In één oogopslag
- Taken: Beheer complexe agenda's en ondersteun de divisiedirecteur met vergaderingen en administratieve processen.
- Bedrijf: Werken bij Radboud Universiteit, een dynamische en professionele omgeving.
- Voordelen: Goed salaris, persoonlijke begeleiding, eindejaarsuitkering en trainingen via Maandag Academy.
- Overige informatie: 32 uur per week, aanwezigheid op locatie is vereist.
- Waarom deze baan: Speel een centrale rol in een organisatie en maak impact door samenwerking.
- Kwalificaties: Minimaal 10 jaar ervaring als managementondersteuner en sterke organisatorische vaardigheden.
Het verwachte salaris ligt tussen 4061 - 4963 € per maand.
Over de functie
Als Directiesecretaresse binnen Information & Library Services (ILS) vervul je een centrale rol binnen de organisatie. Je ondersteunt de divisiedirecteur en zorgt ervoor dat agenda's, afspraken, vergaderingen en administratieve processen soepel verlopen. Daarbij krijg je te maken met verschillende interne en externe stakeholders en weet jij goed prioriteiten te stellen. Je beheert een complexe agenda, plant en organiseert overleggen, bereidt vergaderstukken voor, maakt notulen en bewaakt gemaakte afspraken en actiepunten. Daarbij ben je niet alleen uitvoerend bezig, maar kijk je vooruit en signaleer je wat nodig is. Samen met twee managementondersteuners vorm je een hecht ondersteuningsteam. Binnen dit team neem jij een coördinerende rol op je en zorg je voor structuur en een goede verdeling van de werkzaamheden. Daarnaast ondersteun je verschillende project- en programmamanagers. Denk hierbij aan het organiseren van overleggen, verslaglegging, het bijhouden van projectadministraties en administratieve processen rondom bijvoorbeeld inkopen, facturen en externe inhuur. Het is een functie waarin je zichtbaar aanwezig bent binnen de organisatie. Je bent een toegankelijk aanspreekpunt, schakelt gemakkelijk met verschillende mensen en weet ook onder druk het overzicht te behouden.
Functie-eisen
- Je hebt ruime ervaring als managementondersteuner of directiesecretaresse, bij voorkeur ongeveer 10 jaar.
- Je hebt ervaring met complex agendabeheer en ondersteuning op directeursniveau.
- Je bent organisatorisch sterk, gestructureerd en weet ook bij drukte goed prioriteiten te stellen.
- Je bent communicatief sterk, proactief en voelt je prettig in een zichtbare en coördinerende rol.
Wat je gaat doen
- Complex agendabeheer en ondersteuning van de divisiedirecteur.
- Organiseren, voorbereiden en notuleren van vergaderingen en bewaken van actiepunten.
- Coördineren en afstemmen van werkzaamheden binnen het managementondersteuningsteam.
- Ondersteunen van project- en programmamanagers bij projectadministratie en overleggen.
- Verzorgen en bewaken van administratieve processen rondom onder andere inkoop, facturen en externe inhuur.
De opdrachtgever
Je gaat aan de slag binnen Information & Library Services van de Radboud Universiteit in Nijmegen. De Radboud Universiteit is een brede onderzoeksuniversiteit waar onderwijs, onderzoek en maatschappelijke betrokkenheid samenkomen. Je werkt binnen een professionele en dynamische omgeving waarin veel verschillende afdelingen, projecten en belangen bij elkaar komen. Samenwerking, toegankelijkheid en een goede ondersteuning van de organisatie staan hierin centraal. Voor deze functie is aanwezigheid op locatie belangrijk. De functie is voor 32 uur per week en thuiswerken is voor deze opdracht niet mogelijk. De functie wordt aangeboden op basis van detachering; ZZP is niet mogelijk.
Dit bieden we jou
- Goed salaris op basis van je kennis en ervaring.
- Je kunt altijd rekenen op jouw contactpersoon.
- In december ontvang je (een deel) extra bruto maandsalaris. De hoogte is vastgelegd in de CAO.
- Groot aanbod van trainingen en cursussen.
- Financiële zekerheid vanaf je pensioengerechtigde leeftijd wordt goed geregeld.
- Afhankelijk van de functie en rol kunnen er verschillende opties zijn.
Werken bij Maandag
Maandag is dé vacaturesite en detacheerder die professionals koppelt aan werk dat energie geeft. Met 15 vestigingen in 12 steden zijn we al meer dan 30 jaar leidend binnen het publieke domein en groeien we hard binnen de commerciële sector. Dit doen we samen met 5.200 professionals in de zorg, het onderwijs, de overheid, IT, engineering, finance, HR en communicatie.
