Projectleider aanbesteding en materiedeskundige in The Hague

Het COA heeft de taak om onderdak te bieden aan asielzoekers, hen te begeleiden naar een toekomst in Nederland of daarbuiten, opvanglocaties voor asielzoekers te verwerven en beheren, de veiligheid en leefbaarheid in de opvanglocaties te handhaven en om asielzoekers te voorzien van noodzakelijke middelen. Het COA is een zelfstandig bestuursorgaan (zbo) en legt verantwoording af aan het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV).

COA wenst een aanbestedingstraject te realiseren dat resulteert in een vastgesteld Startdocument Aanbesteding voor de aanbesteding warme maaltijden, een onderbouwde aanbestedingsstrategie en complete aanbestedingsdocumenten die gereed zijn voor de daarvoor geldende besluitvorming. Projectleider is verantwoordelijk voor de zelfstandige voorbereiding, coördinatie en realisatie van de overeengekomen projectresultaten binnen de vooraf vastgestelde projectkaders. De opdracht is gericht op een zorgvuldig ingericht aanbestedingsproces, tijdige oplevering van de projectdocumentatie en een navolgbare voorbereiding van de benodigde besluitvorming.

Projectleider voert de opdracht zelfstandig uit en bepaalt, binnen de overeengekomen kaders, de aanpak en werkwijze die nodig zijn om de beoogde resultaten te realiseren. De werkzaamheden omvatten:

• Het in samenspraak met de Aanbesteder uitwerken van het Startdocument Aanbesteding, inclusief doelstellingen, scope, projectfasering, mijlpalen, risico's en benodigde besluitvormingsmomenten.
• Het afstemmen met de opdrachtgever over de benodigde betrokkenheid van interne en externe deskundigen.
• Het organiseren en faciliteren van de projectstart en de inhoudelijke project overleggen.
• Het formuleren van werkafspraken en een overlegstructuur die bijdragen aan een effectieve uitvoering van het aanbestedingstraject.
• Het bewaken van de voortgang, samenhang, risico's en afhankelijkheden binnen het project en het tijdig signaleren van afwijkingen die gevolgen kunnen hebben voor de overeengekomen resultaten.
• Het coördineren van de inhoudelijke bijdragen van de betrokken deskundigen en het bewaken van de volledigheid en onderlinge consistentie van de projectdocumentatie.
• Het voorbereiden van besluitvormingsstukken en het inzichtelijk maken van keuzemogelijkheden, consequenties en aandachtspunten voor de opdrachtgever.
• Het periodiek rapporteren over de voortgang, risico's, beslispunten en verwachte oplevering van de overeengekomen resultaten.
• Het adviseren over benodigde bijsturing wanneer ontwikkelingen of inhoudelijke wijzigingen gevolgen hebben voor de planning, scope of kwaliteit van de projectresultaten.

Als Projectleider ben je verantwoordelijk voor de oplevering van de aanbestedingsdocumenten; de inhoudelijke voorbereiding ligt bij de Aanbesteder. De formele vaststelling van documenten en besluiten blijft voorbehouden aan de daartoe bevoegde functionarissen van de opdrachtgever. Je zorgt voor de beschikbaarheid van de noodzakelijke expertise, waaronder een materiedeskundigheid en is daarmee verantwoordelijk voor de inhoudelijke totstandkoming en validatie van het programma van eisen.

De opdracht wordt uitgevoerd met de volgende beoogde resultaten:

• Startdocument Aanbesteding: een uitgewerkt en ter besluitvorming aangeboden document met de projectdoelstelling, scope, aanpak, planning, risico's, rollen en besluitvormingsmomenten.
• Projectinrichting: een voorstel voor de projectorganisatie, de benodigde deskundigheid, de overlegstructuur en de verdeling van inhoudelijke bijdragen.
• Aanbestedingsdocumenten: Oplevering van inhoudelijk samenhangende en op volledigheid gecontroleerde documenten, opgesteld door de Aanbesteder.
• Programma van eisen: Hierin staan de eisen genoemd waaraan de aanbesteding Warme maaltijden catering moet voldoen.
• Subgunningscriteria: Welke criteria zijn van toepassing bij de beoordeling van de inschrijving van de aanbieder.
• Contract: In het contract staan de meest relevante punten inclusief de indexatiemethodiek benoemd.
• Beoordeling inschrijving: Elk projectteamlid en projectleider maken een beoordeling welke resulteert in een consensusbeoordeling.
• Besluitvormingsdocumentatie: complete en navolgbare stukken voor de overeengekomen besluitvormingsmomenten.
• Voortgangs- en risicorapportages: periodieke rapportages met de status van de resultaten, relevante risico's, afwijkingen en voorgestelde beheersmaatregelen (indien nodig).
• Afrondingsrapportage: een overzicht van de gerealiseerde resultaten, resterende aandachtspunten en eventuele overdracht aan de opdrachtgever.

