In één oogopslag
- Taken: Verantwoordelijk voor administratieve vastlegging van afspraken en documentbeheer.
- Bedrijf: kWh People, een toonaangevend recruitmentbedrijf in de energiesector.
- Voordelen: Flexibele werktijden, salaris tussen €3.500 en €4.000, en dagelijks verzorgde lunch.
- Overige informatie: Informele sfeer met teamuitjes en borrels, perfect voor sociale netwerken.
- Waarom deze baan: Maak impact in een dynamisch team en werk aan uitdagende projecten.
- Kwalificaties: Minimaal hbo-niveau en 3 jaar ervaring in administratieve functies.
Het verwachte salaris ligt tussen 3500 - 4000 € per maand.
Als Backoffice Assistant ben je verantwoordelijk voor een correcte en tijdige administratieve vastlegging van gemaakte afspraken. Dit zijn financiële, juridische en verzekeringstechnische afspraken rondom plaatsingen van zelfstandig professionals (zzp'ers) en plaatsingen via onze contractmanagement partij (payrollconstructie) bij opdrachtgevers. Na de gunning, als een kandidaat mag starten bij een opdrachtgever, zorg jij ervoor dat alle benodigde documenten, gegevens en overeenkomsten compleet zijn en opgeslagen worden. Dit gebeurt volgens geldende regelgeving en de SNA-standaard. Samen met de Backoffice Manager ben je de laatste cruciale schakel in de samenwerking tussen kandidaten, opdrachtgevers en de consultants én zorg je voor compliancy.
Jij bent verantwoordelijk voor:
- Verwerken van nieuwe plaatsingen in de administratieve systemen
- Alle communicatie rondom het opvragen, controleren en verwerken van benodigde documenten en persoonsgegevens
- Opstellen, versturen en beheren van overeenkomsten van opdracht, contracten en overige relevante documentatie
- Bewaken van de voortgang van documentstromen en zorgen voor tijdige ondertekening door alle betrokken partijen
- Controleren of dossiers volledig en compliant zijn
- Onderhouden van contact met collega consultants en management, opdrachtgevers en zelfstandig professionals
- Naleven van interne procedures en relevante wet -en regelgeving
- Signaleren en opvolgen van ontbrekende informatie of documenten en het verlopen van contracten en looptijden
- Beheren en archiveren van digitale dossiers conform SNA-standaarden
- Verwerken van wijzigingen, verlengingen en beëindigingen van opdrachten
- Meedenken over verbeteringen van administratieve processen en het standaardiseren van documenten en communicatie
Wat neem je mee?
- Minimaal hbo werk- en denkniveau
- 3 jaar ervaring in een administratieve functie binnen de commerciële arbeidsbemiddeling
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk
- Goede kennis van Microsoft Office (Word, Excel en Outlook)
- Ervaring met ATS (ervaring met Otys is een pre)
- Affiniteit met verantwoordelijkheid tonen voor de contractadministratie en administratieve processen
Contract van 24 - 32 uur per week
Salaris tussen € 3.500 en 4.000 per maand (afhankelijk van ervaring)
Bonus bij positief bedrijfsresultaat
Collectieve pensioenregeling en persoonlijk ontwikkelbudget
Dagelijks verzorgde lunch
Stoelmassages en gezellige borrels
Jaarlijks teamuitje met overnachting
Flexibele werktijden en mogelijkheid tot thuiswerken
kWh People bestaat sinds 2008 en is gespecialiseerd in recruitment, talentscouting, executive search, projectsupport en interim-opdrachten voor functies op hbo- en wo-niveau binnen de energiesector. Wij hebben een landelijk netwerk van professionals en werken voor utilities, overheden, consultancy- en ingenieursbureaus, grootverbruikers en organisaties actief in de duurzame energie. kWh People heeft een grote naamsbekendheid en hoge waardering in de sector. We zitten in een prachtig kantoor met uitzicht over de Waal, aan de rand van het centrum van Nijmegen en op loopafstand van het stadscentrum en het station. In een leuk team van gedreven en betrokken collega’s werken wij dagelijks aan uiteenlopende en uitdagende vraagstukken; geen enkele opdracht is hetzelfde. Maar er is meer dan werk alleen. Bij ons heerst een informele sfeer en we hebben elke dag een gezamenlijke lunch. Daarnaast worden er regelmatig uitjes georganiseerd en duiken we af en toe na het werk een restaurant of kroeg in. Kortom: gezelligheid is voor ons net zo belangrijk als succes!
