Administratief medewerker planning & operations in Ruurlo

Willkommen bei der LGI Gruppe – wir stehen voor Innovationskraft, eine transparente Kommunikation und kurze Entscheidungswege. Um unser Unternehmen voranzutreiben, suchen wir nach Menschen, die auch mal aus einer anderen Perspektive blicken und dadurch spannende Ideen entwickeln. Denn nur so können wir etwas bewegen!

LGI Technical Logistics is gespecialiseerd in logistieke dienstverlening tot op gebruikerslocatie van kwetsbare apparatuur in Europa. Wij bieden onze opdrachtgevers een totaalconcept: van pré-installatie en warehousing tot (retouren)logistiek, installatie on site en gebruikersinstructie.

In verband met de verdere groei van onze organisatie zijn wij op zoek naar een Administratief Medewerker Planning & Operations. Een functie voor iemand die energie krijgt van structuur, cijfers, administratie en het verbeteren van processen, maar die zich tegelijkertijd thuis voelt binnen een dynamische logistieke planningsomgeving.

Je wordt onderdeel van het team Planning en werkt nauw samen met onze planners, coördinatoren, chauffeurs, Customer Service, Finance en andere interne afdelingen. Jouw belangrijkste focus ligt op de administratieve ondersteuning en verwerking rondom de planning, waaronder urenverwerking, controle en voorbereiding van facturatie en het bewaken van de administratieve kwaliteit.

Daarnaast krijg je een belangrijke rol in het verder professionaliseren van de planningsadministratie. Je kijkt kritisch naar de huidige werkwijze, signaleert waar informatie ontbreekt of dubbel wordt verwerkt en denkt actief mee over hoe processen slimmer, overzichtelijker en efficiënter kunnen worden ingericht.

De functie
Als Administratief Medewerker Planning & Operations ben je een belangrijke schakel binnen het planningsteam. Je zorgt ervoor dat de administratieve processen rondom de dagelijkse operatie correct, volledig en tijdig worden uitgevoerd. Een belangrijk onderdeel van jouw werkzaamheden is de urenverwerking. Je controleert geregistreerde uren, ritten en werkzaamheden, signaleert afwijkingen en stemt deze waar nodig af met planners, chauffeurs en andere betrokkenen.

Ook ondersteun je bij de facturatievoorbereiding. Je zorgt ervoor dat de juiste informatie beschikbaar is, controleert gegevens en signaleert eventuele afwijkingen voordat deze richting facturatie gaan. Daarnaast wordt van jou verwacht dat je verder kijkt dan alleen het verwerken van administratie. Je krijgt nadrukkelijk de ruimte om de administratieve organisatie binnen Planning naar een hoger niveau te brengen.

Denk hierbij aan:

• het verbeteren en standaardiseren van administratieve werkprocessen;
• het inzichtelijk maken van verantwoordelijkheden binnen de planning;
• het verminderen van handmatige en dubbele administratieve handelingen;
• het verbeteren van de volledigheid en betrouwbaarheid van gegevens;
• het bewaken van deadlines rondom urenverwerking en facturatie;
• het ontwikkelen en verbeteren van overzichten, controles en rapportages;
• het signaleren van afwijkingen en structurele knelpunten;
• het verbeteren van de informatieoverdracht tussen Planning, Customer Service en Finance;
• het meedenken over verdere digitalisering en automatisering;
• het creëren van meer structuur en uniformiteit in de planningsadministratie.

Je bent daarmee niet alleen bezig met “de administratie bijhouden”, maar hebt juist een actieve rol in het verbeteren van de administratie en processen rondom Planning. Je werkt nauw samen met de planners en coördinator Planning. Je begrijpt wat er operationeel speelt en weet dit te vertalen naar een correcte en overzichtelijke administratie.

