In één oogopslag
- Taken: Ondersteun de directeur bedrijfsvoering met personeel en financiën in een dynamische omgeving.
- Bedrijf: Universiteit Leiden, een toonaangevende instelling voor onderwijs en onderzoek.
- Voordelen: Flexibele werkuren, competitief salaris, en volop mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling.
- Overige informatie: Een inclusieve werkomgeving met ruimte voor jouw ideeën en groei.
- Waarom deze baan: Maak impact in het onderwijs en onderzoek terwijl je samenwerkt met een divers team.
- Kwalificaties: HBO-niveau, ervaring in bedrijfsvoering en sterke communicatieve vaardigheden.
Het verwachte salaris ligt tussen 3873 - 5264 € per maand.
Vind je het leuk om dienstverlenend en uitvoerend bezig te zijn, ben je nauwkeurig, kan je goed multitasken én hou je van variatie in werk en in je werkweek? Dan is deze nieuwe functie van medewerker bedrijfsvoering bij het instituut Pedagogische Wetenschappen misschien geschikt voor jou.
Dit ga je doen
Als medewerker bedrijfsvoering ondersteun je de directeur bedrijfsvoering van het instituut op personeel en financieel gebied. Je zorgt voor structuur, overzicht en betrouwbare en actuele stuurinformatie. Binnen deze functie neem je de verantwoordelijkheid voor je eigen werkzaamheden en denk je actief mee over de verbetering van bepaalde bedrijfsvoeringprocessen. Je bent het eerste aanspreekpunt voor de medewerkers van het instituut Pedagogische Wetenschappen voor allerhande bedrijfsvoeringsvraagstukken. De focus van je werkzaamheden ligt op arbeidsvoorwaarden en de administratie van aanstellingen. Zo verzorg je onder meer het wervings- en selectieproces vanaf het opstellen van de concept vacaturetekst, tot het voeren van het arbeidsvoorwaardengesprek en het registreren van de nieuwe medewerkers in ons personeelssysteem. Je administreert zelfstandig de personele mutaties van bestaande medewerkers en past daarbij de CAO NU en andere regelgeving nauwkeurig toe. De input voor deze mutaties krijg je aangereikt of haal je actief op. Ook help je bij het maken van bijvoorbeeld inhuur- en detacheringsovereenkomsten. De financieel administratieve kant van de bedrijfsvoering komt ook aan bod in deze functie. Zo maak je bijvoorbeeld offertes en facturen en ben je beheerder van een aantal instituutsbudgetten. In die hoedanigheid is het jouw taak om te controleren of budgetten niet worden overschreven en of uitgaven worden gedaan volgens universitaire en instituutsregels. Je houdt ook toezicht op de subsidie aanvragen binnen het instituut en helpt met bepaalde onderdelen van de projectadministratie. Je werkt voor bovengenoemde taken nauw samen met de directeur bedrijfsvoering en andere medewerkers van het instituutsbureau (zo’n 8 fte) en het faculteitsbureau. Jouw informatie van de actuele personele bezetting en budget uitputting wordt onder andere gebruikt bij het opstellen van de meerjarenbegroting van het instituut en voor de onderwijsplanning. Omdat deze functie nieuw is, kunnen de taken en verantwoordelijkheden nog worden bijgesteld naarmate de functie zich verder ontwikkelt.
Hier ga je werken
De Faculteit der Sociale Wetenschappen bestaat uit vijf instituten: Centrum voor Wetenschaps- en Technologiestudies, Culturele Antropologie en Ontwikkelingssociologie, Pedagogische Wetenschappen, Politieke Wetenschap en Psychologie. De faculteit heeft circa 7000 studenten en 1000 medewerkers. Binnen de instituten wordt niet alleen onderwijs gegeven, maar ook baanbrekend onderzoek verricht dat de grenzen van ons begrip van menselijk gedrag en maatschappelijke structuren verlegt. Wat onze faculteit uniek maakt is de diversiteit aan onderzoeksonderwerpen, de verschillende stijlen van onderwijs geven en de manier waarop de professionele ondersteuning is ingericht; dit biedt jou de mogelijkheid om jouw interesses en expertise te verkennen en te ontwikkelen.
