In één oogopslag
- Taken: Beheer toelatingsverzoeken en ondersteun studenten in hun aanmeldproces.
- Bedrijf: Universiteit Leiden, een dynamische en inclusieve onderwijsinstelling.
- Voordelen: Aantrekkelijk salaris, flexibele werktijden en mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling.
- Overige informatie: Hybride werken mogelijk en aandacht voor gezondheid en vitaliteit.
- Waarom deze baan: Maak impact op de toekomst van studenten in een internationale omgeving.
- Kwalificaties: Minimaal HBO-niveau en ervaring in administratieve processen.
Het verwachte salaris ligt tussen 48600 - 59400 € per jaar.
Ben jij resultaatgericht, hou je ervan om zaken uit te pluizen, en heb je affiniteit met toelatingsprocessen en diplomawaardering? En ben jij op zoek naar een afwisselende functie in een organisatie die non stop in beweging is? Dan zijn wij op zoek naar jou!
De afdeling Studenteninformatie & Administratie (SIA) van het Expertisecentrum Studenten- en Onderwijszaken (SOZ) zoekt een Admissions Officer (0,8 FTE).
Dit ga je doen als Admissions Officer:
- Je bent verantwoordelijk voor alle werkzaamheden rondom toelatingsverzoeken voor bachelor- en masteropleidingen.
- Behandel je IND-aanvragen voor studenten die met een visum of verblijfsvergunning naar Nederland komen om te studeren.
- Beantwoord je vragen van aankomende studenten.
- Onderhoud je contact met collega’s van andere afdelingen en faculteiten om processen soepel te laten verlopen.
- Ben je samen met collega’s verantwoordelijk voor een zorgvuldige en efficiënte afhandeling van aanvragen.
- Ben je kritisch en scherp op kwaliteit, zowel richting jezelf als je werkomgeving.
- Ben je niet bang om een inhoudelijke discussie aan te gaan om processen en resultaten te verbeteren.
- Sta je ervoor open om jezelf continu te ontwikkelen en nieuwe kennis op te doen.
- Hecht je waarde aan werkplezier en draagt actief bij aan een positieve werksfeer.
Hier ga je werken:
Als expertisecentrum SOZ motiveren en ondersteunen wij studenten om hun academische en persoonlijke vaardigheden optimaal te ontwikkelen vanuit mentaal, fysiek, en sociaal welzijn. Het is onze ambitie dat alle studenten hun studie-en studententijd met succes en plezier doorlopen. Aan zowel studenten, begeleiders als partners bieden wij informatie, ondersteuning, voorzieningen en werken we samen met elkaar, in en buiten de universiteit.
Het Admissions Office is binnen het expertisecentrum onderdeel van de afdeling Studenteninformatie en -administratie. Binnen de afdeling zijn verschillende teams werkzaam die allemaal een bijdrage leveren om de (aspirant-)student zo goed mogelijk te begeleiden in het proces van aanmelding tot inschrijving.
Dit breng je mee:
- Je beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau en hebt 2 jaar werkervaring in een administratieve functie; ervaring of kennis van aanmeld- en toelatingsprocessen binnen het hoger onderwijs is een pre.
- Je bent bekend met het werken in administratieve processen en hebt kennis van MS-Office; kennis van People Soft (Oracle) is een pre.
- Je werkt nauwkeurig en accuraat en bent gewend aan het werken met strakke deadlines en blijft onder soms stressvolle omstandigheden klantgericht.
- Je bent in staat om verbeteringen zowel binnen de eigen afdeling als in de aanmelden-toelaten-inschrijven keten te signaleren en te implementeren.
- Je beschikt over de volgende competenties: leervermogen, samenwerken, klantbetrokkenheid, accuratesse, plannen en organiseren.
- Je beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (B2 niveau volgens het CEFR).
Dit bieden we je:
We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling.
Je kunt rekenen op een leuke maatschappelijk relevante baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich op een steenworp afstand van de levendige Leidse binnenstad of in het bruisende stadscentrum in Den Haag. Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen.
Daarnaast bieden we je:
- Een arbeidsovereenkomst voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten.
- Een salaris van minimaal € 3537,- en maximaal € 4673,- bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (schaal 8).
- Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP.
- Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken.
- Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen.
- Als de werkzaamheden het toelaten is hybride werken binnen Nederland mogelijk.
- Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop van de universiteit tot je beschikking.
Dit vinden wij belangrijk:
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.
Solliciteren of meer weten?
Wil je eerst nog meer informatie over de inhoud van deze functie? Neem contact op met Arnout van Rhijn, teamleider Admissions Office, email: a.a.b.van.rhijn@sea.leidenuniv.nl. Solliciteren kan tot en met 15 november 2026; sollicitaties nemen wij direct in behandeling.
Wij vinden mobiliteit erg belangrijk. Daarom wordt deze vacature ook intern uitgezet. Bij gelijke geschiktheid, heeft de interne kandidaat de voorkeur.
Voor deze functie is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) noodzakelijk.