Dit ga je doen

• Verwerken, controleren en bewaken van urenregistraties;
• Controleren van ritten, werkzaamheden en administratieve gegevens;
• Signaleren en corrigeren van afwijkingen in uren en ritgegevens;
• Voorbereiden en controleren van gegevens ten behoeve van de facturatie;
• Controleren of opdrachten administratief volledig zijn afgerond;
• Ondersteunen van planners bij administratieve werkzaamheden;
• Beheren en structureren van administratieve gegevens binnen de planning;
• Opstellen en bijhouden van diverse overzichten en rapportages;
• Bewaken van administratieve deadlines;
• Verzorgen van een correcte en tijdige overdracht van informatie naar Finance en andere afdelingen;
• Ondersteunen bij de administratieve verwerking van projecten en opdrachten;
• Signaleren van knelpunten en ontbrekende informatie binnen administratieve processen;
• Meedenken over en implementeren van verbeteringen binnen de planningsadministratie;
• Standaardiseren en verder professionaliseren van administratieve werkwijzen;
• Meedenken over digitalisering, automatisering en het slimmer inrichten van systemen;
• Ondersteunen bij KPI-rapportages en managementinformatie;
• Fungeren als administratieve vraagbaak binnen het planningsteam.

De uitdaging: Planning administratief naar een hoger niveau
Binnen LGI groeit de operatie en daarmee ook de hoeveelheid informatie die rondom transporten, projecten, uren en facturatie wordt verwerkt. Daarom zoeken we iemand die niet alleen goed is in administratie, maar ook ziet waar dingen beter kunnen. Je krijgt binnen deze functie de mogelijkheid om mee te bouwen aan een verdere professionalisering van de administratieve processen binnen Planning. Je onderzoekt hoe we informatie slimmer kunnen vastleggen, controleren en delen. Je kunt bijvoorbeeld denken aan het ontwikkelen van een duidelijke structuur voor urencontrole, het verbeteren van controles vóór facturatie, het standaardiseren van werkwijzen tussen planners en locaties of het ontwikkelen van dashboards en rapportages. Ook kijk je kritisch naar de vraag: kunnen we dit slimmer, eenvoudiger of automatisch laten verlopen? Daarbij werk je samen met Planning, Finance, Customer Service en waar nodig IT. Je krijgt dus de ruimte om verbeteringen daadwerkelijk aan te dragen en – in overleg – te implementeren.

Je hebt kennis van

• Administratieve processen binnen een operationele omgeving;
• Urenregistratie en controleprocessen;
• Facturatieprocessen of facturatievoorbereiding;
• Excel en bij voorkeur andere administratieve/planningssystemen;
• Het werken met gegevens, rapportages en controles;
• Procesverbetering en het structureren van administratieve werkzaamheden;
• Bij voorkeur enige kennis van transport, logistiek of planning.

Dit ben jij

• MBO+/HBO werk- en denkniveau;
• Je hebt aantoonbare ervaring met administratieve werkzaamheden;
• Ervaring binnen transport, logistiek, planning, service of een vergelijkbare operationele omgeving is een pré;
• Je bent sterk in cijfers, gegevens en controles;
• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd;
• Je ziet snel wanneer informatie niet klopt of ontbreekt;
• Je bent analytisch en vindt het leuk om zaken uit te zoeken;
• Je kunt goed overweg met Excel en digitale systemen;
• Je bent IT-minded en nieuwsgierig naar mogelijkheden voor digitalisering en automatisering;
• Je hebt een goed gevoel voor processen en ziet waar verbeteringen mogelijk zijn;
• Je kunt zelfstandig werken, maar zoekt actief de samenwerking met collega's;
• Je bent communicatief vaardig en durft collega's aan te spreken wanneer informatie ontbreekt of niet klopt;
• Je kunt goed prioriteiten stellen in een dynamische omgeving;
• Je beheerst de Nederlandse taal goed in woord en geschrift;
• Basiskennis van de Engelse taal is gewenst;
• Je bent beschikbaar voor 5 dagen per week.

Wat breng je mee?
Je bent iemand die graag orde schept in informatie. Je vindt het prettig wanneer gegevens kloppen en processen goed zijn ingericht. Je wacht niet af totdat iemand vertelt wat er moet gebeuren, maar ziet zelf waar zaken blijven liggen of beter kunnen. Je bent:

• Nauwkeurig en administratief sterk;
• Gestructureerd en resultaatgericht;
• Analytisch en kritisch;
• Proactief en zelfstandig;
• Goed met cijfers en systemen;
• Sterk in het bewaken van afspraken en deadlines;
• Oplossingsgericht;
• Communicatief vaardig;
• Niet bang om vragen te stellen of door te vragen;
• Geïnteresseerd in procesverbetering en automatisering;
• Flexibel en stressbestendig;
• Bereid om verantwoordelijkheid te nemen;
• Leergierig en enthousiast om jezelf verder te ontwikkelen.

