Medior medewerker Dynamisch Informatiebeheer

Werken bij het ministerie van Defensie maar niet als militair? Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Naast ongeveer 53.000 beroepsmilitairen en reservisten werken er ook nog zo’n 27.000 burgers bij Defensie. Wil jij in je eigen vakgebied als burger bijdragen aan een professionele defensieorganisatie en daarmee aan vrede en veiligheid in binnen- en buitenland?

Als Medior medewerker Dynamisch Informatiebeheer (DIB) bij het Commando Zeestrijdkrachten (CZSK) vervul je een belangrijke rol in het professioneel beheren, toegankelijk maken en waarborgen van de kwaliteit van informatie. Met de invoering van DefDoc, het nieuwe documentmanagementsysteem van Defensie, verandert de manier waarop documenten en informatie binnen de organisatie worden beheerd. Als medior speel jij een belangrijke rol in deze ontwikkeling.

Een belangrijk onderdeel van jouw functie is het actief ondersteunen, adviseren en informeren van de klanten en gebruikers binnen CZSK over het werken met DefDoc. Je bent een deskundig aanspreekpunt en helpt gebruikers om het nieuwe systeem op een juiste, efficiënte en verantwoorde manier toe te passen in hun dagelijkse werkzaamheden. Je combineert jouw vakinhoudelijke kennis van informatiebeheer met een klantgerichte en adviserende houding. Daarbij signaleer je knelpunten, denk je mee over oplossingen en draag je bij aan een succesvolle ingebruikname en verdere ontwikkeling van DefDoc binnen CZSK.

Jouw belangrijkste werkzaamheden:

• Klantondersteuning en advisering: Je ondersteunt, adviseert en informeert medewerkers en afdelingen van CZSK bij het gebruik van DefDoc. Je bent een aanspreekpunt voor gebruikers met inhoudelijke vragen over documentmanagement en informatiebeheer. Je geeft uitleg en praktische instructies over het correct registreren, beheren, terugvinden en archiveren van documenten. Je begeleidt gebruikers bij veranderingen in werkprocessen als gevolg van de invoering van DefDoc. Je draagt actief bij aan het vergroten van kennis en bewustwording rondom informatiebeheer binnen CZSK.
• Kwaliteitsbewaking en documentair informatiebeheer: Je bewaakt de kwaliteit, volledigheid en toegankelijkheid van informatie en digitale dossiers. Je controleert de juiste toepassing van registratievoorschriften, metadata en dossierstructuren. Je adviseert over de inrichting en het gebruik van digitale dossiers. Je signaleert fouten, knelpunten en verbetermogelijkheden binnen informatiebeheerprocessen. Je ziet toe op de naleving van geldende richtlijnen en procedures.
• Ondersteuning bij de implementatie en verdere ontwikkeling van DefDoc: Je levert vanuit jouw vakkennis een bijdrage aan de implementatie en verdere optimalisatie van DefDoc. Je signaleert terugkerende vragen en problemen bij gebruikers en brengt deze onder de aandacht van de juiste betrokkenen. Je denkt actief mee over het verbeteren van werkprocessen en de dienstverlening aan klanten. Je ondersteunt bij het vertalen van nieuwe werkwijzen naar praktische instructies voor gebruikers.
• Samenwerking en kennisoverdracht: Je deelt jouw vakkennis met junior medewerkers en collega’s binnen het DIB Loket. Je ondersteunt de senior medewerker en teamleider bij inhoudelijke vraagstukken. Je werkt samen met andere DIB-loketten en betrokken afdelingen om een uniforme werkwijze te bevorderen. Je draagt bij aan de verdere professionalisering van de dienstverlening binnen Dynamisch Informatiebeheer.

Functie-eisen:

• MBO opleiding of een daarmee vergelijkbare combinatie van opleiding en ervaring.
• SOD 1 (GO) of relevante DIOR-modulen of de bereidheid deze bij ons te volgen.
• Kennis van de Engelse taal.
• Enige ervaring met procedures en terminologie op het gebied van de documentaire informatie.
• Ervaring/affiniteit in/met het gebruik van standaard kantoorsoftware.
• Ervaring en/of affiniteit met verbindingssystemen is een pre.
• Kennis van de Archiefwet, het Archiefbesluit, de Wet Overheid op Orde en de Wet op de Persoonsregistratie en weet deze toe te passen.
• Goede contactuele vaardigheden en overtuigingskracht, zelfstandigheid, flexibiliteit, discretie en een dienstverlenende instelling.
• Een screening A is vereist voor deze functie.

Competenties:

• Communiceren: Omdat je veel met de klant in contact staat en je deze zowel schriftelijk als mondeling moet kunnen helpen.
• Flexibel: Mocht de situatie erom vragen, dan kan jij je aanpassen.
• Klantgericht: Jij bent het eerste aanspreekpunt voor de klant.
• Organisatiegericht: Je houdt rekening met de bijzondere omgeving waarbinnen je werkt; discretie staat hierbij voorop.
• Verantwoordelijkheid: Je staat voor je werk en je voelt je hier verantwoordelijk voor.

Arbeidsvoorwaarden:

• Maandsalaris: €3.096,00 - €4.289,00
• Dienstverband: Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling
• Contractduur: Tijdelijke aanstelling met zicht op vast dienstverband
• Maximaal aantal uren per week: 38

Bij indiensttreding kan je ervoor kiezen om je arbeidsduur te verlengen naar 40 uur, of te verkorten naar 36 uur per week, waarbij 4 keer 9 uur in de week werken mogelijk is. Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien. Bij Defensie bouw je in plaats van vakantietoeslag of een eindejaarsuitkering elke maand een Individueel Keuzebudget op. Dit is 16,33% op basis van het bruto jaarsalaris. Je kunt het gebruiken voor het kopen van extra verlofuren of voor fiscale doeleinden. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wij vinden het ook belangrijk dat je het jouw werk goed met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen, zoals 75% betaald ouderschapsverlof, en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Verder kan je bij Defensie thuiswerken en krijg je voor de thuiswerkdagen een vergoeding. Je kan de aangeschafte thuiswerkmiddelen vergoed krijgen om je thuiswerkplek in te richten.

Bijzonderheden:

• Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.
• Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.
• Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).
• Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.