In één oogopslag
- Taken: Ondersteun projectteams met documentbeheer en archivering voor waterprojecten in Zuid Nederland.
- Bedrijf: Rijkswaterstaat, dé organisatie voor infrastructuur en waterbeheer in Nederland.
- Voordelen: 12 maanden contract, 180 vakantie-uren, mogelijkheid tot verlenging.
- Overige informatie: Hybride werken mogelijk, met flexibele aanwezigheid op kantoor in Roermond.
- Waarom deze baan: Maak impact op duurzame projecten en help Nederland veilig en leefbaar te houden.
- Kwalificaties: MBO diploma en 2 jaar ervaring in document- en archiefbeheer.
Het verwachte salaris ligt tussen 48730 - 59558 € per jaar.
Ben jij de enthousiaste projectondersteuner die wendbaar is, flexibel ingezet kan worden én klantwaarde hoog in het vaandel heeft staan? Werk je vanuit pro-activiteit en wil je deel uitmaken van een projectteam? Dan leren wij jou graag beter kennen!
Hoe jij bijdraagt in jouw rol
Jij bent verantwoordelijk voor de ondersteuning en archivering van documentbeheer van projecten Grensmaas en Kader Richtlijn Water (KRW) Zuid Nederland die worden uitgevoerd binnen een zogenaamd cluster. Je primaire taken liggen op het vlak van het beheren van het digitale en analoge projectarchief om ervoor te zorgen dat de juiste mensen toegang hebben tot de juiste documenten in een zo optimaal mogelijk (document management) systeem. En het realiseren van een projectarchief dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata) inclusief het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden op DIM gebied en deze adequaat uitvoert, waardoor de informatiehuishouding continue verbetert.
Als onderdeel van het cluster verwachten we dat de projectondersteuner documentbeheer een bijdrage levert aan de organisatie, communicatie en coördinatie in de projecten. Je helpt het team bij post- en e-mailverwerking. Daarbij bewaak je dat de projecten voldoen aan de wettelijke kaders met betrekking tot het verwerken van inkomende en uitgaande documenten (zowel digitaal als analoog). Je zorgt dat de juiste informatie tijdig beschikbaar wordt gesteld aan de juiste persoon. Tevens is de wens goed kunnen omgaan met mensen en een brede, niet inhoudelijke kijk op het project.
Dit is waar jij voldoening uit haalt
Je houdt van het aanbrengen van structuur en vindt het leuk om mensen te helpen met het opslaan van documenten en aanleveren van documenten aan de juiste persoon. Het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden op documentbeheer en archiveringsgebied en deze adequaat uitvoert, waardoor de informatiehuishouding continue verbetert. Door je rol ben je een centraal persoon binnen het projectteam waar teamleden vanzelfsprekend aankloppen voor informatie/advies.
Wat wij aan jou waarderen
Je herkent jezelf in de termen: proactief, resultaatgericht, je bent aanspreekbaar en spreekt/spoort anderen aan. In deze functie verwachten wij dat je zelfstandig optreedt. Je ziet kansen en benut deze. Je weet snel te schakelen tussen diverse onderwerpen en je stelt je flexibel op. Je bent klantvriendelijk, met een goede balans tussen een dienstverlenende en een assertieve houding. Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel in woord als geschrift. Je kunt goed overweg met veel gebruikte Microsoft office pakketten (Word, Excel, PowerPoint, etc.). Je bezit specifieke kennis in het omgaan met Hummingbird en/of Sharepoint. Je bezit enige affiniteit met techniek (taalgebruik i.v.m. vastlegging en registratie van documenten) en bent een echte team player die altijd klaarstaat voor collega’s.
Wat we verwachten
- Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een afgeronde MBO opleiding.
- Kandidaat beschikt over minimaal 2 jaar aantoonbaar werkervaring in document / archiefbeheer.
- Kandidaat heeft ervaring met Windows-gestuurde programma’s van MS Office en Hummingbird en /of Sharepoint (Connect).
- Kandidaat kan fysiek aanwezig zijn op locatie op de projectdag(en).
- Kandidaat beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift.
Wat wij bieden
Kandidaat beschikt over de kennis van de archiefwet en wat deze inhoudt. Mate waarin de kandidaat over in ieder geval de competenties nauwkeurigheid, initiatiefrijk en resultaatgericht beschikt. Dit dient middels concrete voorbeelden duidelijk te blijken uit de aanbieding, de motivatie en/of tijdens het sollicitatiegesprek. Kandidaat beschikt over 3 jaar of meer ervaring met projectsecretariaat binnen de publieke sector.
