In één oogopslag
- Taken: Zorg voor een soepel kantoorleven door voedsel, schoonmaak en evenementen te coördineren.
- Bedrijf: JetBrains, een toonaangevend bedrijf in softwareontwikkeling met een passie voor coderen.
- Voordelen: Voltijd functie met een dynamische werkomgeving en groeimogelijkheden.
- Overige informatie: Een kans om te werken in een internationaal team met diverse achtergronden.
- Waarom deze baan: Speel een cruciale rol in het creëren van een positieve werkplekervaring.
- Kwalificaties: Ervaring in kantoorcoördinatie en uitstekende communicatieve vaardigheden.
Het verwachte salaris ligt tussen 42750 - 52250 € per jaar.
Bij JetBrains is code onze passie. Sinds we in 2000 zijn begonnen, streven we ernaar om de sterkste en meest effectieve ontwikkelaarstools ter wereld te maken. Door routinematige controles en correcties te automatiseren, versnellen onze tools de productie, waardoor ontwikkelaars kunnen groeien, ontdekken en creëren. JetBrains heeft kantoren over de hele wereld en we zijn momenteel op zoek naar een Office Coordinator om het Amsterdam Office Administration team te versterken.
Als Office Coordinator speel je een sleutelrol in het waarborgen van een soepele en hoogwaardige werkplekervaring door het beheren van dagelijkse voedsel- en drankdiensten, het handhaven van schoonheidsnormen en het ondersteunen van algemene kantooroperaties. Je coördineert met dienstverleners en leveranciers, houdt toezicht op de servicenormen en -kwaliteit, beoordeelt het assortiment van voedsel en dranken, reageert op feedback van medewerkers en bevordert een positieve en goed onderhouden werkomgeving.
Verantwoordelijkheden:
- Voedsel en dranken: Schat het aantal mensen per week in op basis van het aantal medewerkers op kantoor en verwachte gasten. Monitor dagelijks de kwaliteit van voedsel en dranken. Verzamel en beoordeel feedback van medewerkers. Coördineer de service van koffieautomaten, watertappunten, koelkasten en vaatwassers. Voer regelmatig inventaris en evaluatie uit van het assortiment voedsel en dranken. Communiceer met de dienstverleners over feedback, menu's, schema's en eventuele problemen of klachten.
- Schoonmaak: Coördineer dagelijkse en periodieke schoonmaakoperaties met het schoonmaakbedrijf. Monitor dagelijks de kwaliteit van de schoonmaakdienst. Voer routine-inspecties uit om de algehele netheid van het kantoor te beoordelen. Zorg ervoor dat alle hygiëne-gerelateerde voorraden voldoende zijn aangevuld. Monitor diepreinigingsschema's, inclusief vloeren, tapijten, douches en ramen, en zorg voor tijdige uitvoering. Beoordeel en handel snel bij schoonmaakgerelateerde incidenten of klachten en volg de oplossing op.
- Kantooronderhoud: Voer dagelijkse algemene kantoorcontroles uit. Informeer relevante partijen over eventuele kantoorgerelateerde storingen en defecten.
- Evenementondersteuning: Organiseer voedsel, dranken en schoonmaakdiensten voor externe en interne kantoor evenementen. Monitor en onderhoud de evenementenagenda van het kantoor en herinner organisatoren en dienstverleners aan de noodzakelijke catering en schoonmaak.
- Communicatie: Communiceer duidelijk met de Office Manager en de Maintenance Coordinator over alle relevante kwesties. Voer maandelijkse rapporten en analyses uit van de prestaties en verbeteringen van de dienstverleners.
- Cross-team samenwerking: Organiseer evenementen in samenwerking met de HR- en Evenemententeams. Volg, beoordeel en bevestig facturen, en rapporteer afwijkingen. Help bij het vinden van nieuwe leveranciers en het aanvragen van benodigde apparatuur.
Vereisten:
- Een combinatie van opleiding en/of ervaring die relevant is voor de rol (bijv. kantoorcoördinatie en -operaties, kantoor- en faciliteitsbeheer, en/of gastvrijheid).
- Uitstekende communicatie- en interpersoonlijke vaardigheden om sterke werkrelaties op te bouwen en te onderhouden met collega's en dienstverleners op alle niveaus en uit diverse achtergronden.
- Sterke organisatorische, multitasking- en probleemoplossende vaardigheden, en aandacht voor detail.
- Servicegerichte en proactieve instelling met een positieve en benaderbare houding.
- Vermogen om taken te prioriteren en zowel zelfstandig als samen te werken.
- Comfortabel met basisbudgettering, leverancierscoördinatie en contractopvolging.
- Professionele beheersing van zowel gesproken als geschreven Engels en Nederlands.
- Beheersing van Microsoft Office en Google Workspace.
Office Coordinator werkgever: JetBrains
JetBrains is een uitstekende werkgever die een stimulerende en inclusieve werkomgeving biedt, waar creativiteit en vakmanschap hoog in het vaandel staan. Met flexibele werkregelingen, uitgebreide leer- en ontwikkelingsmogelijkheden, en een sterke focus op teamgroei, biedt JetBrains de ideale setting voor een Lead Product Designer om impact te maken in een dynamische, AI-gedreven omgeving. Bovendien zorgt de locatie in Amsterdam voor een levendige cultuur en toegang tot een breed netwerk van professionals.