Admissions Officer (0,8 fte) in Leiden werkgever: Leiden University
De Universiteit Leiden biedt een dynamische en impactvolle werkomgeving waar je als Business Controller een waardevolle bijdrage kunt leveren aan de financiële sturing en procesverbeteringen binnen het ASSC. Met een focus op persoonlijke ontwikkeling, inclusiviteit en een goede werk-privébalans, krijg je de kans om te groeien in een uitdagende rol binnen de wereld van onderwijs en onderzoek, met aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden en een collegiale sfeer. De locatie nabij de levendige Leidse binnenstad of het bruisende Den Haag voegt extra waarde toe aan je werkervaring.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Admissions Officer (0,8 fte) in Leiden kunt binnenhalen
✨Verken digitale onderwijsnetwerken
Duik in online communities en platforms die zich richten op digitaal leren, zoals LinkedIn-groepen, onderwijstechnologie forums, of lokale meetups. Hier kun je niet alleen je netwerk vergroten, maar ook inzicht krijgen in de nieuwste trends en mogelijk openstaande vacatures binnen ons vakgebied.
✨Zoek naar conferenties en workshops
Bezoek conferenties en workshops over digitaal leren en onderwijsinnovatie. Deze evenementen zijn gouden kansen om connecties te maken met professionals in het veld, en wie weet, zelfs recruiters van Leiden University tegen te komen die op zoek zijn naar talent voor de functie van Admissions Officer (0,8 fte).
✨Stel je expertise tentoon
Creëer en deel waardevolle content rond digitaal leren. Dit kan variëren van blogposts en artikelen tot video’s of zelfs webinars. Door jezelf als expert te positioneren in ons vakgebied, trekken recruiters zoals die van Leiden University jouw aandacht naar de rol van Admissions Officer (0,8 fte).
✨Pas je netwerk tactisch toe
Benader mensen in je netwerk en vraag naar hun ervaringen met werkgevers in digitaal leren. Dit kan je veel vertellen over de bedrijfscultuur en verwachtingen. Ook is het een slimme manier om eventueel een aanbeveling te krijgen bij Leiden University wanneer je solliciteert naar de rol van Admissions Officer (0,8 fte).
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Admissions Officer (0,8 fte) in Leiden te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je passie voor digitaal leren zien:Neem de tijd om in je motivatiebrief te laten zien waarom je enthousiast bent over digitaal leren en onderwijs. Deel persoonlijke ervaringen of projecten die je hebt gedaan in dit vakgebied. Dit helpt ons om jouw motivatie en betrokkenheid beter te begrijpen.
Benadruk je relevante ervaring:Zorg ervoor dat je in je CV eerdere ervaring met digitaal leren of onderwijs benadrukt. Heb je bijvoorbeeld gewerkt met online lesplatforms of heb je een relevant project of onderzoek uitgevoerd? Laat dit zien in je werkervaring of een aparte sectie in je CV, zodat we jouw impact kunnen zien.
Gebruik heldere voorbeelden in je CV:In de digitale leer- en onderwijssector is het belangrijk om concrete voorbeelden te geven van je vaardigheden, zoals het ontwikkelen van lesmateriaal of het gebruik van educatieve technologie. Maak gebruik van bullet points in je CV om deze voorbeelden duidelijk te presenteren. Zo maken we makkelijker een verbinding tussen jouw vaardigheden en ons team.
Vergeet je online profiel niet:Aangezien we in de digitale wereld opereren, is het handig om links naar je LinkedIn-profiel of andere relevante online portfolio's toe te voegen aan je sollicitatie. Dit geeft ons een beter beeld van je professionele achtergrond en netwerk, en kan je kansen vergroten om opgemerkt te worden.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Leiden University
✨Laat je passie voor digitaal leren zien
De rol in digitaal leren vereist een diepgaand begrip van hoe technologie het onderwijs beïnvloedt. Praat over jouw ervaringen met digitale leermiddelen en laat een aantal innovatieve ideeën zien die je hebt, die mogelijk waardevol kunnen zijn voor Leiden University.
✨Verken specifieke tools en technologieën
Zorg dat je goed op de hoogte bent van de nieuwste tools en platforms die in de sector worden gebruikt, zoals Learning Management Systems (LMS) of tools voor online collaboratie. Dit laat niet alleen je technische vaardigheden zien, maar ook dat je voorbereid bent op de behoeften van Leiden University.
✨Demonstreer je pedagogische kennis
In een fulltime rol zul je waarschijnlijk betrokken zijn bij het ontwerpen van leermateriaal. Wees voorbereid om je aanpak en pedagogische strategieën te delen. Heb je voorbeelden of portfolio-items klaar om je methodologieën te illustreren? Dat kan een echte plus zijn!
✨Vraag naar de toekomstplannen van Leiden University
Een gesprek over de toekomst van digitaal leren binnen Leiden University kan niet alleen laten zien dat je geïnteresseerd bent, maar ook dat je nadenkt over jouw rol daarin. Vraag naar hun strategieën voor groei en ontwikkeling in deze snel veranderende sector. Dit toont je betrokkenheid aan!
