In één oogopslag
- Taken: Ondersteun het projectteam met coördinatie, communicatie en documentbeheer voor een uniek circulair project.
- Bedrijf: Rijkswaterstaat, de organisatie die Nederland veilig en leefbaar houdt.
- Voordelen: Flexibele werkplekken, 140 uur vakantie, en mogelijkheden voor verlenging.
- Overige informatie: Een hands-on rol in een dynamisch team met veel verantwoordelijkheden.
- Waarom deze baan: Werk aan een innovatief project dat bijdraagt aan een duurzame toekomst.
- Kwalificaties: Hbo-opleiding en minimaal 5 jaar ervaring in projectcoördinatie.
Het verwachte salaris ligt tussen 45000 - 55000 € per jaar.
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. Bij Rijkswaterstaat werken we aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland door het beheren en ontwikkelen van rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en in te zetten op een duurzame leefomgeving.
Circulaire Werf Duivelseiland (CWD) is een bijzonder project dat binnen een zeer uitdagende planning wordt gerealiseerd. Het beoogde projectresultaat is een ingericht fysiek werfterrein op Duivelseiland, dat geschikt is voor het stallen van, en uitvoeren van werkzaamheden aan (onderdelen van) viaducten en bruggen.
Je bent de centrale spin in het web. Als onderdeel van het projectteam CWD lever je een bijdrage aan de interne en externe communicatie, de coördinatie en het beheer van informatie ter ondersteuning van het projectteam. Je vervult ook de rol van documentalist en kan ingezet worden voor projectcoördinatie bij het Kwartiersmakersteam Stalen Bruggen (KMT).
Dit zijn een aantal van de werkzaamheden waarmee jij meewerkt aan onze opgave:
- Managen van informatie en het beheer van de functionele mailboxen: screenen, doorverwijzen en afhandelen van mails.
- Voorbereiden en uitwerken van stukken en presentaties.
- Het voorbereiden en organiseren van overleggen, vergaderingen et cetera en najagen van de hieruit voortkomende acties.
- Ondersteunen bij de voorbereiding van de tweewekelijkse projectteamvergaderingen: bewaken acties en deadlines.
- Verslaglegging van (complexe) overleggen, agendabeheer, het regelen van vergaderruimtes, hulpmiddelen en eventueel catering.
- Het onderhouden van contacten met interne en externe betrokkenen en proactief reageren op vragen.
- Afstemming met projectcoördinator van de toekomstige aannemer voor gezamenlijke overleggen, documentbeheer, etc.
- Het accountbeheer van de projectmedewerkers.
- Het opstellen en actueel houden van diverse projectoverzichten.
- Archivering van correspondentie, producten, verslagen, etc. in SharePoint (Connect).
Het beheer van het documentmanagementsysteem in Connect (SharePoint) ligt bij jou. Onder de werkzaamheden van de documentalist vallen o.a. de volgende activiteiten:
- Analyseren van metadata en zorgen dat dit op orde is.
- Het verlenen en intrekken van autorisaties en het opstellen en actueel houden van de autorisatiematrix.
- Instructie geven aan (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren.
- Het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen.
We zoeken iemand die voor langere tijd (tot einde project in 2028) bij ons project wil blijven werken als projectcoördinator. Jij herkent jezelf als hands-on, niet alleen in het opvolgen van werk maar ook in het proactief werk naar je toe trekken. Je maakt nieuwe kennis en inzichten snel eigen en hebt affiniteit met/interesse in techniek.
Wat we verwachten:
- Een afgeronde Hbo-opleiding in de richting financieel, economisch, bedrijfskundig, communicatie, organisatie.
- Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met het verslaglegging van (complexe) overleggen.
- Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring met het Integraal Projectmanagement (IPM) model of vergelijkbaar.
- Minimaal 5 jaar praktijkervaring als projectsecretaris en/of projectcoördinator.
- Minimaal 5 jaar ervaring in een ondersteunde rol bij complexe rijksinfrastructurele projecten.
Wat wij bieden:
- Aantoonbare kennis van en ervaring als projectcoördinator, projectsecretaris en/of projectondersteuner.
- Ervaring met het werken bij Rijkswaterstaat of vergelijkbare opdrachtgevers.
- Aantoonbare kennis van en ervaring met rijksinfrastructurele projecten.
- Aantoonbare kennis van en ervaring met Relatics en SharePoint.
- De Nederlandse taal zeer goed in woord en geschrift beheersen.
Arbeidsvoorwaarden:
- Contractsvorm: Bepaalde tijd
- Contractsduur: 12 maanden
- Vakantieuren: 140 uur
- Optie tot verlenging: Ja
Projectondersteuner Circulaire Werf Duivelseiland in Utrecht werkgever: Ipmadviseurs
Ipmadviseurs is een uitstekende werkgever die zich richt op duurzame innovaties in de maritieme sector. Met een sterke focus op persoonlijke ontwikkeling en een stimulerende werkomgeving, biedt het bedrijf medewerkers de kans om bij te dragen aan belangrijke verduurzamingsprojecten. De samenwerking met Rijkswaterstaat zorgt voor uitdagende opdrachten en de mogelijkheid om impact te maken in de energietransitie.
