. Dit zal je serieus nemen en aantonen dat je niet alleen een uitvoerder, maar ook een strateeg kunt zijn.
✨Ontwikkel je netwerk vaardigheden
In een management rol is netwerken essentieel. Bereid je voor om te praten over hoe je relaties hebt opgebouwd in het verleden of hoe je van plan bent om stakeholders te betrekken bij projecten. Dit maakt indruk en laat zien dat je de waarde van teamwerk en samenwerking begrijpt.