Last but not least… je brengt positiviteit, energie en humor mee naar het team!

Dit krijg je van ons

• Een fulltime baan van 40 uur per week;
• Een goed salaris op basis van opleiding en ervaring, conform CAO Beroepsgoederenvervoer;
• Reiskostenvergoeding conform CAO Beroepsgoederenvervoer;
• Vakantiedagen conform CAO;
• Een zelfstandige functie met veel ruimte voor eigen initiatief;
• De mogelijkheid om daadwerkelijk verbeteringen binnen de organisatie door te voeren;
• Een afwisselende functie binnen een groeiende logistieke organisatie;
• Goede koffie en fruit op het werk;
• Deelname aan het Bene(FIT)s@LGI-programma;
• Een fijne werksfeer en een prettige werkomgeving.

Word jij onze nieuwe administratieve kracht binnen Planning? Ben jij iemand die graag structuur aanbrengt, cijfers en administratie goed op orde heeft én het leuk vindt om processen slimmer en beter te maken? Dan zijn wij op zoek naar jou. Bij LGI krijg je niet alleen een administratieve functie, maar de kans om een belangrijke bijdrage te leveren aan de verdere professionalisering van onze planning en operationele organisatie.

Dit zijn wij
LGI Netherlands BV is een internationale logistieke dienstverlener en onderdeel van de Elanders Group uit Zweden. Wij zijn gespecialiseerd in supply chain-oplossingen binnen onder andere Electronics, Healthcare en Lifestyle. Met een combinatie van wereldwijde slagkracht en persoonlijke betrokkenheid werken wij dagelijks aan slimme logistieke oplossingen voor onze klanten.

Sollicitatieprocedure
Ben jij enthousiast geworden over deze functie en zie jij jezelf werken binnen een informele, professionele en inspirerende werkomgeving? Dan maken we graag kennis met je! Solliciteren kan uitsluitend via onderstaande link: LINK IN TE VOEGEN. Let op: alleen sollicitaties die volledig en zorgvuldig via bovenstaande link zijn ingediend, worden in behandeling genomen. Zorg er daarom voor dat alle gegevens correct en compleet zijn ingevuld en voeg zowel je cv als motivatie toe.

Hoe ziet het sollicitatieproces eruit?

1. Jouw sollicitatie: Na ontvangst van jouw sollicitatie beoordelen wij zorgvuldig of jouw profiel aansluit bij de functie. We streven er naar om je uiterlijk binnen 5 werkdagen een terugkoppeling te geven.
2. Eerste gesprek – Kennismaking: Locatie: op kantoor of digitaal via Teams. Duur: circa 30 minuten. Tijdens dit gesprek maken we graag persoonlijk kennis met jou. We bespreken jouw motivatie, werkervaring, ambities en natuurlijk de inhoud van de functie. Ook krijg jij alle ruimte om vragen te stellen en meer te ontdekken over onze organisatie.
3. Tweede gesprek – Verdieping: Locatie: op locatie. Duur: ongeveer 1 tot 1,5 uur. In deze ronde gaan we dieper in op jouw ervaring, competenties en de manier waarop jij binnen het team en de organisatie past.
4. Meeloopmoment – Ervaar de werksfeer: Tijdens het meeloopmoment krijg je de kans om de organisatie, werkzaamheden en toekomstige collega's beter te leren kennen. Zo krijg je een realistisch beeld van de functie én de sfeer binnen het team.
5. Aanbod & start: Zijn we allebei enthousiast? Dan stellen wij een passend contract voor je op en kijken we uit naar een mooie en succesvolle samenwerking samen.

Goed om te weten: LGI Netherlands BV vraagt aan alle medewerkers een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Heb je vragen, twijfel je ergens over? Neem gerust contact op met ons HR-team via: jobs@lgigroup.nl. Wij kijken ernaar uit om je te ontmoeten!