De concrete acceptatiecriteria, de vereiste documentformats en de uiterste opleverdata worden bij aanvang van de opdracht gezamenlijk vastgelegd. Randvoorwaarden: COA stelt de inhoudelijke kaders, de aanbestedingsbehoefte en de formele besluitvormingsstructuur vast. Je beschikt over de professionele ruimte om de uitvoering, werkmethode en volgorde van werkzaamheden zelfstandig in te richten, binnen de overeengekomen resultaten en randvoorwaarden. COA faciliteert tijdige toegang tot relevante informatie; je coördineert de benodigde inhoudelijke bijdragen vanuit het perspectief van het projectresultaat. De verantwoordelijkheid voor de personele aansturing van medewerkers blijft bij de opdrachtgever. Veranderingen in scope, planning of beoogde resultaten worden behandeld via vooraf overeengekomen afspraken over wijziging van de opdracht. De formele besluitvorming en goedkeuring van aanbestedingsdocumenten vinden plaats door de daartoe bevoegde vertegenwoordigers van de opdrachtgever. Mocht de aanbesteding eerder gereed zijn dan de einddatum opdracht, dan draagt de projectleider zorg voor de implementatie van de aanbesteding.

Uren: 14

Type vacature: Intern

Wat wij bieden: Wij kunnen je inzetten op basis van een detacheringsconstructie: op projectcontract of in vaste dienst bij ons. Naast een persoonlijke benadering, horen bij een detacheringsconstructie in een dienstverband bij JS Consultancy, goede arbeidsvoorwaarden. Hierbij kan je denken aan:

• Aantrekkelijke salariëring conform cao Rijksoverheid, (schaal 13) afhankelijk van jouw opleiding en ervaring en op basis van een 36-urige werkweek;
• Vakantiegeld van 8,33% en een aantrekkelijke eindejaaruitkering;
• Pensioenregeling bij StiPP.
• Aanvullende relevante opleidingen en trainingen passend bij jouw ambities op onze kosten;
• Intervisie, coaching en periodieke kennissessies over actuele thema’s in het werkveld;
• Toegang tot het unieke netwerk van JS Consultancy;
• Laptop en een telefoon (die je ook privé mag gebruiken);
• Reiskostenvergoeding, NS Businesskaart of, afhankelijk van je reistijd, de mogelijkheid tot een leaseauto!
• En natuurlijk een gezellige groep collega’s en regelmatig leuke bijeenkomsten en borrels.
• Een ZZP-constructie (uurtarief in overleg), behoort ook tot de mogelijkheden.
• Snelle en makkelijke facturatie, middels Reversed Billing en binnen 30 dagen na invoering uren;
• Volledige administratieve ontzorging, waarbij je slechts één keer al je gegevens hoeft aan te leveren (VOG e.d.);
• Juridische ondersteuning, waarbij onze juridische afdeling nauwlettend de wet- en regelgeving rondom ZZP-ers volgt en je indien gewenst hierover kan informeren.

JS Consultancy is de carrièrepartner van professionals en managers voor de publieke zaak. Bij ons werk je aan jezelf én aan oplossingen voor de belangrijkste uitdagingen in onze samenleving. Maatschappelijk resultaat. Samen met jou maken we het waar.

Vaardigheden:

• Je hebt minimaal een afgerond HBO opleiding;
• Je hebt ervaring met het zelfstandig voorbereiden, coördineren en afronden van aanbestedingstrajecten;
• Je beschikt over inhoudelijke kennis van warme maaltijden en catering;
• Je hebt ervaring met het opstellen en valideren van een programma van eisen;
• Je kunt een Startdocument Aanbesteding opstellen, inclusief scope, planning, risico’s en besluitvormingsmomenten;
• Je hebt ervaring met het coördineren van bijdragen van deskundigen en het bewaken van de volledigheid en samenhang van aanbestedingsdocumenten;
• Je hebt ervaring met het voorbereiden van besluitvorming en het adviseren over keuzes, consequenties en bijsturing;
• Je kunt de voortgang, risico’s, afhankelijkheden en resultaten van een project bewaken en hierover rapporteren;
• Je hebt ervaring met het beoordelen van inschrijvingen en het komen tot een gezamenlijke consensusbeoordeling;
• Je bent in staat om na afronding van de aanbesteding de implementatie te begeleiden;
• Je hebt ervaring met het opstellen van subgunningscriteria en contractafspraken, waaronder indexatiemethodieken;
• Je hebt ervaring met het begeleiden van de implementatie van een gegunde opdracht;
• Je beheerst Nederlands.

Opleiding: HBO

Reageren op deze vacature kan tot en met dinsdag 27 oktober, 10.00 uur.