In één oogopslag
- Taken: Ondersteun de CEO en het leadership team in een dynamische omgeving.
- Bedrijf: InPost Group, een internationale speler in e-commerce logistiek.
- Voordelen: Competitief salaris, veel zelfstandigheid en ruimte voor ontwikkeling.
- Overige informatie: Unieke kans om te leren van senior management in een internationale setting.
- Waarom deze baan: Speel een sleutelrol in een groeiende organisatie en maak impact.
- Kwalificaties: Ervaring als Executive Assistant en sterke organisatorische vaardigheden.
Het verwachte salaris ligt tussen 4050 - 4950 € per maand.
Vergoeding: EUR 4,500 - EUR 5,500 - per maand
Beschrijving van het bedrijf:
InPost Group is een internationale speler in e-commerce logistiek en pakketbezorging. In Nederland opereert InPost Group onder andere via Mondial Relay. We werken iedere dag aan betrouwbare, efficiënte en klantgerichte oplossingen voor het verzenden en ontvangen van pakketten. Bij InPost Group geloven we dat ons succes begint bij onze mensen. Daarom bieden we een dynamische werkomgeving waarin je ruimte krijgt om jezelf te ontwikkelen, initiatief te nemen en mee te bouwen aan onze groei.
Onze medewerkers vormen het hart van onze organisatie. Samen zorgen we ervoor dat onze logistieke processen soepel verlopen en klanten kunnen rekenen op een betrouwbare dienstverlening.
Onze kernwaarden:
- Samenwerking: door intern en extern samen te werken, bereiken we meer.
- Klantgerichtheid: we denken vanuit de behoeften van onze klanten.
- Ondernemerschap: we zien kansen, nemen initiatief en durven beslissingen te nemen.
Functieomschrijving:
Als Executive Assistant bij InPost Nederland ben je de rechterhand van onze CEO en een belangrijke schakel binnen onze Nederlandse organisatie. Je zorgt ervoor dat de CEO haar tijd en aandacht kan richten op de onderwerpen die de grootste impact hebben op onze organisatie. Tegelijkertijd help je het leadership team om structuur, focus en voortgang te houden in een organisatie die volop in beweging is.
Deze rol gaat daarom verder dan traditioneel agendabeheer. Je denkt vooruit, stelt prioriteiten, bereidt belangrijke overleggen voor en zorgt dat besluiten en acties worden opgevolgd. Je beweegt gemakkelijk tussen strategische onderwerpen en praktische zaken en weet precies wanneer je moet organiseren, wanneer je moet signaleren en wanneer je zelf actie onderneemt.
Je werkt nauw samen met onze CEO en ondersteunt daarnaast het Nederlandse leadership team. Je hebt een goed gevoel voor verhoudingen, begrijpt wat er binnen een organisatie speelt en weet vooruit te kijken.
Je bent verantwoordelijk voor het effectief organiseren van de agenda en werkzaamheden van onze CEO. Daarbij kijk je verder dan alleen het plannen van afspraken:
- Beheert proactief de agenda en bewaakt de prioriteiten van de CEO.
- Denkt mee over welke afspraken wanneer plaatsvinden en wie daarbij aanwezig moet zijn.
- Organiseert en boekt nationale en internationale zakenreizen, inclusief vluchten, hotels en vervoer.
- Bereidt belangrijke meetings voor door agenda’s, stukken en relevante achtergrondinformatie te verzamelen.
- Bewaakt acties, deadlines en follow-ups uit belangrijke overleggen.
- Is een belangrijk aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders.
- Schakelt zelfstandig met senior stakeholders binnen onze internationale organisatie.
- Kijkt vooruit naar wat eraan komt en zorgt dat de CEO goed voorbereid is op belangrijke gesprekken, meetings en ontwikkelingen.
Management en governance:
Naast je directe ondersteuning van de CEO help je mee om het managementritme van de Nederlandse organisatie goed te organiseren:
- Organiseert MT- en leadershipteam-meetings en andere belangrijke overlegmomenten.