Arbeidsvoorwaarden
- Contractsvorm: Bepaalde tijd
- Contractsduur: 12 maanden
- Vakantieuren: 180 uur
- Optie tot verlenging: Ja
Grensmaas en Kader Richtlijn Water ZN projectondersteuner in Amsterdam werkgever: Ipmadviseurs
Ipmadviseurs is een uitstekende werkgever die zich richt op duurzame innovaties in de maritieme sector. Met een sterke focus op persoonlijke ontwikkeling en een stimulerende werkomgeving, biedt het bedrijf medewerkers de kans om bij te dragen aan belangrijke verduurzamingsprojecten. De samenwerking met Rijkswaterstaat zorgt voor uitdagende opdrachten en de mogelijkheid om impact te maken in de energietransitie.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Grensmaas en Kader Richtlijn Water ZN projectondersteuner in Amsterdam kunt binnenhalen
✨Verken lokale netwerken en evenementen
In de overheid en publieke sector zijn lokale netwerken essentieel. Zoek naar evenementen zoals gemeentelijke bijeenkomsten of netwerkborrels van overheidsinstanties. Dit is een geweldige manier om in contact te komen met mensen die weten wat er speelt, en je kunt misschien zelfs een voet tussen de deur krijgen bij Ipmadviseurs!
✨Maak gebruik van stage- en traineeship programma's
Veel overheidsorganisaties bieden directe instroomprogramma's voor recent afgestudeerden of jonge professionals. Kijk of Ipmadviseurs zo'n programma heeft. Deze mogelijkheden zijn niet alleen een ingang in de organisatie, maar stellen je ook in staat om de cultuur en werkzaamheden goed te leren kennen.
✨Zorg voor zichtbaarheid bij publieksevenementen
Als je de kans krijgt om spreker of vrijwilliger te zijn op publieksevenementen, grijp die kans! Dit versterkt je netwerk en versterkt je zichtbaarheid binnen de publieke sector. Mensen die je daar ontmoeten kunnen later belangrijke connecties zijn voor een functie bij Ipmadviseurs.
✨Direct solliciteren via onze website
Wist je dat we veel vacatures direct op onze website hebben staan? Zorg ervoor dat je regelmatig kijkt en aarzel niet om te solliciteren op een functie die je aanspreekt. We zijn altijd op zoek naar gepassioneerde mensen voor ons team, dus wie weet ben jij straks wel de nieuwe aanwinst voor Ipmadviseurs!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Grensmaas en Kader Richtlijn Water ZN projectondersteuner in Amsterdam te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Begrijp de publieke sector:Zorg ervoor dat je goed begrijpt hoe de overheid en de publieke sector werken. Dit kan je helpen om specifieke voorbeelden te geven in je sollicitatie. Denk na over hoe jouw ervaring aansluit bij de doelstellingen van Ipmadviseurs en hoe jij een positieve impact kunt maken.
Citeer relevante ervaring en opleidingen:Bij een rol in de overheid is het belangrijk om jouw relevante ervaring en opleidingen helder te presenteren. Heb je bijvoorbeeld cursussen op het gebied van bestuurskunde of een stage bij een overheidsinstantie gehad? Vermeld dit dan duidelijk in je CV en motivatiebrief.
Schrijf een sterke motivatiebrief:In de publieke sector komt het aan op motivatie en toewijding. Leg uit waarom je jezelf in deze sector wil inzetten en hoe jouw waarden aansluiten bij de missie van Ipmadviseurs. Gebruik specifieke voorbeelden uit je verleden die jouw motivatie onderschrijven.
Gebruik officiële documenten:Voor een functie in de overheid kan het nuttig zijn om naast een CV en motivatiebrief ook officiële documenten of certificaten toe te voegen, zoals vrijwilligerswerk of deelgenomen projecten. Dit geeft extra geloofwaardigheid aan je sollicitatie en toont je betrokkenheid bij de gemeenschap.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Ipmadviseurs
✨Ken de relevante wetgeving
In de overheid en publieke sector is het belangrijk om goed op de hoogte te zijn van de relevante wetgeving en beleidsvoering. Bereid je voor door te begrijpen welke wetten belangrijk zijn voor de functie die je wilt, en hoe deze van invloed hebben op de operationele processen binnen Ipmadviseurs.
✨Toon je maatschappelijke betrokkenheid
Als je solliciteert voor een fulltime functie in de overheid, is het belangrijk om je motivatie en passie voor de publieke zaak te tonen. Wees voorbereid om je visie te delen over hoe je binnen Ipmadviseurs kunt bijdragen aan de samenleving en de behoeften van de gemeenschap.
✨Wees klaar voor scenario- en gedragsvragen
Tijdens het interview kunnen ze je vragen stellen over hoe je in specifieke situaties hebt gehandeld, vooral in een teamomgeving. Denk na over voorbeelden uit je verleden waaruit blijkt dat je effectief kunt samenwerken en problemen kunt oplossen binnen een publieke context.
✨Maak gebruik van je netwerk
In de publieke sector draait veel om relaties en netwerken. Probeer informatie in te winnen over Ipmadviseurs via je netwerk, of misschien zelfs via LinkedIn. Dit kan je helpen om relevante vragen te stellen tijdens je interview en laat zien dat je proactief bent.