De medewerkers van het instituut van Pedagogische Wetenschappen geloven in de kracht van samenwerking. Het wetenschappelijk personeel geeft onderwijs over en doet onderzoek naar de manier waarop kinderen en jongeren worden opgevoed, onderwezen en begeleid. Ook wordt onderzocht hoe verschillen in de opvoeding, het onderwijs en andere vormen van begeleiding gevolgen hebben voor de ontwikkeling van kinderen. Zowel in het onderzoek als in het onderwijs van Pedagogische Wetenschappen staat centraal hoe evidence-informed benaderingen kunnen bijdragen aan de optimale ontwikkeling van kinderen, bijvoorbeeld door ondersteuningsprogramma’s, diagnostische en interventiestrategieën en leermethoden. Het instituut verzorgt onderwijs voor ruim 1500 studenten in verschillende opleidingen en programma’s: de Bachelor Pedagogische Wetenschappen, de Master Education and Child Studies, de Research Master Education and Child Studies, de Academische Pabo en de Educatieve Master Primair Onderwijs. Bij Pedagogische Wetenschappen kom je terecht in een divers team van collega’s met onderzoeks-, onderwijs- en/of support taken. Binnen het team is er een fijne werksfeer, waarin we betrokken zijn bij elkaar en prettig samenwerken. Docenten werken per vak nauw samen met collega-docenten, waarbij ze op elkaar kunnen steunen en van elkaar kunnen leren, om zo gezamenlijk kwalitatief goed onderwijs te verzorgen. Ook binnen onderzoek wordt er veel samengewerkt en benutten we elkaars kennis en expertise. Het instituut kenmerkt zich door een transparante organisatiecultuur, met veel ruimte voor inspraak in beleidszaken door alle collega's. Onze Evenementencommissie organiseert leuke bijeenkomsten waar je op een informele manier in contact kan komen met je collega’s.
Dit breng je mee
We zoeken een positief ingestelde collega die verantwoordelijkheid neemt, helder communiceert, toegankelijk is en samenwerken vanzelfsprekend vindt. Je bent zorgvuldig en sterk in het aanbrengen van structuur en het stellen van prioriteiten. Je houdt ervan om zaken goed uit te zoeken en zorgt ervoor dat processen en informatie op orde zijn. Je werkt nauwkeurig, hebt oog voor details maar verliest daarbij het grotere geheel niet uit het oog. Als je al een vergelijkbare functie hebt (gehad) in een universitaire omgeving en bovendien kennis hebt van AFAS is dat een pré. Denk en werk je op minimaal HBO niveau; heb je bij voorkeur relevante werkervaring in de bedrijfsvoering, met name op het gebied van HR. Kennis van de CAO Nederlandse Universiteiten is een pluspunt; ben je bekend met diverse computersystemen, waaronder MS Office en online vergadertools en ben je in staat om je nieuwe kennis en (computer)systemen snel eigen te maken; werk je proactief en zelfstandig maar durf je ook om advies te vragen; schakel je snel tussen verschillende taken zonder ze uit het oog te verliezen; ben je organisatiesensitief; spreek en schrijf je uitstekend Nederlands en Engels; draag je positief bij aan het gemeenschapsgevoel bij het instituut, net als aan een open, veilige en inclusieve werkomgeving. Herken je jezelf volledig in dit profiel óf voldoe jij niet aan alle eisen maar denk je wel dat dit de functie voor jou is? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren!
Dit bieden we je
We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling. Je kunt rekenen op een leuke maatschappelijk relevante baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich op een steenworp afstand van de levendige Leidse binnenstad of in het bruisende stadscentrum in Den Haag. Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen. Daarnaast bieden we je:
- Een arbeidsovereenkomst voor 30,4 uur per week (0,8 fte) in eerste instantie voor de duur van één jaar. Bij een goede match én goed functioneren bieden we je na dat jaar graag een vast dienstverband.
- De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten;
- Een salaris tussen €3873 - €5264,- bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (Schaal 09);
- Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
- Volledige vergoeding van reiskosten met OV voor woon-werkreizen.
- Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
- Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement en fietsregeling;
- Volledige vergoeding van de kosten woon-werkverkeer binnen Nederland met het openbaar vervoer 2e klas;
- Voor deze functie is het belangrijk dat je zichtbaar bent en medewerkers makkelijk bij je binnen kunnen lopen. Incidenteel is hybride werken binnen Nederland mogelijk;
- Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop en een mobiele telefoon van de universiteit tot je beschikking.
Meer informatie over arbeidsvoorwaarden lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden
Dit vinden wij belangrijk
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.
Solliciteren of meer weten?
Wil je eerst nog meer informatie over de inhoud van deze functie? Neem contact op met Esther Truijen (directeur bedrijfsvoering Pedagogische Wetenschappen), e.p.w.truijen@fsw.leidenuniv.nl. Sollicitatie kan tot en met 31 oktober 2026. Om elkaar goed te leren kennen, volgen we een aantal stappen in de sollicitatieprocedure. Meer informatie lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden.
Wij vinden mobiliteit erg belangrijk. Daarom wordt deze vacature ook intern uitgezet. Bij gelijke geschiktheid, heeft de interne kandidaat de voorkeur. Een pre-employment screening (referenties, diploma’s, VOG) kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Mocht je ons toch cv’s toesturen dan kunnen daar geen rechten aan worden ontleend.