- Ondersteunt de wekelijkse, maandelijkse en jaarlijkse managementcyclus.
- Coördineert belangrijke momenten zoals business reviews, budgetrondes, strategische sessies en townhalls.
- Zorgt dat agenda’s en relevante stukken tijdig beschikbaar zijn.
- Legt besluiten en acties vast en bewaakt de opvolging.
- Brengt structuur en overzicht in een organisatie die snel groeit en verandert.
Office en organisatie:
Ook rondom het Nederlandse kantoor zorg je ervoor dat de dagelijkse organisatie soepel verloopt:
- Coördineert praktische zaken rondom het kantoor.
- Is aanspreekpunt voor leveranciers, facilitaire zaken en dagelijkse officevraagstukken.
- Organiseert teamdagen, events, offsites en bezoeken van internationale collega’s.
- Signaleert waar processen slimmer of efficiënter kunnen en pakt verbeteringen zelfstandig op.
- Springt waar nodig bij op ad-hoconderwerpen die passen bij een snelgroeiende organisatie.
We zoeken iemand die van nature vooruitdenkt, structuur brengt en gemakkelijk schakelt tussen verschillende onderwerpen en niveaus binnen de organisatie.
Je hebt:
- Meerdere jaren ervaring als Executive Assistant, Personal Assistant, Management Assistant of in een vergelijkbare ondersteunende rol op senior niveau.
- Ervaring met het ondersteunen van een CEO, directie of senior management.
- Uitstekende organisatorische vaardigheden en een sterk gevoel voor prioriteiten.
- Een proactieve houding: je wacht niet af totdat iemand je vertelt wat er moet gebeuren.
- Sterke communicatieve vaardigheden en het vermogen om gemakkelijk met verschillende stakeholders te schakelen.
- Een hoge mate van discretie en verantwoordelijkheidsgevoel.
- Het vermogen om rustig en effectief te blijven wanneer prioriteiten veranderen.
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
- Affiniteit met een internationale, dynamische en snelgroeiende werkomgeving.
Aanvullende informatie:
Bij InPost krijg je de kans om een belangrijke rol te spelen binnen een organisatie die volop in beweging is. Je werkt direct samen met de CEO en het leadership team en krijgt daarmee een uniek inzicht in de manier waarop een internationale organisatie wordt aangestuurd.
Je kunt rekenen op:
- Een brede en verantwoordelijke functie met veel zelfstandigheid.
- Directe samenwerking met de CEO en het Nederlandse leadership team.
- Een internationale werkomgeving met korte lijnen.
- Ruimte om processen en werkwijzen daadwerkelijk te verbeteren.
- Een organisatie die volop groeit en verandert.
- De mogelijkheid om zichtbaar bij te dragen aan de verdere ontwikkeling van InPost Nederland.
Klaar om onderdeel te worden van InPost? Wil jij een sleutelrol spelen in de ondersteuning van onze CEO en bijdragen aan een organisatie die de manier waarop mensen hun pakketten ontvangen en retourneren verandert? Dan maken we graag kennis met je.
Executive Assistant werkgever: InPost
Als werkgever biedt InPost een dynamische en stimulerende werkomgeving in Vianen, waar je als Customer Success Manager de kans krijgt om te groeien binnen een snelgroeiend bedrijf. Met een focus op persoonlijke ontwikkeling, een bovengemiddeld salaris en een bonusstructuur die jouw prestaties beloont, krijg je de ruimte om impact te maken in een internationale context. Het team is hongerig naar succes en samen streven we naar disruptieve resultaten, waarbij thuiswerken mogelijk is wanneer het resultaat dat toelaat.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Executive Assistant kunt binnenhalen
✨Maak gebruik van lokale netwerkbijeenkomsten
Bedrijfsleiderschap en management draait om connecties! Ga naar netwerkbijeenkomsten, conferenties of seminars in jouw regio. Dit is een geweldige manier om direct met managers en beslissers in contact te komen en jezelf in de kijker te spelen.
