Executive Assistant en ExCom-secretaris in The Hague

Over de functie

Een enkel besluit in de directiekamer bepaalt vandaag al hoe de duurzame energievoorziening er over tientallen jaren uitziet. In dit grootschalige nationale klimaatproject lever je een bijdrage van onschatbare waarde. Je stapt in een unieke rol waarin je niet alleen twee directieleden ondersteunt, maar ook het secretariaat van het Executive Committee vormgeeft. Jouw organisatietalent zorgt ervoor dat complexe strategische besluitvorming op rolletjes loopt. Je brengt structuur aan in een dynamische omgeving die volop in ontwikkeling is en waar jouw inbreng direct zichtbaar is.

De volgende verantwoordelijkheden behoren tot jouw dagelijkse praktijk:

• Beheren van de jaarplanning, agenda's en het opstellen van vergaderstukken voor het Executive Committee.
• Nauwkeurig notuleren van vergaderingen en het actueel houden van de besluiten- en actielijst.
• Actief opvolgen van acties bij eigenaren en het terugkoppelen van besluiten naar de organisatie.
• Inrichten van een vertrouwelijk en optimaal vindbaar archief voor alle gevoelige dossiers.
• Volledig ontzorgen van twee comitéleden op het gebied van agenda, inbox en organisatorische zaken.

Functie-eisen

Jij bent een rots in de branding die met een gezonde dosis doortastendheid en organisatiesensitiviteit feilloos aanvoelt wat er speelt binnen het directieteam. Dankzij jouw integriteit, nauwkeurigheid en sterke oog voor verhoudingen zorg je voor rust en veiligheid in een complexe omgeving. Je deinst er niet voor terug om processen zelf op te bouwen en brengt structuur aan waar dat nodig is.

• Je beschikt over minimaal mbo-4 werk- en denkniveau.
• Je hebt 6 tot 10 jaar ervaring als executive assistant of bestuurssecretaresse, specifiek binnen een board- of directiesecretariaat.
• Je brengt aantoonbare ervaring mee in een juridische omgeving, waardoor je blindelings vertrouwd bent met gevoelige en vertrouwelijke dossiers.
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk, met een ijzersterke notuleervaardigheid.
• Je hebt ruime ervaring met moderne kantoorsoftware en digitale administratieve systemen.

Wat je gaat doen

Stel je voor dat je midden in een dynamisch klimaatproject staat waar jouw organisatietalent direct impact maakt. In deze rol breng je niet alleen structuur aan in complexe processen, maar bouw je ook actief mee aan een nieuw secretariaat dat nog volop in ontwikkeling is. Je krijgt alle ruimte om je vaardigheden verder te ontwikkelen, processen te optimaliseren en een stevige stempel te drukken op de toekomst van de organisatie.

• Je beheert de jaarplanning en stelt samen met de voorzitter de agenda op voor alle vergaderingen van het Executive Committee.
• Je vraagt vergaderstukken op, controleert deze nauwkeurig op volledigheid en zorgt dat ze tijdig worden verspreid.
• Je noteert helder en accuraat de besluiten en houdt de besluiten- en actielijst strak bij.
• Je volgt uitgezette acties actief op bij de eigenaren en koppelt genomen besluiten terug naar de rest van de organisatie.
• Je beheert de agenda's en inboxen van twee comitéleden, bereidt overleggen voor en ontzorgt hen volledig op organisatorisch vlak.

Zo zorg je er dagelijks voor dat de besluitvorming op rolletjes loopt en dat je direct bijdraagt aan een efficiënte en toekomstbestendige organisatie.

De opdrachtgever

Je gaat aan de slag bij een zelfstandige, landelijk opererende organisatie binnen de energiesector, met de Nederlandse Staat als enige aandeelhouder. De organisatie richt zich op de ontwikkeling van duurzame kernenergieoplossingen en speelt een belangrijke rol in de Nederlandse energietransitie en de ambitie om in de toekomst klimaatneutraal te zijn. Vanuit een maatschappelijke en strategische opdracht werkt de organisatie aan de ontwikkeling van betrouwbare en veilige nucleaire energievoorzieningen. Daarbij staan innovatie, kennisontwikkeling, kwaliteit en veiligheid centraal. Er wordt nauw samengewerkt met nationale en internationale partners, overheden, kennisinstellingen en experts uit de energiesector. Je komt terecht in een ambitieuze en internationaal georiënteerde werkomgeving waarin beleid, technologie en maatschappelijke ontwikkelingen samenkomen. De organisatie bevindt zich in een bijzondere fase van ontwikkeling en bouwt mee aan de toekomstige energievoorziening van Nederland, met als doel de afhankelijkheid van fossiele brandstoffen te verminderen en bij te dragen aan een betrouwbare, duurzame energievoorziening.

Dit bieden we jou

• Salaris: Goed salaris op basis van je kennis en ervaring.
• Persoonlijke begeleiding: Je kunt altijd rekenen op jouw contactpersoon.
• Eindejaarsuitkering: In december ontvang je (een deel) extra bruto maandsalaris. De hoogte is vastgelegd in de CAO.
• Hybride werken: Je kunt zowel op locatie als vanuit huis werken.
• Pensioenregeling: Financiële zekerheid vanaf je pensioengerechtigde leeftijd wordt goed geregeld.
• Reiskostenvergoeding: Afhankelijk van de functie en rol kunnen er verschillende opties zijn.

Je contactpersoon: Claudia Zeegers, Talent Manager Overheid.

De sollicitatieprocedure: Ben je benieuwd wat je proces gaat zijn? Bekijk in onze stappen wat jij door gaat maken om in de toekomst bij Maandag te werken.