Medewerker bedrijfsvoering Pedagogische Wetenschappen (0.8fte) in Leiden werkgever: Leiden University
De Universiteit Leiden biedt een dynamische en impactvolle werkomgeving waar je als Business Controller een waardevolle bijdrage kunt leveren aan de financiële sturing en procesverbeteringen binnen het ASSC. Met een focus op persoonlijke ontwikkeling, inclusiviteit en een goede werk-privébalans, krijg je de kans om te groeien in een uitdagende rol binnen de wereld van onderwijs en onderzoek, met aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden en een collegiale sfeer. De locatie nabij de levendige Leidse binnenstad of het bruisende Den Haag voegt extra waarde toe aan je werkervaring.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Medewerker bedrijfsvoering Pedagogische Wetenschappen (0.8fte) in Leiden kunt binnenhalen
✨Verken lokale gezondheidsnetwerken
Stap af van je scherm en ontmoet mensen in de gezondheidswetenschappen! Zoek naar lokale evenementen, conferenties en netwerksessies waar professionals in de sector samenkomen. Dit kan je niet alleen helpen om contacten te leggen, maar ook om insiderinformatie te krijgen over openstaande functies, zoals die bij Leiden University.
✨Volg relevante opleidingen en webinars
Er zijn veel gratis en betaalde webinars die zich richten op gezondheidswetenschappen en administratie. Door deel te nemen aan deze online sessies leer je niet alleen meer over de trends in de sector, maar zet je jezelf ook op de radar van werkgevers zoals Leiden University. Vergeet niet je betrokkenheid te delen op sociale media!
✨Gebruik je universitaire connecties
Als je recent bent afgestudeerd, maak gebruik van de carrière-services van je universiteit. Veel instellingen hebben sterke connecties met bedrijven in de gezondheidssector, en kunnen je helpen bij het vinden van fulltime rollen. Vraag of ze vacatures hebben of dat ze je kunnen doorverwijzen naar specifieke bedrijven zoals Leiden University.
✨Toon je passie voor de sector
Laat in gesprekken en netwerkbijeenkomsten zien dat je enthousiast bent over gezondheidswetenschappen. Dit kan door je ervaringen, stages of zelfs vrijwilligerswerk te delen. Wanneer je met hiring managers praat, zoals die bij Leiden University, is het belangrijk dat ze jouw motivatie en ambitie voelen. Vergeet ook niet om jezelf aan te melden via onze website!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Medewerker bedrijfsvoering Pedagogische Wetenschappen (0.8fte) in Leiden te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je motivatie stralen:Bij een fulltime functie in de gezondheidswetenschappen en administratie willen we jouw passie en motivatie echt zien. In je motivatiebrief moet je duidelijk maken waarom deze rol je aanspreekt, en hoe jouw achtergrond en ervaring in de gezondheidszorg je fit maken voor de rol bij Leiden University.
Focus op relevante certificaten en opleidingen:Zorg ervoor dat je je CV aanvult met relevante opleidingen en certificaten die van belang zijn voor de gezondheidswetenschappen. Zijn er specifieke cursussen of training die je hebt gevolgd? Noem die! Dit laat zien dat je de juiste kennis en vaardigheden hebt om bij Leiden University aan de slag te gaan.
Praktische ervaring telt!:Heb je stage- of werkervaring in de gezondheidsadministratie? Vermeld dit zeker! Geef concrete voorbeelden van situaties waarin je jouw vaardigheden hebt toegepast. Dit laat ons zien dat je niet alleen theoretisch onderlegd bent, maar ook praktisch kunt bijdragen aan ons team.
Pas je CV aan voor de functie:Zorg ervoor dat je je CV afstemt op de specifieke eisen van de functie bij Leiden University. Verlicht je ervaring en vaardigheden die aansluiten bij de rol en gebruik de juiste vaktermen die vaak in de gezondheidszorg worden gebruikt. Dit laat zien dat je de taal van de sector spreekt en dat je goed voorbereid bent.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Leiden University
✨Ken de basis van de gezondheidsadministratie
Zorg ervoor dat je goed vertrouwd bent met de terminologie en processen binnen de gezondheidswetenschappen en administratie. Dit kan variëren van patiëntgegevens beheer tot zorgplanningssystemen. We willen dat je kunt laten zien dat je begrijpt hoe deze elementen samenkomen in de praktijk, dus bereid je voor op specifieke vragen daarover.
✨Bekijk actuele trends in de zorg
In de gezondheidssector gebeurt er constant veel. Denk aan nieuwe wet- en regelgevingen die van invloed kunnen zijn op administratieve processen. Laat tijdens je gesprek zien dat je op de hoogte bent van deze trends en dat je proactief meedenkt over hoe je organisatie zich hierop kan aanpassen.
✨Leg de nadruk op je leercurve en motivatie
Als fulltime kandidaat is het belangrijk dat je niet alleen je huidige vaardigheden benadrukt, maar ook je leergierigheid. Maak duidelijk dat je bereid bent om nieuwe vaardigheden te ontwikkelen en te groeien binnen Leiden University. Dit kan gaan over specifieke softwaretools of nieuwe administratieve procedures die je snel wilt oppakken.
✨Voorbereiding op het team- en cultuurgesprek
In de gezondheidsadministratie hechten bedrijven veel waarde aan samenwerking en klantgerichtheid. Bereid je voor op vragen over je ervaring in teamverband en hoe jij de cultuur van Leiden University zou kunnen versterken. Denk aan voorbeelden waaruit blijkt hoe jij constructief hebt bijgedragen aan je vorige teams.
