Customer Service Representative Medische Technologie in Utrecht

Je komt terecht bij een internationale organisatie binnen de medische technologie, actief in de zorg en gespecialiseerd in hoogwaardige hulpmiddelen voor ziekenhuizen en operatiekamers. Vanuit het moderne kantoor in regio Utrecht ondersteun je samen met je collega's zorgprofessionals door heel Nederland. In deze functie ben jij een onmisbare schakel in een proces dat direct impact heeft op de zorg. Jij zorgt ervoor dat medische instrumenten, bestellingen en leensets op tijd en correct bij ziekenhuizen aankomen. Daarmee draag je indirect bij aan operaties die door kunnen gaan en aan de zorg voor patiënten.

Je werkt in een professionele, internationale omgeving waar kwaliteit, samenwerking en service centraal staan. De lijnen zijn kort, collega's schakelen snel en er is ruimte om mee te denken.

Wat je hiervoor terugkrijgt:

• Een salaris tussen €2.800 en €4.500 bruto per maand (op fulltime basis en afhankelijk van ervaring);
• Een functie voor 32 tot 40 uur per week;
• Pensioenregeling;
• Bonusregeling;
• Reiskostenvergoeding van €0,23 per kilometer;
• Laptop van de zaak;
• Mogelijkheid om hybride te werken na 6 maanden;
• Extra voordeelregelingen, zoals korting op reizen, elektronica en bol.com;
• Regelmatig teamuitjes en teambuildingactiviteiten.

Als Customer Service Representative ben jij het centrale aanspreekpunt voor ziekenhuizen, logistieke partners en interne collega's. Je ondersteunt ziekenhuizen bij het aanvragen van medische instrumenten en leensets die nodig zijn voor operaties. Sommige hulpmiddelen zijn specialistisch, kostbaar en tijdkritisch. Jij zorgt ervoor dat aanvragen correct verwerkt worden, op tijd verzonden worden en precies daar aankomen waar ze nodig zijn.

Je hebt dagelijks contact met ziekenhuizen, transporteurs en collega's van sales. Jij houdt overzicht, schakelt snel en zorgt dat alle betrokken partijen weten waar ze aan toe zijn. Naast het orderproces ben je verantwoordelijk voor de administratieve en financiële afhandeling. Je verwerkt prijsafspraken, kortingen en facturatie en zorgt dat alles administratief klopt. De ene dag regel je een spoedlevering voor een operatie, de andere dag los je complexe vragen op of stem je een logistieke uitdaging af.

Werken in een omgeving waar jouw inzet direct impact heeft op de zorg:

• Dagelijks schakelen met ziekenhuizen, logistieke partners en interne teams;
• Een veelzijdige rol waarin klantcontact, administratie, logistiek en facturatie samenkomen;
• Complexe puzzels oplossen in een dynamische en afwisselende werkomgeving;
• Actief meedenken over hoe processen slimmer, efficiënter en beter ingericht kunnen worden.

Jouw belangrijkste verantwoordelijkheden:

• Verwerken van orders, reserveringen en aanvragen van medische hulpmiddelen;
• Coördineren van leensets voor ziekenhuizen en operatiekamers;
• Contact onderhouden met ziekenhuizen, logistieke partners en transporteurs;
• Bewaken van levertijden en zorgen dat bestellingen tijdig aankomen;
• Verwerken van prijsafspraken, kortingen en administratieve wijzigingen;
• Verzorgen van facturatie en financiële afhandeling;
• Oppakken van complexe klantvragen en logistieke spoedaanvragen;
• Schakelen met collega’s van sales, logistiek en customer service;
• Signaleren van knelpunten en meedenken over procesverbeteringen;
• Zorgdragen voor een nauwkeurige en klantgerichte administratie.

Jij bent servicegericht, nauwkeurig en houdt van schakelen. Je krijgt energie van een rol waarin veel tegelijk gebeurt en waarin jij overzicht bewaart. Je denkt in oplossingen, werkt gestructureerd en vindt het belangrijk dat processen kloppen. Je hoeft geen medische achtergrond te hebben, maar affiniteit met de zorg is wel belangrijk. Jij begrijpt dat jouw werk verder gaat dan een order verwerken: jouw werk ondersteunt ziekenhuizen, zorgprofessionals en uiteindelijk patiënten. Je bent communicatief sterk, denkt vooruit en neemt verantwoordelijkheid. Je wacht niet af, maar pakt door.

Wat we graag in jou terugzien:

• MBO+ / HBO werk- en denkniveau;
• Affiniteit met de zorg, medische sector of ziekenhuisprocessen;
• Sterke communicatieve vaardigheden;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal;
• Goede beheersing van de Engelse taal;
• Administratief sterk en nauwkeurig;
• Snel kunnen schakelen en prioriteiten kunnen stellen;
• Oplossingsgericht en stressbestendig;
• Proactief, betrokken en servicegericht.

Meer over de organisatie: Deze internationale organisatie is actief binnen de medische technologie en ondersteunt ziekenhuizen, klinieken en zorgprofessionals met specialistische medische hulpmiddelen en instrumenten die dagelijks worden ingezet in onder andere operatiekamers. Vanuit een sterk internationaal netwerk zorgen zij ervoor dat de juiste materialen op het juiste moment beschikbaar zijn, zodat zorgprofessionals kunnen vertrouwen op kwaliteit, continuïteit en snelheid. Op het kantoor in regio Utrecht werken in totaal ongeveer 50 collega’s samen binnen een professionele en betrokken werkomgeving. Vanuit deze locatie wordt intensief geschakeld met internationale teams, ziekenhuizen en logistieke partners in Nederland. Korte lijnen, duidelijke communicatie en samenwerking staan hier centraal, waardoor er snel en zorgvuldig kan worden gehandeld. De organisatie groeit hard en is volop in ontwikkeling. Dat merk je in de dynamiek en professionaliteit, maar ook in de ruimte om mee te bouwen aan verbeteringen en processen slimmer in te richten. Tegelijkertijd is er veel aandacht voor de mensen achter het werk: er wordt intensief samengewerkt, successen worden samen gevierd en er is volop ruimte voor ontwikkeling en werkplezier.