Backoffice Assistant werkgever: kWh People
Sustendo is een uitstekende werkgever die medewerkers de kans biedt om bij te dragen aan de energietransitie vanuit een inspirerende locatie in Ede. Met een focus op duurzame ambities, biedt het bedrijf een stimulerende werkomgeving waar persoonlijke groei en ontwikkeling centraal staan. Medewerkers profiteren van flexibele werkmogelijkheden, een collegiale sfeer en de kans om impactvolle projecten te leiden die bijdragen aan een groenere toekomst.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Backoffice Assistant kunt binnenhalen
✨Verken lokale HR-netwerken
Ga lekker op zoek naar lokale HR-netwerken en evenementen! Vaak zijn er bijeenkomsten waar HR-professionals elkaar ontmoeten. Dit kan niet alleen helpen om contacten te leggen, maar ook om jou zichtbaar te maken bij bedrijven zoals kWh People die op zoek zijn naar parttime medewerkers.
✨Spreek met je studiebegeleider
Je studiebegeleider of loopbaanadviseur kan goud waard zijn! Vraag of zij connecties hebben of weten van parttime HR-rollen. Ze hebben vaak goede tips over bedrijven die leerlingen van jouw opleiding zoeken, en dat kan je een streepje voorgeven.
✨Flyer en gesprekken op evenementen
Heeft je universiteit evenementen of carrièredagen? Dit is je kans! Neem je cv en een goed verhaal mee over waarom jij de perfecte kandidaat bent voor een functie bij kWh People. Laat zien wie je bent en waarom je HR zo gaaf vindt!
✨Bouw een online aanwezigheid op
Hoewel je misschien geen uitgebreide portfolio hoeft te bouwen zoals in andere vakgebieden, is het belangrijk om een LinkedIn-profiel te hebben dat je interesse in HR weerspiegelt. Deel artikelen over HR-trends en laat je netwerk weten dat je op zoek bent naar parttime werk. Vergeet niet om ook direct te solliciteren op de website van kWh People!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Backoffice Assistant te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Jouw motivatie is key!:In je sollicitatiebrief voor de parttime rol in HR bij kWh People moet je laten zien waarom je geïnteresseerd bent in deze functie. Vertel ons wat je drijft in de wereld van Human Resources en hoe je wilt bijdragen aan ons team. Laat ook zien dat je het belang van de werknemer begrijpt en dat je communicatievaardigheden sterk zijn.
Praktische ervaring telt!:Als je al praktische ervaring hebt in HR, noem dat dan zeker! Dit kan stage-ervaring zijn, vrijwilligerswerk of projecten op school. Het zou geweldig zijn om inzicht te krijgen in de vaardigheden die je hebt ontwikkeld, zoals werving, onboarding of het beheren van medewerkersrelaties.
Focus op relevante opleidingen:Vermeld in je cv eventuele relevante studies of trainingen die je hebt gevolgd, zoals HR-management of psychologie. Dit laat zien dat je de benodigde theorie goed onder de knie hebt en een sterke basis hebt voor de rol bij kWh People.
Houd het kort en bondig:Door je sollicitatiebrief en cv kort en bondig te houden, maak je het ons makkelijker om snel de belangrijkste informatie te vinden. 1-2 pagina's zijn meer dan genoeg voor je cv en je sollicitatiebrief moet ook to the point zijn. We willen graag snel begrijpen waarom jij de perfecte match bent voor deze parttime HR-rol!
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij kWh People
✨Verken de HR-tools
Zorg ervoor dat je goed op de hoogte bent van de meest gebruikte HR-tools, zoals ATS-systemen en performance management software. Dit laat zien dat je niet alleen theoretische kennis hebt, maar ook bereid bent om je in de tools te verdiepen die je straks gaat gebruiken.
✨Voorbereiding op gedrag gebaseerde vragen
In de HR-sector krijgen we vaak gedrag gebaseerde vragen die ons vragen hoe we specifieke situaties in het verleden hebben aangepakt. Denk na over je eigen ervaringen en bereid voorbeelden voor die je sterke communicatieve vaardigheden en teamwerk benadrukken.
✨Focus op je motivatie voor parttime werk
Bij een parttime rol zoals deze, willen ze vaak weten wat je motivatie is. Wees eerlijk over waarom je parttime wilt werken en hoe je die tijd wilt gebruiken om je vaardigheden te ontwikkelen. Dit kan je enthousiasme en inzet voor de rol benadrukken.
✨Verken de cultuur van kWh People
De cultuur binnen een bedrijf is essentieel in HR. Probeer iets te vinden over de waarden en cultuur van kWh People. Dit geeft je niet alleen handvatten om je antwoorden te personaliseren, maar ook om te laten zien dat je een goede culturele fit bent.