Directiesecretaresse in Nijmegen werkgever: Maandag
Bij Maandag krijg je de kans om een directe impact te maken op de digitale transformatie binnen de gemeente. Met een sterke focus op samenwerking en innovatie, biedt Maandag een stimulerende werkomgeving waar je niet alleen je technische vaardigheden kunt inzetten, maar ook je communicatieve talenten kunt ontwikkelen. Daarnaast zijn er volop mogelijkheden voor persoonlijke groei en ontwikkeling, ondersteund door een cultuur die waarde hecht aan teamwork en betrokkenheid.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Directiesecretaresse in Nijmegen kunt binnenhalen
✨Je netwerk is goud waard!
In de HR-wereld draait alles om connecties. Neem deel aan lokale HR-events of webinars waar je professionals kunt ontmoeten. Hierdoor kun je niet alleen leren van anderen, maar ook jezelf zichtbaar maken als freelance HR-professional.
✨Laat je expertise zien
Schrijf artikelen of blogs over actuele HR-thema's en deel die op platforms zoals LinkedIn. Dit helpt niet alleen om je zichtbaarheid als freelancer te vergroten, maar positioneert je ook als een deskundige in je vakgebied.
✨Word actief in HR-groepen
Zoek online gemeenschappen van HR-professionals, zoals Facebook-groepen of Slack-kanelen. Deel je kennis, stel vragen en laat je vaardigheden zien. Dit kan je helpen om nieuwe freelance opdrachten te vinden via leads uit je netwerk.
✨Kijk naar platforms voor freelancers
Zorg ervoor dat je je aanmeldt op platforms zoals Upwork of Freelancer waar HR-opdrachten vaak worden aangeboden. Een goede profielomschrijving en een portfolio van je werk kunnen je kansen om freelance opdrachten te krijgen enorm vergroten. En vergeet niet: solliciteer ook op vacatures via onze website voor een directe kans bij Maandag!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Directiesecretaresse in Nijmegen te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Je cv als jouw visitekaartje:Als freelancer in human resources is je cv je belangrijkste marketingtool. Zorg ervoor dat je niet alleen je ervaring in HR wordt vermeld, maar focus ook op specifieke projecten waar je aan hebt gewerkt, zoals wervingscampagnes of trainingsprogramma's. Laat zien hoe jouw bijdrage het verschil heeft gemaakt!
Portfolio met voorbeelden van je werk:Vergeet niet een portfolio toe te voegen waarin je voorbeelden van opdrachten, rapportages of beleidsdocumenten laat zien. Dit is een geweldige manier om potentiële klanten bij Maandag te laten zien hoe je in de praktijk werkt en wat je kunt betekenen voor hun HR-processen.
Focus op je specialisaties:Wanneer je solliciteert, wees specifiek over je HR-specialisaties, zoals talent acquisitie, arbeidsrelaties of training en ontwikkeling. Dit helpt om direct de aandacht te trekken van Maandag, vooral als ze op zoek zijn naar iemand met een bepaalde expertise.
Schrijf een krachtige en persoonlijke pitch:In je motivatiebrief is het belangrijk om je passie voor human resources naar voren te brengen. Praat niet alleen over wat je kunt, maar ook waarom je enthousiast bent om samen te werken met Maandag. Dit maakt je aanvraag veel aantrekkelijker en laat zien dat je investeert in deze kans.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Maandag
✨Ken de HR-tools
Zorg ervoor dat je vertrouwd bent met de verschillende HR-software zoals BambooHR of Workday. Freelance HR-professionals moeten vaak snel schakelen tussen systemen, dus wees voorbereid op vragen over hoe jij deze tools hebt gebruikt in je projecten.
✨Pitch je portfolio
Omdat je freelance bent, is je portfolio super belangrijk. Laat voorbeelden zien van eerdere projecten waar je aan hebt gewerkt, zoals wervingscampagnes of HR-strategieën die je hebt ontwikkeld. Dit geeft de opdrachtgever bij Maandag een goed beeld van jouw vaardigheden.
✨Verstand van de wet- en regelgeving
In de HR-wereld is het cruciaal om kennis te hebben van arbeidswetten en -regelingen. Wees klaar voor technische vragen hierover en laat zien dat jij op de hoogte bent van de laatste ontwikkelingen in wetgeving die van invloed kunnen zijn op hun personeel.
✨Bespreek je flexibele aanpak
Als freelancer werk je vaak met verschillende klanten en projecten. Praat over hoe jij flexibel en aanpasbaar bent in je aanpak. Dit is iets wat Maandag zal waarderen, dus geef voorbeelden van hoe je in het verleden bent omgegaan met verschillende eisen en situaties.