✨Show je impact met een online portfolio
Zelfs als je al ervaring hebt, kan een online portfolio een enorme meerwaarde zijn. Laat projecten zien die je hebt geleid, resultaten die je hebt behaald en hoe je andere teams hebt geholpen. Dit helpt ons, maar vooral ook recruiters, te zien hoe jij waarde toevoegt!
✨Volg relevante opleidingen of trainingen
Zorg ervoor dat je je vaardigheden up-to-date houdt door deel te nemen aan webinars, workshops of opleidingen die gericht zijn op bedrijfsleiderschap. Dit laat zien dat je proactief bent in je ontwikkeling en geeft je extra voordelen tijdens sollicitaties.
✨Solliciteer direct via onze website
Zorg dat je jouw sollicitatie rechtstreeks via onze website indient. Hierdoor ben je sneller zichtbaar voor het team van InPost en kun je je enthousiasme voor de rol van Executive Assistant beter overbrengen. We kijken ernaar uit om je te zien!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Executive Assistant te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je leiderschapskwaliteiten zien:In je CV en motivatiebrief is het belangrijk om je leiderschapsvaardigheden te benadrukken. Benadruk projecten waar je leiding aan hebt gegeven of teams die je hebt gemanaged. Dit laat zien dat je de ervaring en het inzicht hebt om een effectieve bedrijfsleider te zijn bij InPost.
Gebruik cijfers om impact te tonen:In de wereld van bedrijfsleiderschap en management staan resultaten centraal. Zorg ervoor dat je kwantitatieve prestaties en resultaten vermeldt in je CV. Dit kan bijvoorbeeld het verhogen van de omzet met een bepaald percentage zijn of het succesvol implementeren van een nieuw beleid dat kosten heeft bespaard.
Persoonlijke motivatie enthousiast delen:In je motivatiebrief wil je ons echt laten zien waarom jij zo enthousiast bent over de rol bij InPost. Praat over je motivatie om in management te werken en welke specifieke aspecten van ons bedrijf jou aanspreken. Dit helpt ons te begrijpen wat jou drijft en hoe jij kunt bijdragen aan ons team.
Netwerk en referenties:Bij fulltime posities in management is het vaak waardevol om referenties op te nemen van eerdere banen of projecten. Zorg ervoor dat je mensen hebt die je leiderschapskwaliteiten kunnen bevestigen. Dit geeft ons extra vertrouwen in jouw vaardigheden en verleden als manager.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij InPost
✨Ken je leiderschapsstijl
Voordat je naar je gesprek gaat bij InPost, neem de tijd om je leiderschapsstijl goed te begrijpen. Ze zullen waarschijnlijk vragen hoe je team draait en conflict opspoort en oplost. Denk na over voorbeelden uit je ervaring die je aanpak illustreren.
✨Strategisch denken is key
In een rol als Executive Assistant is strategisch denken cruciaal. Bereid je voor op vragen die je vermogen tot lange termijn plannen testen. Je kan bijvoorbeeld gevraagd worden om een case study te bespreken of een probleem waar je ooit mee te maken had aan te pakken. Denk na over hoe je dat op een strategische manier hebt aangepakt.
✨Begrip van bedrijfsprocessen
Zorg ervoor dat je goed op de hoogte bent van de bedrijfsprocessen die belangrijk zijn in jouw branche. Neem de tijd om te onderzoeken hoe InPost werkt en voorbijgaat aan de basisprincipes. Dit laat zien dat je niet alleen geïnteresseerd bent in de functie, maar dat je ook een bijdrage wilt leveren aan de groei.
✨Een overtuigende visie presenteren
Aangezien dit een fulltime rol is, willen ze waarschijnlijk zien dat je een duidelijke visie hebt voor de toekomst van je team of het bedrijf. Wees klaar om je ideeën en plannen te delen, en zorg ervoor dat ze goed onderbouwd zijn. Dit laat zien dat je niet alleen reageert op de huidige situatie, maar ook in staat bent om vooruit te denken.
