Facilities Manager

JLL empowers you to shape a brighter way. Onze mensen bij JLL vormen de toekomst van vastgoed voor een betere wereld door wereldklasse diensten, advies en technologie voor onze klanten te combineren. We zijn toegewijd aan het aannemen van de beste, meest getalenteerde mensen en hen in staat te stellen om te gedijen, betekenisvolle carrières op te bouwen en een plek te vinden waar ze zich thuis voelen.

We zijn op zoek naar een Facilities Manager voor onze Integrated Facility Management business line op ons Amazon account dedicated team.

Rol Doel
De Facilities Manager (FM) is verantwoordelijk voor het beheren van alle aspecten van facilitaire diensten zoals gedetailleerd in de scope of works sectie van het contract en rapporteert aan de Senior Facilities Manager of Regional FM. In deze hoedanigheid is de rolhouder de persoon die verantwoordelijk is voor de servicelevering op specifieke locaties, gemeten aan de hand van contractuele KPI's of SLA's. De rol heeft functionele verantwoordelijkheid voor een toegewezen sector van Klantlocaties, met verantwoordelijkheid voor alle aspecten van klant- en huurdertevredenheid.

De FM werkt direct samen met de lokale klant om een grondig begrip van hun doelstellingen te waarborgen en de implementatie van acceptabele eigendom-specifieke operationele strategieën die de vereiste normen bereiken. Eenmaal ontwikkeld, houdt de FM toezicht op de implementatie van alle goedgekeurde initiatieven en programma's door het beheren en coördineren van de inspanningen van het FM-team (inclusief directe rapporten, dienstverleners, aannemers en gebouwmedewerkers) om doelen te bereiken.

De FM vertegenwoordigt Jones Lang LaSalle in de lokale en regionale zakelijke en vastgoedgemeenschap om de reputatie en mogelijkheden van Jones Lang LaSalle te bevorderen bij potentiële huurders en klanten.

Wat deze functie inhoudt

• Communicatie met het Site Leadership team (Country Manager, HR, Finance Legal, IT etc.)
• Voorbereiding en distributie van kwartaal-/jaarlijkse bedrijfsbeoordelingsinformatie (QBR/ABR) ter tevredenheid van de klant
• Aankoop van goederen en diensten voor de gebouwen van de klant met behulp van de inkoopteams van Jones Lang LaSalle
• Regelmatige vergaderingen met de verhuurder, waarbij wordt gezorgd dat de voorwaarden van de huurovereenkomst aan de klant worden verstrekt (bijv. extern onderhoud, centraal plantbeheer)
• Ruimte-evaluatie en planning, bijwerken van plattegronden met behulp van de architectpartners van de klant
• Verantwoordelijkheid voor het behalen van KPI's en SLA's zoals gedefinieerd in het contract
• Projectmanagement tijdens bouwfasen, liaising met architecten/verhuurders, organiseren van werkroosters
• Coachen en begeleiden van alle projectteams (onderaannemers, onderhoudsingenieurs en commissioning engineers) gedurende volledige projectlevenscycli
• Locatie-inspecties (met andere leden van het Facilitaire Team): dagelijkse schoonmaak, verwarming, ventilatie, airconditioning, landscaping (indien aanwezig)
• Zorgen dat gecontracteerde middelen werk leveren om aan duur- en kwaliteitsdoelen te voldoen, onder-prestatieproblemen aanpakken en zorgen voor correctie
• Opzetten en beheren van de informatiesystemen die nodig zijn voor effectieve planning en registratie van contractwerk
• Verwerken en controleren van facturen en werkorders, openen en monitoren van budgetten in het financiële systeem (Oracle), voorbereiden en bijwerken van prognoses
• Toezicht houden op en opvolgen van al het technische onderhoud voor installaties (AC/verwarming/brandblussystemen, elektrische installaties etc.)
• Onderhandelen, heronderhandelen en onderhouden van contracten met leveranciers in overeenstemming met het inkoopteam
• Planning en begroting van interne afwerkingswerken en technische installaties
• Aankoop van meubels, organisatie van interne afdelingskantoor-/ruimteverhuizingen
• Beheren van een team van receptionisten en een Office Services Coordinator/Building Operations Coordinator, inclusief het toewijzen van middelen, delegeren van werkbelasting, zorgen voor naleving van best practices (rollen niet op elke site aanwezig)
• Algemene administratie van de afdeling (vakanties, training, prestatiebeoordelingen etc.)
• Garanderen van veiligheidsnormen in overeenstemming met EHS-beleid en strategieën door de volgende activiteiten te monitoren: Beheer van activa, systemen en procedures volgens de lokale wetgeving (TU 81/08) in samenwerking met de FMs, RSPP JLL en het referentieaccount voor alle sites in het toegewezen land
• Voorbereiding en bijwerking in overeenstemming met de EHS-manager van de veiligheidsdocumentatie voor de geleverde diensten zowel gewone als extra werken (DUVRI) en evacuatieplan
• Coördineren van de wervingscampagne en training voor de eerste hulp en brandbestrijdingsteams
• Coördineren van evacuatie-oefeningen op locatie
• Contactpersoon voor beveiliging/alarmrespons
• Waarnemen/ondersteunen van de Office Services Coordinator/Building Operations Coordinator wanneer dat nodig is
• Alle aanvullende taken die passen bij het niveau van de rol

Klinkt dit als jij?

Om te solliciteren heb je nodig:

• Bij voorkeur 6+ jaar ervaring in een rol binnen Facilities Management binnen een grote commerciële organisatie
• Ervaring met het beheren van facilitaire contracten en leveranciers/aannemers
• Ervaring met EU-faciliteitswetgeving en toezichthoudende instanties
• Kennis en ervaring met kwaliteitsborging is wenselijk
• Vloeiend in de lokale taal en Engels is essentieel
• Klantgericht
• Assertief
• Cultureel bewustzijn en gevoeligheid
• Besluitvorming/complex probleemoplossing: Proactief informatie verzamelen uit geschikte bronnen
• Overweegt andere perspectieven
• Verwijst naar langetermijnplannen en -doelen, trekt goede conclusies
• Prioriteert belangrijke factoren
• Handelt beslissend, snel en zelfverzekerd
• In staat om te opereren met beperkte begeleiding
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatie
• Sterke communicatieve vaardigheden, leiderschap, teamwork, analyse, oordeel en klantfocus
• Planning en organisatie: In staat om prioriteiten te evalueren en indien nodig opnieuw te rangschikken
• In staat om conflicten op te lossen en intenties duidelijk te communiceren
• Op tijd en met hoge kwaliteit resultaten leveren
• Een zelfstarter met intellectuele nieuwsgierigheid
• Een bewezen teamspeler die zich op zijn gemak voelt met een hands-on benadering
• Spreadsheets en tekstverwerking
• Hoog niveau van IT-geletterdheid

Locatie: On-site – Amsterdam, NLD