Parttime, 3-5 dagen per week | Amersfoort
Salarisindicatie: EUR 5.300 – EUR 6.500 bruto per maand op basis van 40 uur Lysias Advies is een strategisch adviesbureau voor de publieke sector, gevestigd in Amersfoort. Opdrachtgevers uit het hele land schakelen ons in bij strategische opgaven, vernieuwing van beleid en complexe organisatievraagstukken. We helpen hen vraagstukken te doorgronden en ambities waar te maken door te onderzoeken, adviseren en realiseren. Bij Lysias werken op dit moment ongeveer 45 mensen. We willen de komende jaren doorgroeien naar circa 50 medewerkers. We hechten veel waarde aan de ontwikkeling van ons bureau en van onze medewerkers. Dat doen we onder andere door intervisie, bureaudagen en collectieve en individuele trainingen. Lysias is erkend leerbedrijf, ACP/ISO 9001-geaccrediteerd en bekroond met het vignet Vitaal Bedrijf. De functie
We creëren binnen Lysias een nieuwe functie: senior directiesecretaris. Als directiesecretaris werk je nauw samen met de directie en het partnerteam, geef je leiding aan Lysias Super Support (LSS) en ben je betrokken bij veel van de onderwerpen die onze organisatie raken. Daardoor weet je wat er speelt en welke zaken aandacht nodig hebben. In deze rol combineer advisering van de directie met verantwoordelijkheid voor een belangrijk deel van de interne organisatie van Lysias. Je zorgt dat zaken niet alleen worden bedacht en besloten, maar ook goed worden georganiseerd en uitgevoerd. Je denkt mee en adviseert over hoe we Lysias organiseren en ontwikkelen, agendeert onderwerpen die aandacht vragen en pakt zaken zelfstandig op. Je zorgt dat besluitvorming goed wordt voorbereid en dat gemaakte afspraken worden uitgevoerd. De ene keer gaat het om een HR-vraagstuk of een voorstel voor het partnerteam, de andere keer om de voorbereiding van een vergadering van de Raad van Commissarissen of een praktische kwestie die binnen het bureau geregeld moet worden. Omdat de functie nieuw is, liggen nog niet alle grenzen vast. De belangrijkste verantwoordelijkheden zijn duidelijk, maar er is ruimte om de functie verder vorm te geven. Directie en bureauorganisatie
Je ondersteunt en adviseert de directie en het partnerteam bij onderwerpen die de organisatie van Lysias raken. Je bereidt besluitvorming voor en bewaakt de opvolging daarvan. Doordat je nauw betrokken bent bij verschillende onderdelen van het bureau, weet je wat er speelt en welke onderwerpen aandacht vragen. Je brengt deze waar nodig onder de aandacht van directie of partnerteam en pakt zaken die daaruit voortkomen zelfstandig op. Je bereidt de tweewekelijkse vergaderingen van het partnerteam voor, bewaakt de gemaakte afspraken en stelt waar nodig stukken op namens directie en partnerteam, waaronder het jaarplan en jaarverslag. Leidinggeven aan en doorontwikkelen van Lysias Super Support
Je geeft hiërarchisch leiding aan Lysias Super Support (LSS), ons team van vijf professionals op het gebied van secretariaat, projectondersteuning, communicatie en financiën. De dagelijkse coördinatie van het werk is binnen het team belegd. Jij bent verantwoordelijk voor het functioneren en de doorontwikkeling van het team en de ontwikkeling van de medewerkers. HR en werkgeverszaken
Je bent binnen Lysias het eerste aanspreekpunt voor HR- en werkgeversvraagstukken. Je zorgt dat ons P&O-beleid actueel is, volgt relevante ontwikkelingen en wet- en regelgeving en vertaalt deze zelfstandig naar voorstellen voor Lysias. Bij complexere vraagstukken weet je wanneer externe expertise nodig is en organiseer je die. Je bewaakt de jaarlijkse gesprekscyclus, ondersteunt bij werving en selectie en verzorgt brieven, overeenkomsten en contracten met medewerkers en associés. Kwaliteit en governance
Je neemt deel aan het interne kwaliteitsteam en draagt bij aan het onderhouden van ons kwaliteitssysteem en de uitvoering van interne en externe audits. Ook volg je relevante externe ontwikkelingen, bijvoorbeeld in wet- en regelgeving, en adviseer je directie en partnerteam wanneer die gevolgen hebben voor Lysias. Daarnaast ondersteun je de Raad van Commissarissen en de Algemene Vergadering van Aandeelhouders. Je bereidt de vergaderingen voor, zorgt voor de verslaglegging, bewaakt de opvolging van besluiten en handelt formele zaken die daaruit voortkomen af. Wie zoeken we?
We zoeken iemand die het prettig vindt om op een centrale plek in een organisatie te werken. Je houdt overzicht en merkt het op als iets aandacht vraagt of dreigt te blijven liggen. Je kunt gemakkelijk schakelen tussen directie, partners, adviseurs en de collega’s van LSS. Je bent toegankelijk, maar kunt ook stevig zijn als de situatie daarom vraagt. Je werkt zorgvuldig zonder je in details te verliezen. Je schrijft goed, kunt informatie snel doorgronden en weet hoofd- en bijzaken van elkaar te onderscheiden. Je bent gewend zelfstandig te werken en neemt initiatief. Als leidinggevende geef je mensen ruimte en duidelijkheid en spreek je hen aan wanneer dat nodig is. Je hebt een HBO+/WO-werk- en denkniveau en ruime relevante werkervaring. Je hebt eerder in een rol gewerkt waarin je dicht bij directie of management stond en verantwoordelijkheid droeg voor interne organisatievraagstukken. Ervaring als directiesecretaris kan goed passen, maar we staan nadrukkelijk ook open voor andere achtergronden. Je brengt in ieder geval mee: circa 10 tot 15 jaar relevante werkervaring; aantoonbare ervaring met het organiseren en managen van interne bedrijfsvoering of organisatieprocessen; enkele jaren leidinggevende ervaring; ervaring in een rol dicht bij directie, bestuur of management; bij voorkeur ervaring binnen een adviesbureau, zakelijke dienstverlening of een vergelijkbare professionele organisatie.
Wat bieden we?
Je krijgt een nieuwe en brede functie binnen een professioneel adviesbureau met korte lijnen. Je werkt nauw samen met de directie en het partnerteam en hebt tegelijkertijd veel contact met collega’s in de rest van het bureau. Omdat de functie nieuw is, krijg je ruimte om er mede vorm aan te geven. De functie kan worden ingevuld voor 3 tot 5 dagen per week. De precieze omvang bepalen we graag in overleg, waarbij we kijken naar jouw ervaring, beschikbaarheid en de manier waarop de functie het beste kan worden ingevuld. Omdat je in deze rol nauw samenwerkt met veel collega’s, vinden we regelmatige aanwezigheid op ons kantoor in Amersfoort belangrijk. We bieden een salaris van EUR 5.300 tot EUR 6.500 bruto per maand op basis van 40 uur, afhankelijk van kennis en ervaring. Voor meer informatie kun je contact opnemen met Leonie van der Kruk via leonievanderkruk@lysiasadvies.nl of 06 111 495 11.
#J-18808-Ljbffr
